Nel settore degli eventi, una hostess è la persona che accoglie gli ospiti e li aiuta a sentirsi a proprio agio durante la loro permanenza nell’area dell’evento. Ma quali sono tutte le tipologie di mansioni delle hostess?
La figura della hostess è richiesta per tutti i tipi di eventi aziendali: convegni, fiere, mostre, serate di gala e occasioni ufficiali. Cosa comporta esattamente questa professione e quali sono le tipologie di mansione delle hostess?
Essere una hostess non significa solo accogliere, ma anche gestire e guidare tutte le persone che parteciperanno al vostro evento. Ecco una panoramica di tutte le tipologie di mansione che possono essere affidate alle hostess per eventi aziendali.
Hostess per convegni
Le hostess per convegni sono figure fondamentali se volete organizzare un convegno e avete bisogno di un organizzatore di eventi aziendali che si assicuri che tutto fili liscio.
I convegni aziendali sono un ottimo modo per costruire relazioni con i clienti, ma possono anche essere stressanti. Se siete l’organizzatore o il delegato di un convegno, è importante che possiate godervi l’evento aziendale senza preoccupazioni e assicurarvi che anche gli altri si divertano.
Un modo per garantire questo risultato è assumere delle hostess che accolgano i vostri ospiti al loro arrivo e si occupino di loro per tutta la durata del loro soggiorno in maniera cortese e discreta.
Le mansioni delle hostess per convegni sono molteplici:
- accolgono gli invitati al momento del loro arrivo all’evento;
- li aiutano a registrarsi;
- forniscono indicazioni sulla sede;
- rispondono a qualsiasi domanda sulla location o sulla logistica dell’evento stesso.
Sono inoltre disponibili per tutta la durata del convegno per qualsiasi altra domanda o necessità degli ospiti, sia che si tratti di fornire informazioni sulle attrazioni locali o semplicemente di assicurarsi che la temperatura della sala convegni sia giusta.
Assumere un’agenzia di eventi in grado di fornire il servizio di hostess per convegni non è solo un modo eccellente per garantire che gli invitati si sentano benvenuti al loro arrivo; contribuisce anche a creare un’esperienza memorabile per voi e per i vostri ospiti.
Se avete in programma un convegno e volete davvero stupire, dovete assolutamente prendere in considerazione la presenza di hostess per convegni professioniste e professionali.
È preferibile assumere agenzie per eventi aziendali che possano mettere a vostra disposizione delle hostess per convegni ed è meglio non cercare di organizzarsi da soli.
Le agenzie che si occupano di eventi aziendali possono ingaggiare le hostess per convegni con mesi di anticipo, in modo che siano pronte quando ne avete bisogno grazie ad una adeguata formazione interna.
Una hostess professionista che lavora per un’agenzia sarà vestita in modo appropriato per il vostro evento e si comporterà in modo da essere accogliente e disponibile senza essere troppo amichevole. Sarà anche preparata su ciò che accadrà al vostro evento: saprà chi sta per arrivare e di cosa parlerà.
Hostess per fiere e per mostre
Le hostess per fiere e per mostre sono una parte fondamentale affinché un evento aziendale di questo tipo abbia successo. Hanno il compito di accogliere i visitatori, rispondere alle domande e assicurarsi che tutti sentano ben accolti mentre sono al vostro evento.
Tra le mansioni delle hostess c’è quella di essere cordiale e disponibile, ma è anche importante che sappia di cosa sta parlando quando si tratta dei vostri prodotti o servizi. Devono essere in grado di rispondere alle domande con sicurezza e di far sentire le persone parte di qualcosa di speciale quando lasciano il vostro evento, il che significa sapere come lavorate, chi siete come azienda e cosa vi rende speciali.
