Quanto costa l’evento di lancio di prodotto?

Organizzare un evento di lancio è irrinunciabile per le aziende che desiderano promuovere un nuovo prodotto o servizio. Presentare la novità al pubblico è un momento cruciale perché può influenzare significativamente i risultati di vendita. 

Oltre a fungere da vetrina, l’evento di lancio si rivela un’importante leva di marketing per valorizzare il brand. Un evento ben organizzato, infatti, può contribuire a catturare l’interesse di nuovi potenziali clienti, permettere all’azienda di ottenere un guadagno in termini di brand awareness e aiutarla a rafforzare positivamente la sua immagine.

Ma quanto costa organizzare un evento di lancio di prodotto? I costi possono variare notevolmente a seconda di numerosi fattori, quali:

  1. location dell’evento;
  2. marketing e pubblicità;
  3. gadget per i partecipanti;
  4. servizio di traduzione e interpretariato;
  5. catering e personale coinvolto.

Location dell’evento di lancio del prodotto

La location influisce notevolmente sul costo dell’evento di lancio del prodotto. Per scegliere il luogo giusto occorre considerare non solo il tipo di evento che si vuole organizzare, ma anche le caratteristiche del prodotto o servizio che si desidera lanciare sul mercato e il target di riferimento al quale ci si vuole rivolgere. 

Un’azienda di articoli sportivi, per esempio, può promuovere un nuovo prodotto invitando gli ospiti a un evento sportivo, mentre chi vende giochi per bambini può organizzare uno spettacolo di giocolieri per famiglie.

Una semplice sala congressi in un albergo è una soluzione molto meno costosa rispetto ad una sala in un edificio d’epoca: entrambe le alternative possono essere più o meno indicate in base all’azienda, al settore di attività e al target. 

Il costo giornaliero della location dipende dalle dimensioni e dalla capienza: i luoghi molto ampi, che possono accogliere un gran numero di persone, hanno un costo più elevato. Occorre decidere con anticipo quante persone invitare all’evento di lancio del prodotto. Per promuovere un articolo di nicchia può essere una buona idea organizzare un evento esclusivo con pochi ospiti, mentre le aziende meno conosciute possono invitare più persone per aumentare la brand awareness. 

Un’ottima soluzione per risparmiare sul costo della location è scegliere un luogo fuori porta ma che sia facilmente raggiungibile in automobile o, meglio ancora, con i mezzi pubblici. In questo modo tutti gli ospiti possono arrivare facilmente sul luogo dell’evento e l’azienda può evitare eventuali spese per gli spostamenti. 

Tra le spese relative alla location occorre considerare anche il costo degli allestimenti, fondamentali per personalizzare l’ambiente e renderlo riconoscibile. Per un evento di lancio del prodotto il consiglio è scegliere allestimenti che richiamino l’immagine del brand e del nuovo prodotto o servizio, come striscioni e roll-up con il logo dell’azienda e decorazioni con i colori del marchio. 

La parte più importante dell’evento è la presentazione del prodotto, che può richiedere attrezzature tecnologiche come schermi e impianti audio e video. L’affitto di questi strumenti è generalmente costoso e incide sul prezzo finale dell’evento. Può essere una buona idea scegliere una location che disponga già delle attrezzature necessarie e le metta a disposizione degli organizzatori senza costi aggiuntivi. 

Location dell evento di lancio del prodotto scaled

Marketing e pubblicità dell’evento

Una buona comunicazione è fondamentale per la buona riuscita del lancio, per questo è importante investire nelle attività di marketing e pubblicità dell’evento

Una buona strategia di marketing è fondamentale per informare il pubblico del lancio del nuovo prodotto o servizio e catturarne immediatamente l’attenzione. È necessario capire fin da subito qual è il target di potenziali clienti per decidere su quali aspetti puntare nella comunicazione e, soprattutto, quali sono i canali più adeguati da utilizzare. 

Sul costo della campagna influiscono significativamente fattori come la dimensione dell’evento, l’area geografica, il target di riferimento e, soprattutto, il tipo di pubblicità e i canali di comunicazione che si intendono utilizzare. 

