Una delle competenze più importanti nell’organizzazione di qualsiasi tipo di evento è sapere come calcolare il budget di un evento. A questo scopo, la cosa più utile da fare è stilare un budget plan.
Fare un piano di budget significa considerare attentamente tutte le voci di spesa, voce per voce: è un documento in evoluzione che non può mai essere determinato, in quanto il budget economico di un evento è il risultato di continui confronti tra la tua azienda, l’agenzia di organizzazione eventi e i fornitori.
Per prima cosa dovete stabilire esattamente quale tipo di evento aziendale volete organizzare. Se si tratta di una serata di gala o di un’importante riunione con i clienti, non vi serviranno solo cibo e bevande, ma anche decorazioni, intrattenimento e la location adatta.
Una volta che avete le idee chiare, bisogna inserire nel piano tutte le voci di spesa. In questo articolo trovi tutti i costi fondamentali da non tralasciare per calcolare il budget di un evento aziendale. Servizi, ospitalità alberghiera, location, comunicazione e logistica sono soltanto alcuni. Vediamoli tutti in dettaglio.
Location e Servizi
Location e servizi sono i costi che incidono maggiormente sul budget di un evento. Questi comprendono:
- spazi dell’evento;
- allestimenti;
- servizi tecnologici;
- hostess e steward;
- ospitalità aziendale;
- qualora necessaria, assistenza linguistica;
- intrattenimento e ingresso ai teatri;
- materiali di supporto;
- visite guidate personalizzate;
- gift aziendale.
Nel caso di eventi ibridi, oltre ai servizi tecnologici usati durante i classici eventi, vanno aggiunti fra le voci di budget i costi relativi alle tecnologie necessarie per realizzare tali eventi e per i quali sono necessari servizi e strumentazioni apposite.
Ci sono alcuni modi per tenere sotto controllo i costi relativi a queste voci. Uno di questi è trovare una sede che abbia la propria cucina, il che può farvi risparmiare sia sul costo dello staff che su quello della ristorazione.
Potreste anche scegliere di ingaggiare qualcuno che sia specializzato nel catering o nell’intrattenimento, oltre a fornire lo spazio; in questo modo potrete assicurarvi che tutti gli aspetti del vostro evento aziendale si svolgano senza intoppi e potrete contenere sul budget dell’evento.
Un altro consiglio per contenere i costi relativi alla location e ai servizi è quello di scegliere una sala che sia già dotata di tutta la strumentazione audio e video necessaria al vostro evento. In questo modo, non dovrete preoccuparvi di allestire il luogo in maniera adeguata alle vostre esigenze.
Catering e ospitalità alberghiera
Quando si calcola il budget per un evento aziendale, è importante considerare i costi di catering e ospitalità alberghiera. Si tratta di due servizi che possono davvero fare la differenza e rendere il vostro evento memorabile.
Il cibo è una parte fondamentale di qualsiasi evento e può essere una delle voci più pesanti del vostro budget. Dovrete considerare ciò che i vostri ospiti vorranno mangiare e la quantità di cibo necessaria. Se il vostro evento prevede un coffee break, un light lunch o un aperitivo, è importante sapere quante persone parteciperanno, in modo che le quantità siano adeguate.
È fondamentale che il catering possa servire prodotti di qualità e un servizio all’altezza dei vostri ospiti perché cosi si sentiranno coccolati e davvero importanti per voi. Ricorderanno questi momenti conviviali e li assoceranno alla vostra azienda, nel bene e nel male.
Anche l’ospitalità alberghiera è una parte importante di un evento aziendale di successo: può dare il tono dell’evento e lasciare un’impressione duratura su tutti i partecipanti.
Molti hotel offrono quotazioni di favore se si prenota con largo anticipo, oppure pacchetti aggiuntivi come la prima colazione o upgrade di tipologia di camere. Tuttavia, alcuni hotel potrebbero non offrire questi sconti, quindi vale sempre la pena di richiedere preventivi a diverse strutture per vedere quale può offrirvi la migliore offerta sui loro servizi.
Un altro vantaggio del ricorso all’ospitalità alberghiera è che spesso gli hotel sono in grado di offrire più di un semplice alloggio; possono infatti fornire anche altre strutture come sale riunioni e aree di ricevimento dove gli ospiti possono socializzare prima o dopo gli eventi che si svolgono durante il loro soggiorno nella sede stessa.
Comunicazione
La comunicazione è fondamentale per il successo del vostro evento e può rappresentare una voce del budget piuttosto elevata. Questo è vero soprattutto se volete creare una campagna promozionale a supporto dell’evento, dalle locandine ai programmi e cartelloni espositivi.
In questa voce si possono includere anche i professionisti assunti per la comunicazione post evento, ad esempio l’eventuale presenza di fotografo e di videomaker.
Il budget per un evento aziendale da destinare alla comunicazione dipende dal tipo di evento che intendete organizzare.
Gli eventi trade sono rivolti ai distributori e ai partner commerciali. Pensate ad una serata di gala o ai festeggiamenti per il raggiungimento di un obiettivo importante per la storia della vostra azienda. La comunicazione sarà volta a trasmettere la solidità, la concretezza e l’affidabilità del brand, a partire dagli inviti.
Gli eventi corporate hanno lo scopo di far conoscere e rafforzare la brand identity della vostra impresa. Si tratta principalmente di convention e convegni volti a presentare l’azienda, i servizi e i prodotti che offre e i suoi valori.
In questo caso, la comunicazione va fatta anche attraverso gli allestimenti della location. Quindi dedicate molta attenzione alla disposizione dei simboli dell’azienda come bandiere e stendardi e alla collocazione di striscioni, locandine, totem e roll-up. Tutto deve riportare il logo del vostro brand.
Supporto all’Organizzazione Logistica
Il supporto all’organizzazione è fondamentale per il successo del vostro evento. Affidarsi ad un’azienda specializzata nella realizzazione di eventi aziendali e avere un team su cui poter contare vi aiuterà a prevenire e contenere gli imprevisti e a garantire che tutto sia organizzato secondo la vostra visione.
Ad esempio, se state pianificando un ritiro aziendale all’aperto in estate, tenere sotto controllo le previsioni del tempo potrebbe essere un compito del supporto organizzativo. Inoltre, potrebbero coordinare le camere d’albergo e i trasporti per i dipendenti che partecipano da fuori città attraverso il servizio di segreteria organizzativa.
Altro aspetto da non sottovalutare quando si calcola il budget di un evento aziendale è il costo da destinare alla logistica. Questa comprende le spese per la gestione di trasporti, l’alloggio, il cibo e le bevande, l’intrattenimento, la segnaletica e altri servizi di ospitalità aziendale. Il termine comprende anche la gestione delle richieste di più fornitori per rispettare i vincoli di budget o altri requisiti.
Se hai bisogno di aiuto per realizzare il tuo evento aziendale, puoi contare sui servizi di Endes. Saremo lieti di consigliarti per la pianificazione e la redazione del budget plan. Siamo esperti nel settore e sappiamo come sfruttare al meglio il budget aziendale per garantire il completo successo di un evento.
Credits per le immagini: Thanks for the photos to Katie Harp, on Unsplash.