Siete sicuri che le hostess e gli steward non siano necessari per il Vostro evento? Vale davvero la pena investire per questo servizio? Non è sufficiente che sia presente il Vostro staff? Risponderemo a tutte queste domande con un articolo a tema. Se avete bisogno di mettere in fuga questi interrogativi, siete nel posto giusto.
Avete pianificato il Vostro evento perché sia perfetto e rimanga nella memoria dei Vostri Ospiti, avete definito quando, dove, i contenuti, il servizio catering e l’intrattenimento. Vi siete dedicati ad ogni singolo partecipante e relatore nelle fasi di invito, iscrizione, RVSP e ora chi si occuperà di loro nel corso dell’evento con la Vostra cura e la Vostra attenzione? Chi vi rappresenterà ai loro occhi, chi li accoglierà con discrezione e gentilezza, chi risponderà alle loro domande, li orienterà nella ricchezza di quello che avete preparato per loro, li congederà con lo stesso sorriso che hanno ricevuto al loro arrivo?
Sappiate che durante l’evento non potrete essere sempre ovunque, non potrete nemmeno parlare con più di una persona contemporaneamente se ciascuna ha un’esigenza diversa, non potrete far accomodare gli Ospiti VIP nei posti riservati e allo stesso tempo aiutare i relatori a caricare le loro slide nel pc né tanto meno dare il via al catering per preparare il buffet se siete in sala a coordinare le premiazioni.
Tutto questo per un unico motivo: perché i dettagli da curare in corso di evento sono molti e tutti importanti quindi perché non affidarsi ad un servizio di hostess e steward altamente qualificato che vi supporti e sia il Vostro braccio destro per rendere l’evento una vera e propria esperienza positiva?
L’utilità dei servizi hosting negli eventi
Innanzitutto non fate l’errore di pensare che il servizio hostess e steward sia necessario solo se state organizzando un evento in grande, con diverse sale che vanno in contemporanea, che include servizi integrativi come i transfer, la traduzione, la consegna dei materiali congressuali, il guardaroba.
Anche se il numero degli Ospiti è limitato o l’evento dura poche ore sapere che ci sono al Vostro fianco figure professionali che hanno a cuore il successo del Vostro evento quanto Voi e che sono in grado di gestire eventuali criticità ed imprevisti è sicuramente rassicurante e vi permetterà di concentrarvi sugli aspetti macro e di supervisionare dall’alto.
Quello su cui potete ragionare sono il numero di hostess che secondo voi sono necessarie ma non mettete in dubbio se prevederle.
Se vi state chiedendo che cosa possono fare per voi le hostess nel concreto, come possono rendere vivo il Vostro brand, perché dovreste affidargli l’accoglienza e assistenza dei Vostri Ospiti e coinvolgerle nelle fasi del prima, durante e dopo l’evento, come anticipato sopra, Vi spiegheremo ora come possono contribuire all’ottima riuscita del Vostro evento nei diversi contesti.
Le hostess sono spesso l’unico punto di contatto fra Voi e i Vostri Ospiti, attraverso il loro agire e il loro comportamento comunicano la Vostra immagine.
Come le hostess e gli steward migliorano i vostri eventi
Hostess e steward per convegni e convention
Dall’accoglienza alla segreteria, dall’assistenza in sala al servizio di guardaroba, dal supporto ai relatori alla consegna dei materiali congressuali prima e degli omaggi poi. In ogni punto strategico della location che avete scelto per il Vostro evento le hostess sono il riferimento per tutti i partecipanti, una presenza costante e discreta che ha cura di loro.
Indicano agli Ospiti come muoversi all’interno della location perché ne hanno padronanza e quali sono le sale in cui si svolgono gli interventi dei relatori, spiegano in modo dettagliato il programma e le relative pause, nel caso in cui fosse previsto un servizio di interpretariato consegnano gli appositi auricolari e li sintonizzano sulla lingua corretta, raccolgono in modo preciso i dati per le registrazioni e spuntano le presenze consegnando i badge nominativi, rispondono a tutte le domande con puntualità e competenza e talvolta possono essere molte!
Non dimentichiamo il servizio in sala, il cuore dell’evento. Le hostess di sala hanno tutto sotto controllo, sanno come muoversi nelle prime file riservate, quanti posti a sedere sono ancora disponibili, cambiano i cavalieri e l’acqua ad ogni cambio relatore, intervengono nel momento delle Q&A coordinando i microfoni, se chiedi loro se il programma è in time sanno perfettamente se c’è bisogno di accorciare i tempi.
