Quando si tratta di eventi aziendali, la location è tutto. L’evento deve essere memorabile e divertente per gli ospiti, ma anche professionale e di classe. Affinché questo sia possibile, è necessario affidarsi ad un’agenzia che sappia come scegliere la location per eventi aziendali.
La location deve essere bella e offrire agli ospiti uno spazio confortevole e lussuoso in cui possano rilassarsi e divertirsi. Gli aspetti da considerare nella scelta della migliore location per i vostri eventi aziendali sono molti e può sembrare un’impresa ardua, ma una volta che si sa cosa si vuole e di cosa si ha bisogno, diventa più facile trovare la location per eventi aziendali perfetta.
Per aiutarvi a trovare la location giusta per il vostro prossimo evento, vediamo più in dettaglio quali sono i fattori da prendere in considerazione.
Definizione del budget
Il primo passo da fare per scegliere la location per il vostro evento aziendale organizzare un evento aziendale è definire il budget. Dovete assicurarvi di avere un’idea chiara di ciò che la vostra azienda può permettersi e di quanto denaro è disposta a spendere per i diversi aspetti dell’evento.
Il budget destinato alla location dipenderà da una serie di fattori, ma ci sono alcune regole generali che vale la pena tenere a mente:
La tipologia di location scelta sarà un fattore importante nel determinare la spesa da sostenere. Da piccoli locali come ristoranti e caffè a spazi più grandi come hotel e centri congressi, ci sono molte opzioni per organizzare il vostro evento aziendale. Il tipo di sede scelta non influisce solo sull’importo da pagare per l’affitto dello spazio, ma anche su altri costi associati all’evento, quali possono essere il cibo e le bevande, l’affitto di decorazioni o arredi e l’intrattenimento.
È importante sapere che tipologia di evento aziendale si desidera prima di cercare la location, in modo da poter tenere conto di tutte le possibili spese nel processo di definizione del budget. Ad esempio, se non avete bisogno di un light lunch per il vostro evento aziendale, cercate una location in cui cibo e bevande non siano inclusi. In questo modo avrete più budget a disposizione per una location elegante e prestigiosa.
Durante la fase di definizione del budget per la location, quindi, è necessario anche prevedere le spese legate al vostro evento aziendale in generale. Preventivate quindi i costi per:
- cibo e bevande;
- intrattenimento, come speaker o artisti;
- ospitalità aziendale;
- hostess e steward;
- interpretariato e traduzione;
- materiali di supporto.
Questo vi aiuterà a garantire che, indipendentemente dal tipo di location scelta per il vostro evento aziendale, il budget sia sufficiente per coprire tutti i costi legati all’evento stesso.
Ricerca della location
La ricerca della location è una fase davvero impegnativa. È necessario considerare molti fattori.
Trovate un luogo che sia facile da raggiungere. La location dell’evento deve essere comoda per tutti gli ospiti che parteciperanno. Che si tratti di una riunione interna o di una fiera di più giorni, è importante trovare una sede facilmente raggiungibile in auto, treno, aereo e autobus. Una buona location dovrebbe anche disporre di un ampio parcheggio e trovarsi vicino a ristoranti e luoghi di intrattenimento per attività da offrire agli ospiti una volta che l’evento aziendale si è concluso.
Scegliete uno spazio che offra diverse opzioni per gli eventi. Più ne avete, meglio è. È importante avere opzioni per diversi tipi di eventi. Dovete essere in grado di scegliere la sede giusta per l’evento che state organizzando. Magari sognate che il vostro meeting aziendale si svolga in un giardino fiorito e lussureggiante. Assicuratevi che la location possa offrirvi un’alternativa in caso di pioggia che sia altrettanto indimenticabile.
Assicuratevi che ci siano opzioni per attività fuori orario. Ci sono molti motivi per cui si possono organizzare attività dopo la fine di un evento aziendale. Ad esempio, possono essere un ottimo modo per rafforzare lo spirito di squadra, riunendo tutti in un ambiente divertente. Sono anche utili per fare rete con clienti e fornitori, nonché con altre aziende che potrebbero non essere in grado di partecipare all’evento principale a causa di altri impegni o di luoghi non accessibili in determinate ore del giorno.
Sopralluogo e originalità
Durante la fase di scelta della location perfetta per il vostro evento aziendale, non possono mancare due elementi essenziali come sopralluogo e originalità.
Prima di chiudere un contratto per l’affitto della location, assicuratevi che sia adatto al vostro evento e alle esigenze della vostra azienda e dei vostri ospiti. Effettuate un sopralluogo e ispezionate lo spazio.
Non esitate a fare domande alla direzione e al personale della location: è loro compito aiutarvi a garantire che tutto si svolga senza intoppi. Osservate la disposizione della sala, esaminate le dimensioni e la capacità, pensate a quanto spazio deve esserci tra i tavoli, esaminate l’illuminazione e i sistemi audio.
L’originalità è importante, ma non bisogna esagerare. Assicuratevi che il luogo sia comunque sobrio e funzionale: se è troppo stravagante, potreste scoprire che i vostri ospiti hanno difficoltà a orientarsi nello spazio.
Assicuratevi che il vostro budget consenta un po’ di creatività nella scelta della location. In caso contrario, optate per qualcosa di più tradizionale, come la sala convegni di un hotel in centro città, piuttosto che affittare un intero museo solo perché la sua interessante architettura stupirà i partecipanti durante le presentazioni.
Quando valutate la location per il vostro prossimo evento aziendale, è importante che teniate conto di tutti questi aspetti. Dovete trovare un luogo che sia perfetto per i vostri ospiti e che li faccia sentire a proprio agio. Ma non dimenticatevi di voi stessi: assicuratevi di essere soddisfatti di ciò che avete scelto perché, dopo tutto, questa è una giornata importante per la vostra azienda.
Se volete essere davvero certi che il vostro evento si svolga nella location che rispecchi appieno la vostra azienda e ai suoi valori, è altrettanto essenziale sapere come scegliere un’agenzia che organizza eventi aziendali o – dove servisse il carattere di internazionalità dell’evento – sapere come scegliere un’agenzia che si occupa di eventi internazionali.
Noi di Endes non ci limitiamo a offrirvi un’ottima location, ma organizziamo esperienze che non possono essere replicate altrove.