Quanto costa organizzare un congresso o convegno ?

Organizzare un congresso o convegno è un’ottima occasione per favorire lo scambio di idee tra i partecipanti e la condivisione di opinioni ed esperienze che arricchiscono e creano valore.

Nel linguaggio comune, i termini “congresso” e “convegno” vengono utilizzati come sinonimi, ma si riferiscono a due tipologie di eventi differenti che possiedono caratteristiche ben precise.

Il congresso è un evento di settore o legato a un campo di studio specifico che viene organizzato periodicamente, con cadenza annuale o pluriennale. Solitamente, ha una durata di più giorni (tre o quattro) e ha lo scopo di arricchire le competenze professionali dei partecipanti. 

Il convegno, invece, è dedicato agli addetti ai lavori di un determinato settore e prevede la presentazione, l’analisi o l’approfondimento di un tema specifico. L’evento è moderato da relatori esperti in materia e ha uno scopo principalmente divulgativo. Ha una durata minore rispetto al congresso e non ha cadenza periodica.

Ma quanto costa organizzare un congresso o convegno? È difficile fornire una risposta univoca a questa domanda perché il costo finale dipende da numerose variabili, tra cui:

  1. durata e location;
  2. numero di partecipanti;
  3. catering e personale coinvolto;
  4. marketing e pubblicità dell’evento;
  5. budget per gli imprevisti.

Durata e location del congresso o convegno

I primi fattori da considerare per capire quanto costa organizzare un congresso o convegno sono la durata e la location dell’evento.

Alcuni servizi, come l’affitto o lo stipendio del personale coinvolto, hanno tariffe giornaliere, che devono essere moltiplicate in base alla durata del congresso o convegno. Altre spese, invece, non dipendono dalla durata dell’evento, tra cui quelle per i trasporti, l’allestimento e il noleggio di materiali di supporto e attrezzature tecnologiche.

Se l’evento dura più giorni e prevede la partecipazione di ospiti che arrivano da fuori città, occorre anche calcolare le spese di pernottamento. Se il convegno o congresso si tiene nella sala di un albergo, è opportuno riservare delle camere a tutti gli ospiti che ne hanno bisogno e offrire loro anche il servizio di prima colazione. Se, invece, si opta per un altro tipo di location, occorre individuare una struttura alberghiera vicina al luogo dell’evento.

L’affitto della location è la spesa che in genere incide maggiormente sul costo totale dell’evento e può variare moltissimo a seconda del tipo di luogo scelto, del periodo dell’anno, del giorno della settimana e della città. 

Più le sale sono grandi e capienti, più il costo è elevato. Anche una location particolare e ricercata costa di più rispetto a una semplice sala congressi. Al costo dell’affitto, poi, va aggiunto quello degli allestimenti e dell’attrezzatura. Per organizzare un congresso o convegno, infatti, è necessario disporre delle luci giuste, di un buon impianto audio e di un proiettore o schermo.

Nel caso di eventi ibridi, è necessario considerare anche le spese relative alle tecnologie e strumentazioni necessarie per creare il collegamento a distanza con i partecipanti.

La soluzione migliore per ridurre i costi relativi alla location, soprattutto per eventi di lunga durata, è selezionare una struttura già dotata dei supporti tecnologici indispensabili. In questo modo, la spesa è già compresa nell’affitto. Confrontando diversi preventivi, è possibile risparmiare sul costo totale senza rinunciare a un’esperienza di qualità, che rispetti al meglio le esigenze degli organizzatori.

In linea di massima, il costo per l’affitto va da un minimo di 200€ al giorno, per una location di piccole dimensioni, a un massimo di 6.000€ al giorno per una sala convention di grandi dimensioni. I costi possono variare significativamente anche in base alla città: a Milano una sala meeting da cinquanta posti costa circa 540€ al giorno, mentre in città come Bologna o Rimini il prezzo scende notevolmente, con una media di circa 270€.

Durata e location del congresso o convegno 1

Numero di partecipanti

Il numero di partecipanti influisce notevolmente sul costo del congresso o convegno. Questi eventi, infatti, possono rivolgersi solo ai dipendenti dell’azienda (più o meno grande), anche ai clienti o ai principali fornitori oppure a tutti i professionisti di un determinato settore o agli appassionati di un tema specifico. 