- Tempestività, precisione, problem-solving, open-mind.
Fiere e manifestazioni: assistenza allo stand
Le peculiarità del servizio hostess e steward in occasione delle fiere sono senza dubbio la conoscenza delle lingue straniere per accogliere anche i visitatori provenienti da paesi esteri e la predisposizione all’accoglienza gentile, propositiva e che Vi rappresenti.
Le hostess che prestano servizio allo stand collaborano con Voi per garantire un’esperienza piacevole, positiva e costruttiva ai Vostri visitatori. Distribuiscono il materiale informativo con cordialità e cautela, raccontano di Voi e dei Vostri prodotti perché hanno effettuato un’approfondita ricerca, anche per quanto concerne la terminologia, Vi supportano con la lingua, profilano potenziali Clienti e sono flessibili anche nelle operazioni più pratiche come l’allestimento dei materiali, la preparazione del caffè, il preparare gli omaggi.
Insomma, tengono vivo il Vostro stand!
- Flessibilità, empatia, preparazione, propositività.
Inaugurazioni e premiazioni
Sono i momenti più istituzionali, quelli durante i quali tutti i riflettori e gli occhi dei partecipanti sono puntati sul palcoscenico, quelli a cui avete invitato le maggiori autorità e durante i quali tutto deve essere rigorosamente perfetto.
Anche in questo caso le hostess hanno un ruolo decisivo.
L’accompagnamento ai posti riservati, per esempio, deve essere fatto in modo sicuro, cordiale e strategico; nel caso in cui qualche Ospite volesse sedersi nei posti riservati senza essere autorizzato è necessaria una perentorietà cortese da parte delle hostess dedicate alle prime file.
L’abilità e la decisione nello srotolare il nastro per il taglio di inaugurazione e capire quando è il momento giusto per farlo sono expertise che si acquisiscono con l’esperienza.
Potete condividere con le hostess la scaletta delle premiazioni e affidare loro la consegna dei premi: sono una presenza sicura e determinata sul palco, accanto ai relatori, pronte anche a saper gestire i colpi di scena.
- Eleganza, discrezione, portamento, self-control.
Hostess e steward per eventi digitali
Avete mai sentito parlare delle hostess e degli steward digitali? Sono figure nate da poco più di un anno contestualmente all’esplosione degli eventi digitali e phygital.
Non esiste evento, di qualsiasi natura esso sia, senza la cura delle relazioni che, nel digitale, richiedono ancor più attenzione e competenze comunicative, oltre che tecniche.
Le hostess e gli steward digitali hanno il potere di “umanizzare” lo schermo: ascoltano, leggono, rispondono, supportano, interagiscono sia con i partecipanti collegati da remoto che con i relatori che hanno conosciuto in una fase precedente in occasione delle prove, indispensabili per garantire che durante il live non ci siano intoppi.
- Abilità, creatività, concentrazione, multi-tasking.
Come selezionare la hostess o lo steward perfetto per ogni circostanza
Arrivati sino a qui, dopo aver compreso le molteplici e diverse attività di cui si occupano le hostess e gli steward, avrete sicuramente capito che a seconda della tipologia di evento e di mansioni necessarie, servono anche competenze specifiche. Ad ogni hostess e steward il suo servizio!
Quindi come selezionarle? Come individuare le persone giuste per Voi? Come essere certi a chi affidare il Vostro evento?
Bisogna partire da quali sono i valori per Voi più importanti, che dovete cercare nelle hostess e steward che selezionate. Loro indosseranno il Vostro logo e vi rappresenteranno, dovranno farlo secondo i Vostri standard qualitativi, non accontentatevi.
Ecco qui alcuni suggerimenti, ciò di cui non si può fare a meno:
- Il potere del sorriso e il modo cordiale di porsi
Il sorriso ha un grande potere, è sempre inclusivo ed accogliente, al contrario di un viso corrucciato che mette le persone sulla difensiva e le allontana. Un sorriso per rassicurare i Vostri Ospiti, per essere gentili con loro, per comunicare appartenenza, affidabilità, buone intenzioni, bellezza.
- I valori della gentilezza e dell’educazione
Concentratevi sulla formazione dei potenziali hostess e steward, sulle loro esperienze di vita, sui viaggi all’estero, sulle passioni che hanno, gli sport che praticano, le curiosità che manifestano perché raccontano molto di loro e dei valori in cui credono.
