La vostra azienda sta organizzando un evento aziendale, ma con così tante agenzie sul mercato non sapete come scegliere un’agenzia di eventi aziendali e cosa valutare.
La scelta di un’agenzia di eventi aziendali che soddisfi le vostre necessità può portare a un evento di successo, mentre la scelta di quella sbagliata può causare caos e stress o finire in un fallimento. Inoltre, se considerate tutto il tempo e l’impegno che la vostra azienda investe negli eventi aziendali, è necessario rivolgersi ad un’agenzia che sia professionale, affidabile e che offra il miglior valore.
Come si fa a decidere quale sia la migliore per le proprie esigenze? Per aiutarvi a prendere delle buone decisioni, vogliamo darvi alcuni consigli su come scegliere un’agenzia e alcuni suggerimenti su cosa valutare.
Professionalità ed esperienza
Professionalità ed esperienza sono i primi due fattori da considerare quando non si sa come scegliere chi organizza eventi aziendali.
Quando si ingaggia un’agenzia di eventi aziendali, l’esperienza è tutto. Maggiore è l’esperienza, migliore sarà l’evento. Questo perché:
- Più l’agenzia di eventi aziendali è esperta, più è probabile che abbiano già affrontato la vostra situazione specifica.
- Più esperienza ha, più è probabile che abbia i contatti giusti per il vostro evento e che coinvolgano i fornitori migliori, soprattutto se si tratta di un evento su larga scala.
- Le agenzie con esperienza tendono a gestire meglio gli eventi su larga scala rispetto a quelle inesperte, grazie alla loro capacità di lavorare con grandi gruppi di persone e di coordinare più situazioni contemporaneamente senza perderle di vista.
Le migliori agenzie di eventi aziendali dispongono di team di professionisti altamente specializzati in grado di consigliare su ogni aspetto della pianificazione di un evento, dal concept, alla produzione fino alla realizzazione. Un evento di successo ha bisogno di una direzione chiara dall’inizio alla fine che vi possa guidare nel prendere le decisioni migliori su tutti gli aspetti legati all’evento aziendale, come per esempio individuare la location. Se questa direzione viene a mancare, il caos regna sovrano.
Scegliere chi organizza eventi aziendali con la giusta esperienza sarà una variabile preziosa quando arriverà il momento di pianificare il prossimo convegno o riunione generale annuale. Non è però l’unica variabile. Anche la professionalità è indispensabile perché è il segno distintivo di un’agenzia di eventi aziendali ben gestita.
Quando si sceglie un’agenzia di eventi aziendali, è importante trovarne una con un atteggiamento professionale. La professionalità non solo aiuta a sentirsi a proprio agio e a confidare nelle capacità dell’agenzia di organizzare l’evento, ma garantisce anche che i vostri ospiti abbiano un’esperienza piacevole e memorabile. È vantaggioso per entrambe le parti coinvolte, perché sanno cosa aspettarsi durante il processo di pianificazione e una volta realizzato l’evento.
Reputazione e affidabilità
Nel valutare come scegliere chi organizza eventi aziendali, prendete anche in considerazione reputazione e affidabilità dell’agenzia di organizzazione eventi.
La reputazione è un aspetto molto importante da considerare quando si sceglie un’agenzia di eventi aziendali. Una buona reputazione si guadagna nel tempo e non riguarda solo il passato, ma anche il futuro del rapporto con un’agenzia di eventi aziendali. La reputazione di chi organizza eventi è importante per tutte le parti coinvolte:
- In qualità di azienda che desidera organizzare un evento, vorrete lavorare con un’agenzia di eventi che abbia a cuore i vostri interessi e vi farà fare bella figura, organizzando per voi un evento memorabile in linea con i valori della vostra azienda.
- L’agenzia vorrà essere vista in modo positivo dai suoi clienti, in modo da poter continuare a lavorare con loro. Infine, i clienti soddisfatti della loro esperienza probabilmente torneranno o raccomanderanno i loro servizi ad altri.
È quindi fondamentale, prima di impegnarsi con chi organizza eventi aziendali, chiedersi se ha una buona reputazione. Questo significa che altre aziende come la vostra si fidano di loro al punto da affidarsi a loro per i propri eventi aziendali.
Un’altra caratteristica da valutare è l’affidabilità di un’agenzia di eventi aziendali. Un’azienda inaffidabile può costarvi molto caro: clienti, lavoro o, peggio ancora, reputazione.
Se vi state affidando a loro per un evento importante in futuro, chiedete le referenze e verificatele. Esaminate il loro portfolio e studiate cosa hanno fatto in passato. Una buona agenzia di eventi aziendali avrà molti clienti soddisfatti che sono disposti a garantire per la sua affidabilità e professionalità. Questo può essere confermato esaminando le recensioni dei clienti precedenti: se ci sono molte recensioni positive, è altamente probabile che l’agenzia di eventi aziendali che state valutando sia affidabile.
Certificazioni e servizi offerti
Anche se può essere difficile sapere come scegliere chi organizza eventi aziendali, valutare certificazioni e servizi offerti è uno dei modi migliori per determinare se un’agenzia di eventi aziendali è legittima e può garantirvi la realizzazione di un evento che risponda alle vostre esigenze.
Nel settore degli eventi aziendali, le agenzie più qualificate sono certificate da organizzazioni affidabili. Queste certificazioni indicano un livello di competenza che dovete considerare nello scegliere un’agenzia di eventi.
Le principali certificazioni che un’agenzia di eventi aziendali deve avere sono:
- ISO 9001: 2015: Quando un’agenzia di eventi aziendali consegue questa certificazione, significa che possiede tutti i requisiti necessari per progettare, realizzare e mantenere nel tempo un sistema che sia di qualità. È quindi sinonimo di qualità per un’agenzia che vuole dimostrare la propria capacità di soddisfare le esigenze dei clienti.
- ISO 20121: Questa certificazione dimostra che l’agenzia realizza eventi sostenibili. Questo significa che le migliori agenzie di eventi aziendali pianificano e realizzano eventi in maniera tale da avere il minimo impatto negativo sull’ambiente e sulla comunità che vive nei luoghi in cui si tiene l’evento
- Modello organizzativo 231 che evidenzia l’etica aziendale
Scegliere per il vostro evento aziendale un’agenzia che possa vantare queste certificazioni, vi consente di differenziarvi dai competitor, valorizzerete la vostra immagine e rafforzerete la vostra reputazione.
Quando cercate un’agenzia di eventi aziendali, è fondamentale che offra i servizi di cui avete bisogno. Un buon organizzatore di eventi deve disporre di un team di esperti interno con competenze diverse per garantire che ogni aspetto dell’evento si svolga senza problemi.
Alcune agenzie sono meno complete di altre, quindi prima di firmare con una di esse, assicuratevi che sia in grado di soddisfare tutte le tue esigenze. Ecco alcuni esempi di servizi offerti dalle migliori agenzie:
- organizzazione di convention e congressi;
- servizi di ospitalità;
- hostess e steward;
- traduzioni e interpretariato;
- servizi di accompagnamento internazionale con fornitura di hostess e steward internazionali.
La pianificazione di un evento aziendale è un’arte e solo un’azienda esperta e professionale è in grado di garantire che la giornata sia davvero impeccabile. Endes possiede le risorse e l’esperienza di cui avete bisogno per realizzare un evento di successo che stupisca i vostri ospiti e sia indimenticabile.
Il team di Endes