È possibile organizzare congressi o convegni rivolti a una cinquantina di persone, ma anche eventi con migliaia di invitati provenienti da ogni dove. Questo ovviamente ha grosse implicazioni sulla spesa finale.

Il primo aspetto da considerare è che la tariffa della location varia in base alla capienza: una piccola sala conferenze con cinquanta posti costa molto meno rispetto a un’intera struttura destinata a ospitare centinaia di persone. 

Quando gli ospiti sono molto numerosi, è probabile che alcuni arrivino da lontano e che, di conseguenza, aumentino i costi relativi alla logistica. È importante garantire che tutti i partecipanti riescano a raggiungere agevolmente il luogo dell’incontro e può essere necessario organizzare un servizio di transfer dall’aeroporto o dalla stazione più vicina. 

Per risparmiare sulla spesa dei trasporti è consigliabile scegliere una location situata in una zona facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, che sia vicina a una stazione del treno o della metropolitana. 

In questo modo, è possibile anche limitare le emissioni inquinanti generate dal servizio di transfer. Diminuire l’impatto ambientale legato ai trasporti è una scelta da fare per organizzare un evento sostenibile.

I prezzi possono variare notevolmente in base al numero di partecipanti all’evento: l’affitto di una sala piccola, con una capienza di cinquanta persone circa, può costare dai 200€ ai 1.000€ al giorno, mentre si arriva a un massimo di 3.000€ al giorno per sale che ospitano fino a trecento persone e a 6.000€ per le location che accolgono seicento invitati. 

Catering e personale coinvolto

Il congresso e il convegno sono eventi che occupano in genere almeno un’intera giornata, perciò è necessario considerare le spese legate a un eventuale coffee break, aperitivo, cocktail, light lunch o cena di gala. Nel caso l’incontro duri più giorni, invece, occorre garantire agli ospiti tutti i pasti. 

Il costo complessivo del servizio di catering varia in base a diversi fattori, come il numero di persone: un pranzo per venti persone e uno per duecento richiedono spese molto diverse. A volte, i costi del servizio si riducono quando si raggiunge un numero minimo di invitati, ma possono anche aumentare quando il numero di ospiti è molto elevato.

Anche la quantità di cibo servito influisce sulla spesa finale e non bisogna dimenticare il costo legato alla qualità degli alimenti: un prezzo troppo basso potrebbe nascondere l’utilizzo di ingredienti di seconda scelta.

Il trasporto del cibo e del personale può comportare un costo ulteriore, soprattutto se la sede del fornitore è lontana dal luogo dell’evento. La scelta migliore è affidarsi a imprese locali per diminuire le spese di trasporto e le emissioni inquinanti.

Per limitare i costi è possibile affittare una location che offra anche un servizio catering. Un’ottima soluzione è organizzare l’evento in un albergo, che mette a disposizione contemporaneamente gli spazi per l’incontro, il servizio di ristorazione e la possibilità di pernottamento per chi ne avesse bisogno. Molte strutture offrono pacchetti appositi che permettono di abbattere i costi. 

Non bisogna dimenticare le spese relative al personale coinvolto per la buona riuscita del congresso o convegno. È fondamentale garantire un efficiente servizio di hostess e steward, essenziale per il ricevimento, la registrazione e l’assistenza degli ospiti durante l’intera durata dell’evento. 

In caso di eventi di grande portata con ospiti internazionali, è necessario mettere a budget anche un servizio di assistenza linguistica, ingaggiando interpreti e traduttori che affianchino i partecipanti e i relatori in ogni momento dell’incontro. 

Il costo del servizio di catering per un congresso o una convention può variare notevolmente: in linea di massima, la spesa si aggira intorno ai 5-10€ a persona per un coffee break e ai 10-15€ per un servizio a buffet, fino ad arrivare a un costo medio di 20-40€ per un pasto completo e a un massimo di 120€ a persona per pranzi e cene gourmet. Il servizio di hostess e steward, invece, può costare dai 13€ ai 30€ all’ora per singolo professionista. 

Catering e personale coinvolto 1

Marketing e pubblicità dell’evento

Una buona comunicazione è fondamentale per il successo del convegno o congresso e per questo è necessario mettere a budget le spese relative alle attività di marketing e pubblicità dell’evento. Queste ultime possono rappresentare un costo anche piuttosto elevato, soprattutto nel caso in cui si decida di creare una vera e propria campagna promozionale.