Creare una campagna pubblicitaria online è un passo irrinunciabile anche per promuovere un lancio di prodotto in presenza, soprattutto se il pubblico di riferimento è composto in prevalenza da giovani. È sempre consigliabile promuovere il nuovo prodotto o servizio sulle pagine social del marchio per informare del lancio i clienti più affezionati. Investire in post sponsorizzati sui social network è un’ottima idea per raggiungere nuovi potenziali clienti e suscitare interesse intorno al brand e al nuovo prodotto.

La campagna pubblicitaria online è una strategia che si rivela efficace anche per promuovere un lancio di prodotto in digitale. In questo caso, il consiglio è fare in modo che i social network del marchio portino gli utenti a visitare una landing page creata ad hoc sul sito web aziendale, dove è possibile acquistare il prodotto e leggerne le caratteristiche. Per migliorare il posizionamento della pagina, oltre a promuoverla tramite i canali social aziendale, si consiglia di creare una strategia SEO efficace e una campagna su Google Ads.

È un’ottima idea collaborare con influencer del settore per intercettare l’interesse del pubblico di riferimento. È possibile invitarli all’evento di lancio e investire sulla creazione di contenuti in collaborazione per la promozione del nuovo prodotto o servizio. 

In certi casi, è utile ricorrere a canali più tradizionali, come i comunicati stampa, utili per promuovere l’evento attraverso giornali online e offline o riviste di settore. In questo modo, è possibile raggiungere un pubblico di nicchia realmente interessato all’azienda, che potrebbe partecipare all’evento o andare alla ricerca di informazioni sul nuovo prodotto o servizio.

Gadget per i partecipanti

I gadget per i partecipanti sono un’ottima idea per lasciare un bel ricordo dell’evento. Nella scelta del regalo perfetto le aziende possono davvero sbizzarrirsi: l’importante è che si tratti di un oggetto utile e in linea con il settore e i valori del marchio.

Le soluzioni a disposizione sono numerose e il costo dei gadget per gli ospiti può variare significativamente in base all’oggetto che si sceglie di regalare. Per eventi esclusivi con pochi invitati è una buona idea investire in un regalo particolare e ricercato, in grado di stupire. 

Se al lancio del prodotto partecipano molte persone, nella maggior parte dei casi, si ha la necessità di optare per gadget meno costosi. Anche in questo caso, però, le possibilità di scelta sono pressoché infinite perché in commercio esistono molte soluzioni interessanti a basso prezzo. 

I gadget devono essere in linea con lo stile dell’evento, il settore a cui appartiene l’azienda e il target di riferimento. Se, per esempio un’impresa di prodotti per bambini organizza un evento dedicato alle famiglie, il gadget ideale è colorato e divertente (matita colorata, zainetto personalizzato, peluche, …). Per la promozione di un articolo sportivo un’ottima idea è optare per gadget utili per la vita all’aria aperta, come borracce, borse per la palestra o palloni. 

Per fare in modo che gli invitati associno i gadget al brand, è sempre consigliato personalizzarli con i colori del marchio e il logo dell’azienda. 

Per non sbagliare, l’imperativo di massima è regalare agli ospiti qualcosa di utile, che possano usare nella loro vita quotidiana: questo permette di associare al marchio un’esperienza positiva e accresce l’attaccamento nei confronti del brand. Se il gadget regalato riesce a soddisfare un bisogno del destinatario, agli occhi del cliente, attuale o potenziale, il marchio acquisisce la capacità di risolvere problemi e rispondere alle sue necessità. 

Un’altra caratteristica che i gadget per i partecipanti devono possedere è la sostenibilità, soprattutto se il rispetto per l’ambiente è una causa che sta a cuore all’azienda. La soluzione ideale è regalare oggetti di uso quotidiano che contribuiscono a diminuire l’impatto ambientale, come borracce in metallo, borse in tela per la spesa o porta pranzo in bambù. In questo modo, i gadget acquisiscono un senso e un significato più profondi e permettono di associare al brand valori positivi. 

Servizio di traduzione e interpretariato

Se all’evento di lancio del prodotto partecipano ospiti internazionali, si rivela necessario disporre di un servizio di traduzione e interpretariato per assicurarsi che tutti gli invitati riescano a comprendere la presentazione del nuovo prodotto o servizio.

Il costo del servizio di traduzione dipende ovviamente dal numero di professionisti di cui si ha bisogno, ma non solo: il prezzo varia anche in base alla lingua. I servizi di interpretariato, infatti, hanno un costo minore per le lingue più diffuse come inglese, francese o spagnolo, inferiore per quelle meno studiate come tedesco o portoghese. 