- Il problem solving, senza farsi notare
Per quanto abbiate organizzato ogni dettaglio, c’è sempre un margine di rischio che qualche imprevisto possa accadere! Potete non essere da soli a risolverlo affidandovi all’esperienza delle hostess e degli steward oppure potreste anche non accorgervi di nulla se a gestirlo sono stati proprio loro! Intuito, proattività, calma e positività aiutano a generare nella nostra mente le soluzioni creative.
- La capacità di lavorare in team e di riconoscere la gerarchia
Tutto il team deve avere un unico obiettivo comune: il successo del Vostro evento. A Voi il compito di motivarlo, di distribuire i compiti in base alle attitudini di ciascuno, di stimolare la collaborazione, di individuare delle figure all’interno dello staff che siano il Vostro punto di riferimento.
- La flessibilità come plus
Flessibilità intesa come capacità di adattarsi ai contesti sempre diversi, come pazienza nell’ascoltare i partecipanti e le loro necessità, come senso di responsabilità nell’adattarsi all’andamento dell’evento e come dinamismo e vivacità.
La selezione è un processo complesso, che richiede dedizione e tempo, che non deve lasciare spazio al pressapochismo e alla prima impressione. Le hostess e gli steward sono prima di tutto persone, non numeri, da valorizzare nelle loro belle caratteristiche e peculiarità.
Perché affidarsi a chi sa fare selezione
Se state pensando che ora è venuto il momento di selezionare le hostess e gli steward per il Vostro prossimo evento chiedetevi innanzitutto se avete il tempo per farlo perché non basta fare una telefonata e il gioco è fatto. E poi a chi farla? Come capire se la persona è realmente preparata? Come essere certi che poi si presenterà realmente al Vostro evento?
Potete togliervi ogni dubbio affidandovi a chi realmente sa fare selezione perché è il suo core business, a chi quotidianamente incontra potenziali hostess e steward durante colloqui conoscitivi approfonditi quindi ha la sensibilità e l’esperienza per capire chi sì e chi no, a chi vive sul campo gli eventi, in diversi settori e contesti, quindi sa bene quali sono le necessità on-site.
Affidatevi ad un’agenzia con una grande esperienza comprovata ed un’immensa passione per le persone, che crede nella loro unicità e che la ricerca!
In Endes abbiamo la forte consapevolezza che la selezione deve essere fatta con cura, senza tralasciare nessun dettaglio. Nei colloqui guardiamo i giovani negli occhi per catturare la loro sincerità, li ascoltiamo mentre si raccontano per sentirne la profondità, li stimoliamo per riconoscerne il valore aggiunto, lasciamo che si esprimano come meglio si sentono per capire chi sono e quali sono i loro valori, testiamo le lingue perchè è l’unico modo concreto per essere certi che poi potranno supportare i Vostri Ospiti.
Crediamo che sia fondamentale entrare in empatia e creare una sana e sincera relazione con le persone che entrano a far parte del nostro team. Non le lasciamo mai sole, dalla formazione, alla condivisione di briefing, dai confronti costruttivi, ai debriefing al termine degli eventi, dalle supervisioni in servizio all’attenzione per ciascuna di loro.
Dopo aver affidato ogni singolo servizio nel quale maggiormente ciascuna hostess e steward può esprimersi, forniamo loro tutti gli strumenti perché possano lavorare ed esprimersi al meglio, curando ogni dettaglio.
Hostess a Verona ma anche hostess su tutto il territorio nazionale, possiamo seguirVi ovunque sia la location del Vostro evento garantendo sempre la stessa preziosa meticolosità e professionalità, riconosciuta dai nostri Clienti e dal personale stesso.
E se succedesse un’emergenza, anche last-minute, per cui una hostess o uno steward a cui è stato assegnato un incarico non potesse essere in servizio cosa accadrebbe? Non dovrete preoccuparvi nemmeno di questo perchè ci penseremo noi, reperibili h24, siamo strutturati per trovare sempre la soluzione B.
Cosa state aspettando?
Vi invitiamo a bere un caffè digitale nella nostra digital room durante il quale potremo ascoltarvi e raccontarvi la bellezza di collaborare con giovani professionali, grintosi, entusiasti, capaci, che desiderano mettersi in gioco e aderiscono ai nostri valori consapevoli di portare eccellenza nell’accoglienza.