Il costo della campagna marketing varia significativamente in base a diversi fattori, come la dimensione dell’evento, l’area geografica, la durata, il target di riferimento e, soprattutto, il tipo di promozione e pubblicità.

La pubblicità online, per esempio, implica delle spese specifiche. Occorre calcolare il costo dei post sponsorizzati sui social network come Facebook e Instagram oppure di una campagna su Google Ads. 

È possibile anche investire su pubblicità tradizionali come spot radiofonici o televisivi oppure affittare degli spazi per la cartellonistica pubblicitaria. Anche l’utilizzo di materiali promozionali può comportare un costo non indifferente, legato all’ideazione e alla stampa di volantini, manifesti e biglietti da visita

Un aspetto fondamentale della promozione di eventi è la creazione di contenuti: creare foto, video e articoli blog per promuovere il congresso o convegno è una scelta vincente, ma comporta un ulteriore aumento della spesa.

In definitiva, è quasi impossibile stabilire a priori il costo della campagna marketing per un convegno o congresso perché i fattori da considerare sono davvero moltissimi. Per un evento di piccole dimensioni i costi potrebbero variare da qualche centinaio a migliaia di euro, mentre per promuovere eventi più grandi o di portata internazionale le spese da sostenere potrebbero essere molto più elevate, da decine di migliaia a milioni di euro.

È importante considerare che questi prezzi sono solo indicativi e che possono variare notevolmente in base alle esigenze e obiettivi specifici del congresso o convegno e al tipo di pubblicità su cui si sceglie di investire. In ogni caso, è sempre consigliabile consultare un’agenzia specializzata in grado di fornire una valutazione più precisa della spesa potenziale.

Non dimenticare il budget per gli imprevisti

L’ultimo aspetto da considerare per avere un’idea di quanto costa organizzare un congresso o convegno è il budget per gli imprevisti. Infatti, è fondamentale considerare l’eventualità (peraltro molto realistica) che si presentino delle spese non calcolate da dover affrontare.

Trattandosi di spese impreviste, è impossibile sapere a priori di che natura potrebbero essere, per questo è meglio essere pronti per ogni evenienza. La soluzione è prevedere nel budget di partenza una somma di riserva da usare in caso di emergenza. Solitamente, è consigliabile dedicare a questo scopo circa il 10% del budget totale, così da poter affrontare serenamente eventuali difficoltà.

È importante sottolineare che la definizione di un budget per gli imprevisti, sebbene sia facoltativa, è fortemente consigliata perché è in grado di salvaguardare la buona riuscita del convegno o congresso e la tenuta del bilancio degli organizzatori. 

Per dare un’idea di quanto sia facile incorrere in spese impreviste è utile fornire qualche esempio di quello che potrebbe accadere. Sappiamo tutti che il meteo è imprevedibile e che un temporale improvviso potrebbe rovinare un evento organizzato all’aperto. Spostare al chiuso momenti del convegno o congresso che erano stati pianificati all’aperto può comportare delle spese aggiuntive.

Quando ci sono molte cose a cui pensare, è più che probabile commettere qualche errore. È possibile, per esempio, che si verifichino errori nella stampa del materiale pubblicitario per una distrazione degli organizzatori. Anche in questo caso, per far fronte alla spesa della ristampa è necessario attingere al fondo imprevisti, che può diventare un vero e proprio paracadute.

Rispondere in modo univoco alla domanda “quanto costa organizzare un congresso o convegno?”, come è chiaro, non è possibile perché la spesa totale dell’evento dipende da un numero elevatissimo di variabili.

In linea di massima, però, è possibile affermare che il costo di un congresso o convegno varia da un minimo di circa 2.000€ per un evento di un solo giorno con pochi partecipanti a un massimo di centinaia di migliaia di euro (o addirittura milioni) per grandi eventi di lunga durata e di interesse internazionale.

La soluzione migliore è rivolgersi a un’agenzia di organizzazione eventi che vanta un’esperienza di lungo corso nel settore e che sia in grado di fornire una stima realistica dei costi da affrontare. Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona, siamo specializzati nell’organizzazione di eventi aziendali e possiamo aiutarti a pianificare un congresso o convegno di successo. Richiedi un preventivo!

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