Il costo aumenta o diminuisce anche in base alla complessità e alla diffusione della lingua: i servizi di traduzione dal norvegese, svedese o lettone hanno un costo maggiore rispetto a quelli dall’olandese, greco o polacco. Gli interpreti con tariffe più alte sono quelli specializzati in lingue extra-europee o con un alfabeto diverso da quello latino, come russo, cinese, arabo, turco o ebraico. 

È sempre bene accertarsi che l’interprete sia specializzato nel settore di attività dell’azienda perché ogni ambito richiede l’uso di un linguaggio specifico. Un interprete specializzato è in grado di descrivere le caratteristiche del nuovo prodotto o servizio anche di fronte a un pubblico di esperti del settore.

Il costo del servizio varia anche in base alla tipologia di interpretariato di cui si ha bisogno, che può essere:

  • simultaneo, quando la traduzione avviene in tempo reale ed è differita di pochi secondi. L’interprete comincia a tradurre mentre l’oratore sta ancora parlando e gli permette di concludere il discorso senza interruzioni, mentre i partecipanti ascoltano la presentazione nella propria lingua grazie a delle cuffie;
  • consecutivo, quando l’interprete comincia a tradurre dopo che l’oratore ha terminato e i due prendono la parola alternativamente.

In genere, il servizio di traduzione e interpretariato in simultanea ha un costo più elevato rispetto a quello in consecutiva perché è più complesso da gestire e richiede il supporto di un professionista con abilità specifiche.

Servizio di traduzione e interpretariato

Catering e personale coinvolto

Per creare un’atmosfera accogliente durante l’evento di lancio del prodotto si consiglia di organizzare un rinfresco per gli invitati. È possibile predisporre un aperitivo, un buffet, una cena formale o un coffee-break, tenendo conto del tipo di evento e delle preferenze del target di riferimento.

Il costo del servizio di catering varia in base a diversi fattori, tra cui la tipologia di rinfresco e il numero di invitati: un aperitivo per venti persone comporta una spesa minore rispetto a una cena di gala per duecento ospiti. Occorre anche considerare che i costi del servizio tendono a ridursi quando si raggiunge un numero minimo di invitati. 

Le spese di trasporto del cibo e del personale possono influire significativamente sul costo finale del servizio, soprattutto se la sede dei fornitori è lontana dal luogo dell’evento. La soluzione a questo problema è affidarsi a imprese locali che offrono prodotti a chilometro zero. 

Questa si rivela una scelta particolarmente vantaggiosa perché non solo comporta un risparmio economico, ma permette anche di contenere le emissioni derivanti dal trasporto e di rendere l’evento più sostenibile.

L’ultima voce di spesa legata all’organizzazione di un evento di lancio di prodotto è il personale coinvolto. Assistere gli ospiti e coordinare al meglio le attività previste è molto complesso, soprattutto se i partecipanti sono numerosi. Il contributo di professionisti del settore è davvero irrinunciabile per garantirsi la buona riuscita dell’evento. 

Un servizio di hostess e steward esperti è essenziale per l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti durante l’evento: il costo varia in base al numero di professionisti di cui si ha bisogno. A seconda dei casi, può rivelarsi necessario anche assumere personale di supporto per l’allestimento della location o addetti alla sicurezza.

Organizzare un evento per il lancio del prodotto è un’attività complessa che richiede tempo e competenze specifiche. La soluzione migliore è affidarsi a un’agenzia di eventi che, tramite la sua segreteria organizzativa, è in grado di fare la differenza tra un evento mal riuscito e uno indimenticabile.

La segreteria organizzativa è il back office dove tutti i servizi e le attività per l’evento vengono preparate e organizzate, al fine di soddisfare al meglio le esigenze del cliente e dei suoi ospiti. Si occupa di gestire la comunicazione con gli invitati, scegliere i fornitori più adatti in base al servizio di cui si necessita e stabilire il piano di lavoro rispettando il budget a disposizione.

Catering e personale coinvolto

Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona, abbiamo maturato una profonda esperienza nel settore e possiamo aiutarti a organizzare un evento di lancio di prodotto memorabile. Mettiamo al centro le tue esigenze e i tuoi obiettivi di business per regalare ai tuoi ospiti un’esperienza unica e indimenticabile.

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