Chi organizza eventi aziendali?

Gli eventi aziendali sono una parte fondamentale della strategia d’impresa perché offrono opportunità uniche per connettersi con i clienti, rafforzare i legami tra i dipendenti e promuovere l’immagine del brand.

L’organizzazione di eventi richiede non solo tempo e risorse da investire, ma anche competenze e conoscenze per raggiungere gli obiettivi prefissati e permettere ai partecipanti di vivere un’esperienza memorabile.

Chi organizza eventi aziendali? Dal reparto marketing interno alle agenzie di eventi, fino alle figure professionali coinvolte: ecco tutto quello che c’è da sapere.

Chi organizza eventi aziendali

Reparto marketing interno

Per organizzare un evento aziendale è necessario affidarsi al reparto marketing interno, generalmente composto da figure professionali che conoscono a fondo la cultura dell’impresa e i suoi obiettivi a breve, medio e lungo termine.

Il reparto marketing interno assume un ruolo cruciale non solo nella pianificazione dell’evento in ogni sua fase, ma anche e soprattutto nella sua promozione, in collaborazione con il reparto di comunicazione e l’ufficio stampa.

Il compito primario di questi tre organi è quello di promuovere l’evento al pubblico attraverso diversi canali, tra cui il web, i social media, la stampa e azioni di street marketing. L’obiettivo principale è costruire intorno all’evento una comunicazione chiara, coerente e in grado di attrarre un ampio numero di partecipanti.

Per raggiungere questo obiettivo, marketing, comunicazione e ufficio stampa operano insieme per formulare piani di marketing e di comunicazione attentamente studiati. Questi delineano strategie mirate per promuovere l’evento in modo efficace, considerando le specificità del pubblico target e sfruttando al meglio i diversi canali di comunicazione disponibili.

Attraverso un approccio strategico e coordinato, questi tre dipartimenti collaborano sinergicamente per assicurare che l’evento raggiunga la massima visibilità e coinvolga un vasto pubblico.

Agenzia di eventi

Rivolgersi ad un’agenzia di eventi è fondamentale per organizzare un evento di successo. La consulenza di esperti, infatti, è indispensabile per ricevere supporto adeguato durante tutte le fasi dell’evento e ottenere un servizio all’altezza delle aspettative.

Come in qualsiasi altro settore, l’esperienza è un elemento chiave. Senza le conoscenze e le competenze necessarie, l’organizzazione di un evento può rivelarsi fallimentare, avere impatti negativi sul business e influire negativamente sulla reputazione dell’azienda.

Le agenzie specializzate nell’organizzazione di eventi forniscono supporto qualificato nella pianificazione e realizzazione di una vasta gamma di eventi, tra cui fiere, meeting, inaugurazioni, spettacoli, sia fisici che digitali.

L’organizzazione di eventi in presenza richiede una pianificazione studiata nei dettagli, dalla scelta della location alla logistica. Gli eventi fisici possono avere un impatto significativo sul pubblico, specialmente quando vengono organizzati con estrema precisione, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Le agenzie di eventi forniscono supporto anche per l’organizzazione di eventi digitali, i quali richiedono competenze che vanno oltre la pianificazione logistica. In questo contesto, è fondamentale identificare il formato più adatto tra quelli disponibili, poiché ciò influenzerà notevolmente l’esperienza dei partecipanti e il successo complessivo dell’evento. 

Come scegliere l’agenzia di eventi a cui affidarsi? Ecco alcuni aspetti da valutare:

  • esperienza e specializzazione;
  • referenze;
  • servizi offerti;
  • tecnologia e innovazione;
  • sostenibilità.

Per fare la scelta giusta è necessario prendersi del tempo ed esaminare attentamente le opzioni disponibili. Solo in questo modo è possibile individuare l’agenzia più adatta a soddisfare le proprie esigenze e in linea rispetto ai valori aziendali.

Agenzia di eventi

Figure professionali coinvolte

Nell’organizzazione di un evento aziendale ci sono diverse figure professionali coinvolte, che concorrono tutte, in egual misura, al successo dell’evento:

  • event planner, il responsabile della progettazione e dell’organizzazione generale dell’evento. Questa figura si occupa di definire gli obiettivi dell’evento, pianificare la struttura e coordinare le attività necessarie per garantirne il successo. L’event planner lavora a stretto contatto con il cliente per comprendere le sue aspettative e trasformarle in un concept esecutivo;
  • event manager, la figura chiave nella gestione operativa dell’evento. Si occupa di coordinare tutte le attività sul campo, garantendo che tutto si svolga secondo i piani stabiliti dall’event planner. L’event manager gestisce il personale, supervisiona la logistica dell’evento, risolve eventuali imprevisti e assicura che tutto funzioni senza intoppi;
  • gestore della logistica, si occupa di tutti gli aspetti pratici relativi all’evento, inclusi la scelta della location, il coordinamento del trasporto, la gestione degli allestimenti e la distribuzione di materiali. Questa figura è essenziale per garantire che ogni dettaglio logistico sia curato alla perfezione e opportunamente pianificato;
  • amministrazione e controllo, il reparto che si occupa degli aspetti finanziari e contabili legati all’evento. Gestisce il budget, controlla le spese, gestisce le transazioni finanziarie e assicura che tutte le attività siano conformi alle normative fiscali. Questa figura è cruciale per garantire una gestione finanziaria accurata e trasparente dell’evento;
  • sponsor, le aziende che forniscono supporto finanziario o materiale all’evento in cambio di visibilità e promozione. La gestione degli sponsor coinvolge la negoziazione degli accordi, la definizione delle opportunità di esposizione e la collaborazione per massimizzare i benefici reciproci;
  • hostess e steward, i responsabili dell’accoglienza e dell’assistenza durante l’evento. Svolgono compiti come l’accompagnamento degli ospiti, la distribuzione di materiale informativo e l’assistenza generale. Queste figure contribuiscono a creare un’atmosfera accogliente per i partecipanti;
  • traduttori ed interpretariato professionale, presenti in eventi internazionali o multilingue, si occupano di discorsi, documenti e interazioni in diverse lingue per garantire la comprensione e la comunicazione efficace tra partecipanti di diverse nazionalità.

Quando si organizza un evento, uno degli aspetti più importanti ai quali prestare attenzione sono i costi. A questo proposito, è bene valutare la possibilità di detrazione spese per eventi. Alcuni costi, come quelli legati alla logistica, all’allestimento e ai servizi correlati, sono infatti detraibili. 

Anche le spese di rappresentanza offrono opportunità significative in termini di detrazione IVA degli eventi aziendali. Questa prospettiva fornisce un ulteriore incentivo per organizzare gli eventi aziendali in modo strategico, consentendo di ottenere benefici fiscali attraverso una gestione oculata delle risorse.

Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona con esperienza quasi trentennale, organizziamo eventi digital o in presenza per piccole, medie e grandi imprese a livello nazionale. Grazie al supporto di un team diretto di collaboratori attentamente selezionati e formati, garantiamo un servizio chiavi in mano, puntuale ed efficiente, aiutando le aziende a creare eventi memorabili e di grande impatto.

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