Avete bisogno di organizzare un evento aziendale con ospiti italiani e stranieri. State pensando di ingaggiare un’agenzia. Ma come scegliere un’agenzia che si occupa di eventi internazionali?
La prima cosa da fare è dare un’occhiata alle diverse agenzie disponibili. Ce ne sono molte che possono aiutarvi a organizzare un evento aziendale, ma non tutte sono uguali. È necessario scegliere un’agenzia affidabile, in modo da essere sicuri che il vostro evento avrà successo, soprattutto se è di carattere internazionale.
Se volete essere sicuri di affidarvi ad un’agenzia che abbia esperienza con gli eventi internazionali, dovete innanzitutto cercarne una che abbia lavorato con altri clienti per eventi simili e che sappia come gestire situazioni in cui persone di culture diverse interagiscono tra loro. Dovreste anche verificare le competenze del personale e che tipo di servizi offrono.
Vediamo più in dettaglio quali sono i fattori da prendere in considerazione per scegliere un’agenzia che si occupa di enti internazionali.
Esperienza nel settore internazionale
Se l’evento che volete organizzare ha ospiti internazionali, prima di affidarsi ad una qualsiasi agenzia di eventi, dovete farvi un’idea della loro esperienza nel settore internazionale.
Quando siete in procinto di scegliere un’agenzia che si occupa di eventi internazionali, ponetevi alcune domande:
- L’agenzia è strutturata per il mercato internazionale?
- Quali sono i suoi punti di forza e di debolezza in questo settore?
- Che tipo di esperienza hanno con eventi internazionali?
- Chi sono i loro attuali clienti e in quali settori operano?
Queste domande dovrebbero darvi un’idea iniziale dell’adeguatezza di un’agenzia alle vostre esigenze, ma potete avere un quadro più completo esaminando anche altri fattori.
Il secondo passo è verificare che abbiano un sito web e che sia professionale e ben progettato. Già da questo potete capire molto sulla professionalità e sulla capacità organizzativa di un’agenzia che si occupa di eventi internazionali.
Le migliori agenzie che si occupano di eventi internazionali hanno un sito web in italiano che sia tradotto almeno in inglese. Qui dove potete trovare un elenco esaustivo dei clienti con cui hanno lavorato nel corso del tempo, ma non solo. Non mancheranno case history, foto e video degli eventi internazionali che hanno realizzato in passato: sono testimonianze tangibili della loro esperienza nel settore internazionale.
Non esitate a contattare l’agenzia di eventi e chiedete informazioni direttamente a loro su:
- esperienza nel settore internazionale dell’agenzia;
- clienti internazionali o italiani che operano a livello internazionale;
- personale dell’agenzia che conosce la lingua a livello avanzato;
- esempi di progetti internazionali realizzati in precedenza.
Soltanto parlando direttamente con l’agenzia di eventi avrete contezza della veridicità delle informazioni che trovate sul web, sulla professionalità con cui si rapportano con i clienti e sulla loro esperienza.
Servizi offerti
Se state organizzando una conferenza, una fiera o qualsiasi altro tipo di evento che attraversa i confini, è importante assicurarsi di lavorare con un’agenzia specializzata in eventi internazionali. Esaminate quindi anche i servizi offerti e assicuratevi che siano adatti all’organizzazione e all’assistenza per eventi internazionali di tutte le dimensioni.
Nella gamma di servizi offerti da un’agenzia che si occupa di eventi internazionali non devono mancare:
- traduzioni;
- interpretazione simultanea e consecutiva per conferenze e convegni;
- interpretariato e traduzioni per trattative commerciali;
- hostess e steward per assistenza in conferenze, convegni, fiere e manifestazioni;;
- ospitalità aziendale.
L’interpretazione simultanea è una forma di interpretazione dal vivo eseguita in tempo reale, in cui l’interprete ascolta un oratore e allo stesso tempo traduce il suo discorso in un’altra lingua. Di solito viene utilizzato per brevi discorsi o presentazioni durante le conferenze, così come durante alcuni incontri d’affari ed eventi diplomatici. Per svolgere un servizio di qualità è necessaria molta esperienza.
L’interpretariato consecutivo si svolge un oratore dopo l’altro e prevede che l’interprete ascolti attentamente ciascun oratore, annotando ciò che viene detto per essere in grado di fornire una traduzione accurata quando sarà momento di tradurre.
Un ospite internazionale, che non parla la lingua del luogo in cui si svolge l’evento, può avere bisogno di attenzioni particolari e assistenza in lingua per aiutarlo a sentirsi a proprio agio e vivere l’evento come un’esperienza indimenticabile. Per questo, non vi basterà un’agenzia che si occupa soltanto di traduzione.
Avete bisogno di professionisti anche nel settore dell’ospitalità aziendale, capaci di seguire i vostri ospiti dal momento del loro arrivo in aeroporto o in stazione, fino alla loro partenza e per tutta la durata dell’evento e del loro soggiorno.
Competenze e mansioni del personale
Un’agenzia che si occupa di eventi internazionali deve essere in grado di fornire informazioni su competenze e mansioni del personale relativamente al settore internazionale.
Nonostante l’importante ruolo che traduttori e interpreti svolgono nella comunicazione, purtroppo ancora oggi in Italia non esiste un albo professionale. l’unico modo per garantire competenze e determinati parametri di qualità e professionalità adeguati al ruolo è l’iscrizione ad associazioni di settore. Assicuratevi quindi che l’agenzia di eventi collabori soltanto con interpreti e traduttori iscritti ad una di queste associazioni come, ad esempio, l’Associazione Nazionale degli Interpreti di Conferenza Assointerpreti.
Hostess e steward sono figure fondamentali per far sentire gli ospiti benvenuti e a proprio agio una volta arrivati al vostro evento. Sono il primo punto di contatto per gli ospiti degli eventi e spesso li aiutano a orientarsi, soprattutto se non parlano la lingua. Possono anche aiutare a tradurre durante convegni, conferenze e manifestazioni, cosa spesso necessaria quando si ha a che fare con partecipanti internazionali.
Fornire ad un ospite straniero il servizio di accompagnamento hostess e steward, è un modo perfetto per farlo sentire a casa e restare impressi nella sua mente. Il personale delle agenzie impiegato in eventi internazionali possiede un alto livello di esperienza nel servizio clienti e nell’ospitalità e ricevono una formazione continua da parte dell’agenzia.
Il personale di un’agenzia impiegato durante gli eventi internazionali è anche un’ottima fonte di informazioni, fornendo indicazioni o rispondendo a domande sulle norme culturali del Paese in cui si svolge l’evento. La condizione sine qua non è che, ovviamente, conosca la lingua parlata dai vostri ospiti.
Ora sapete come scegliere un’agenzia che si occupa di eventi internazionali, in modo da essere sicuro che il tuo evento sia memorabile. Se sei un’azienda e desideri la collaborazione di Endes per il tuo evento internazionale, non esitare a contattarci. Ci occupiamo anche di questo.
Il team di Endes