Spese di rappresentanza: cosa rientra e come dedurle

Le spese di rappresentanza si riferiscono ai costi sostenuti da un’impresa per mantenere o migliorare le relazioni con clienti, fornitori, dipendenti e altre figure chiave nel contesto aziendale. Hanno scopi generalmente promozionali, relazionali e di networking.

Includono, ad esempio, cene di lavoro, eventi, regali e altre attività che hanno lo scopo di consolidare rapporti commerciali e promuovere l’immagine aziendale. Per essere considerate di rappresentanza, le spese devono essere sostenute nell’interesse dell’azienda ed essere ragionevoli in relazione alla dimensione e al settore di appartenenza.

Scopri nel dettaglio cosa rientra nelle spese di rappresentanza, come dedurle e come richiedere la deducibilità per ottenere benefici fiscali.

Cosa rientra nelle spese di rappresentanza?

Le spese di rappresentanza sono disciplinate dall’art. 108 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). Sono integralmente deducibili nel periodo d’imposta di sostenimento, ma esclusivamente quando soddisfano i requisiti di inerenza e congruità, come stabilito dal Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008. 

Questi requisiti sono generalmente riconosciuti per beni distribuiti gratuitamente e di valore non superiore a 50 euro. La deducibilità richiede la dimostrazione dell’effettivo sostenimento delle spese e la presenza di una documentazione adeguata.

Cosa rientra nelle spese di rappresentanza? Il DM del 19 novembre 2008 include nelle spese di rappresentanza i costi sostenuti per:

  • viaggi turistici, all’interno dei quali si organizzano attività promozionali dei prodotti dell’impresa;
  • feste e intrattenimenti organizzati in coincidenza di particolari ricorrenze della vita dell’impresa o in occasione di festività, sia nazionali che religiose;
  • banchetti e intrattenimenti svolti in concomitanza dell’apertura di nuovi uffici aziendali;
  • feste e altri eventi conviviali correlati a fiere e simili in cui l’impresa è partecipe;
  • servizi e beni erogati gratuitamente durante convegni, seminari e situazioni analoghe.

Al contrario, non sono considerate spese di rappresentanza:

  • spese di ospitalità della clientela, che comprendono i costi di viaggio, vitto e alloggio sostenuti dall’azienda per accogliere clienti e potenziali clienti durante eventi finalizzati alla promozione dei beni e servizi che costituiscono l’attività tipica dell’azienda, o durante visite agli uffici della stessa;
  • spese di viaggio, vitto e alloggio affrontate da imprese la cui attività tipica è l’organizzazione di manifestazioni fieristiche e eventi simili, per ospitare clienti e potenziali clienti per promuovere specifiche manifestazioni espositive o eventi analoghi;
  • spese di trasferte dell’imprenditore individuale, sostenute durante trasferte effettuate per la partecipazione a mostre, fiere, ed eventi simili in cui vengono esposti beni e servizi prodotti dall’impresa o correlati all’attività tipica della stessa.

Queste ultime, sebbene non rientrino nella categoria delle spese di rappresentanza, necessitano di un’apposita documentazione da parte dell’impresa per essere deducibili. La documentazione deve includere i dati identificativi dei clienti, la durata e il luogo della manifestazione o dell’evento, e la tipologia dei costi sostenuti. 

Cosa rientra nelle spese di rappresentanza 1

Come dedurle

Le spese di rappresentanza sostenute da imprese e lavoratori autonomi possono essere portate in detrazione soltanto in una determinata misura e nel rispetto di alcuni principi fiscali. Pertanto, comprendere a fondo come dedurle è fondamentale sia per ottenere i relativi benefici che per evitare di incorrere in sanzioni fiscali. 

È importante sottolineare che per essere dedotte, le spese di rappresentanza devono rispettare i principi di inerenza e congruenza. Il primo impone che le spese siano strettamente connesse all’attività svolta dall’impresa, mentre il secondo richiede che le spese siano sostenute in modo ragionevole e proporzionato rispetto alle dimensioni e alla natura dell’impresa. 

Inoltre, la possibilità di dedurre le spese di rappresentanza è garantita durante l’anno fiscale in cui tali spese vengono effettivamente sostenute. Tuttavia, esiste un limite massimo di deduzione, espresso in percentuale e variabile in base all’ammontare complessivo dei ricavi derivanti dall’attività ordinaria. 

I limiti di deducibilità sono stati introdotti nel 2016 e sono i seguenti:

  • 1,5% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro;
  • 0,6% dei ricavi e proventi tra 10 milioni e 50 milioni di euro;
  • 0,4% dei ricavi e proventi che superano i 50 milioni di euro.

Si tratta di limiti applicati indistintamente a tutte le imprese o lavoratori autonomi, indipendentemente dall’attività esercitata. Se vengono superati, l’azienda non può portare in deduzione le spese sostenute in eccedenza.

È opportuno anche tenere presente che l’IVA può essere detraibile al 100% solo per le spese di rappresentanza che non superano l’importo di 50 euro. Superato tale importo, non è possibile detrarre l’IVA.

Un approccio differente si applica a una categoria specifica di spese di rappresentanza, ossia il vitto, alloggio e la somministrazione di cibo e bevande… Questo genere di spesa di rappresentanza deve essere dedotto inizialmente al 75% (articolo 109, comma 5, del TUIR) e successivamente cumulato con le altre spese di rappresentanza, nel rispetto dei limiti precedentemente menzionati.

Come richiedere la deducibilità

Come richiedere la deducibilità delle spese di rappresentanza? Il processo da seguire si compone dei seguenti passaggi:

  1. fornire la documentazione adeguata di tutte le spese di rappresentanza sostenute. Questa deve includere ricevute, fatture, elenchi dei partecipanti agli eventi e altri documenti pertinenti;
  2. assicurarsi che le spese rispettino i requisiti di deducibilità stabiliti dalla legge fiscale del Paese di riferimento. Ciò può includere criteri come inerenza, congruenza e altri parametri specifici;
  3. tenere un registro contabile, all’interno del quale avviene la registrazione delle spese di rappresentanza sostenute per facilitare la tracciabilità e la verifica;
  4. compilare la dichiarazione dei redditi, includendo le spese di rappresentanza secondo i moduli e le istruzioni fornite dall’autorità fiscale del Paese di residenza;
  5. rispettare eventuali limiti di deducibilità. Alcuni Paesi stabiliscono limiti percentuali o importi massimi deducibili;
  6. richiedere una consulenza professionale, rivolgendosi ad un consulente fiscale o ad un esperto del settore per assicurarsi che la richiesta di deducibilità sia conforme alle leggi fiscali vigenti;
  7. comunicare con l’agenzia fiscale, seguendo le procedure stabilite del Paese di riferimento per la comunicazione e la presentazione della documentazione relativa alle spese di rappresentanza sostenute.

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