Scegliere un’agenzia che si occupa di ospitalità aziendale non è un compito facile. Molte aziende sono insoddisfatte della loro esperienza quando si tratta di compiere questa scelta perché non sanno come scegliere i professionisti giusti per le loro esigenze.
È importante che l’agenzia scelta possa fornire un’ampia gamma di servizi e dimostri di conoscere il territorio in cui si terrà l’evento. È una buona idea cercare un’agenzia con una vasta esperienza specifica nel settore dell’ospitalità aziendale.
Sono molti i fattori che concorrono alla scelta e, per essere sicuri di ottenere il miglior servizio possibile, ecco alcuni consigli su come scegliere un’agenzia che si occupa di ospitalità aziendale.
Esperienza
Quando si tratta di scegliere un’agenzia che si occupa di ospitalità aziendale, è fondamentale affidarsi ad un’agenzia con esperienza.
Assicuratevi che non abbia semplicemente dimestichezza nel settore dell’ospitalità aziendale in generale, ma che abbia competenze nell’organizzazione e nella gestione di eventi del vostro settore. È importante trovarne una che abbia lavorato con aziende simili alla vostra, in quanto conoscerà bene le sfide e le opportunità che dovete affrontare. Ad esempio, se state organizzando una conferenza annuale o una serata di presentazione prodotti, è essenziale trovare un’agenzia per ospitalità aziendale che sappia come prendersi cura dei visitatori ancora prima che l’evento abbia inizio.
Un’agenzia che in passato ha avuto esperienza di lavoro con clienti simili a voi può fornire indicazioni preziose su come potrebbero andare le cose durante la pianificazione dell’evento.
Un’agenzia per ospitalità aziendale ha già visto tutto, sa cosa funziona meglio per la vostra azienda e per i vostri ospiti ed è in grado di prevedere gli intoppi che si possono incontrare nel corso dell’organizzazione dell’evento. Se ha abbastanza esperienza, avrà un piano pronto se le cose non dovessero andare esattamente come previsto.
Se lavorate per la prima volta con un’agenzia di ospitalità aziendale, informatevi sui suoi lavori passati. Chiedete che tipo di progetti hanno realizzato in passato, che tipo di ospiti hanno partecipato a quegli eventi e quanto sono stati soddisfatti del risultato finale.
È importante che l’agenzia per ospitalità aziendale sia in grado di fornire referenze di clienti soddisfatti, in modo che possiate vedere che tipo di lavoro svolgono e se si adattano o meno alla vostra cultura aziendale.
Sui siti web delle migliori agenzie trovate un elenco esaustivo dei loro clienti e potete richiedere le loro case history di successo.
Professionalità
Quando si tratta di sapere come scegliere un’agenzia che si occupa di ospitalità aziendale, non dovete dimenticare di informarvi sulla sua professionalità. È bene cercare un’agenzia che abbia una buona reputazione e che sia attiva da diversi anni. Se l’azienda è in attività da molto tempo e ha molti clienti soddisfatti, è probabile che sappia cosa sta facendo.
Professionalità significa che l’agenzia per ospitalità aziendale deve essere in grado di fornire i propri servizi in modo efficace e, allo stesso tempo, di offrire ai propri clienti un servizio molto cortese. Il motivo principale per cui dovete concentrarvi su questo aspetto è che avrà un impatto sulla qualità dei servizi che otterrete.
Considerate il modo in cui si rapporta con i clienti. Ad esempio, se sono cortesi, significa che tratteranno bene i loro clienti. Inoltre, saranno tempestivi ed efficienti nel gestire le vostre richieste e le vostre domande. Se non è attenta a come interagisce con i clienti, è improbabile che sia in grado di fornirvi un servizio di prim’ordine quando arriva il momento di pianificare il vostro evento o di realizzarlo.
Un altro fattore importante è la loro buona reputazione nel settore. Se è l’agenzia che si occupa di ospitalità aziendale è nota per la fornitura di servizi di qualità, fornirà anche risultati eccellenti.
La professionalità è importante per voi e per fornire un’adeguata ospitalità a chi prenderà parte al vostro evento aziendale. Affidandovi ad un’agenzia che lavora in modo poco professionale, anche la vostra reputazione di professionalità rischia di essere compromessa. Volete un’agenzia che abbia una buona reputazione di professionalità e sicuramente non volete perdere tempo con un’agenzia che non ce l’ha.
Conoscenza del territorio e servizi offerti
Prima di scegliere un’agenzia per ospitalità aziendale assicuratevi che abbia una buona conoscenza del territorio e i servizi offerti siano diversificati.
Si potrebbe addirittura dire che la conoscenza del territorio è la cosa più importante da cercare quando si sceglie un’agenzia per ospitalità aziendale perché da questa dipende anche la qualità dei servizi che offre.
Per quanto riguarda i servizi, assicuratevi che l’agenzia abbia esperienza con i seguenti aspetti:
- prenotazione alberghi;
- transfer privati;
- organizzazione serate di gala;
- accompagnamento hostess;
- visite guidate non convenzionali;
- programmi sociali;
- assistenza linguistica.
Quando si cerca un’agenzia per ospitalità aziendale, è importante che abbia esperienza nella prenotazione alberghi. Si tratta di una parte cruciale del processo, in cui l’agenzia lavorerà con le catene alberghiere per assicurare agli ospiti un hotel che funziona e che si trovi nella posizione più comoda rispetto alla location dell’evento.
I transfer privati sono un tipo di trasporto speciale che permette di viaggiare nel comfort di un’auto o di un mini van. I vostri ospiti si troveranno in un veicolo esclusivo che contiene solo una o poche persone al massimo. Questo tipo di trasferimento personalizzato assicura comodità, privacy e flessibilità.
Non tutte le agenzie per ospitalità aziendale sono esperte nell’organizzazione di serate di gala. Se avete intenzione di organizzare questo tipo di evento, dovete essere certi che l’agenzia sia in grado di gestirlo.
L’accompagnamento hostess può essere un ottimo modo per aiutare gli ospiti a sentirsi benvenuti. Le hostess sono spesso impiegate in occasione di grandi eventi aziendali e hanno di solito un alto livello di esperienza nel servizio al cliente e sono formate per gestire l’ospitalità.
Esistono molte società che offrono servizi di traduzione e interpretariato in generale, ma solo poche sono esperte nell’ospitalità aziendale. Se avete ospiti internazionali, per scegliere un’agenzia di ospitalità aziendale è preferibile cercare quelle che possono fornire servizi di assistenza linguistica durante gli eventi.
Se state cercando un’agenzia per ospitalità aziendale che possa offrire qualcosa di più della semplice pianificazione di un evento, cercatene una che sia capace di organizzare visite guidate non convenzionali, al di fuori dei classici itinerari turistici.
Può essere difficile affrontare questo processo da soli, quindi lasciate che sia Endes ad occuparsi di tutti questi dettagli. Ci occupiamo direttamente del soggiorno dei vostri ospiti, dal momento del loro arrivo fino alla partenza.
Il team di Endes