Ciò significa che le hostess non devono limitarsi a sorridere: devono conoscere bene il prodotto venduto o promosso (e i suoi vantaggi), ma anche l’azienda stessa (ciò che la rende unica). Le hostess devono essere in grado di interagire con i vostri ospiti in modo autentico, facendoli sentire a casa, non solo come un altro cliente che cerca di comprare qualcosa!
Le agenzie che si occupano di organizzare eventi aziendali sanno quanto sia importante curare ogni dettaglio con stile. Ecco perché si assicurano sempre che le hostess per fiere e per mostre siano ben formate e preparate per qualsiasi situazione.
Le hostess di cui si avvalgono le migliori agenzie di eventi seguono un programma di formazione completo che copre tutto, dal servizio clienti alla gestione degli eventi, fino alla conoscenza dei prodotti. Prima di essere assunte, le hostess vengono sottoposte a un rigoroso processo di valutazione, per garantire che siano le più adatte alle vostre esigenze.
In particolare, le mansioni delle hostess per fiere e per mostre sono:
- accoglienza dei visitatori: dare il benvenuto ai visitatori, consegnare opuscoli e cataloghi;
- assistenza agli espositori: aiuto con gli stand, indicazioni, ecc.;
- fungere da ulteriore presenza di sicurezza;
- supervisione dell’area dello stand durante le pause o quando non c’è nessuno;
- assistenza linguistica ai visitatori che non parlano la vostra lingua.
Oltre ad accogliere i visitatori, le hostess per fiere e per mostre aiutano le aziende ad aumentare il traffico verso il vostro stand distribuendo cataloghi o volantini in giro, in modo che non solo parlino con i potenziali clienti, ma forniscano anche informazioni sulla presenza della loro azienda all’evento.
Hostess per occasioni ufficiali e servizi di accompagnamento
Le hostess sono professioniste che svolgono un ruolo importante negli eventi aziendali.
Assicurano il regolare svolgimento di ogni evento, rendendolo un’esperienza memorabile per tutti i partecipanti.
Questo è ancora più vero quando si tratta delle tipologie di mansioni delle hostess per occasioni ufficiali e servizi di accompagnamento.
Le hostess per le occasioni ufficiali sono preparate per lavorare in eventi aziendali quali ricevimenti, serate di gala, beneficenza, concerti e in tutte le occasioni in cui c’è un ospite ufficiale. La presenza di queste figure è fondamentale per gli eventi di enti di beneficenza o di altre organizzazioni senza scopo di lucro, nonché di aziende in cui l’atmosfera è molto formale, come le banche.
Tra le mansioni di queste hostess ci sono:
- gestire l’accoglienza degli ospiti e rispondere alle loro domande;
- assicurarsi che tutti i dettagli siano a posto per l’evento: ad esempio, che i tavoli siano sistemati correttamente ed essere certe che i partecipanti sappiano dove sedersi;
- occuparsi delle esigenze di ogni ospite: fanno in modo che gli invitati abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno.
Se avete ospiti particolarmente importanti per voi, allora avete bisogno di hostess per servizi di accompagnamento capaci di offrire assistenza costante e personalizzata ai vostri invitati, sia singoli che in gruppo, durante tutta la durata del loro soggiorno nel luogo in cui si tiene l’evento. Forniscono assistenza linguistica e si assicurano che le esigenze dell’ospite siano soddisfatte.
Le agenzie di eventi si preoccupano che le hostess per occasioni ufficiali e servizi di accompagnamento abbiano una formazione approfondita sulle capacità relazionali, sul parlare in pubblico e sul galateo e abbiano imparato ad ascoltare attivamente e a coinvolgere le persone a livello personale, in modo che tutti si sentano ascoltati. Le hostess sanno anche come passare da un gruppo all’altro con grazia e sono in grado di gestire bene la pressione in qualsiasi circostanza.
L’obiettivo di Endes è sempre quello di far sentire ogni ospite benvenuto e apprezzato ai vostri eventi. Quindi, quando vedrete una delle nostre hostess, non esitate a farle domande su ciò che sta accadendo.