Quanto costa organizzare una conferenza stampa?

Organizzare una conferenza stampa è imprescindibile per promuovere un evento, il lancio di un prodotto e/o servizio o comunicare una notizia importante. Grazie al coinvolgimento di giornalisti e agenzie di stampa, le aziende hanno la possibilità di raggiungere un pubblico molto ampio e ottenere ottimi risultati in termini di visibilità.

Se la conferenza stampa è organizzata nel modo corretto, contribuisce a rafforzare la credibilità dell’impresa e a consolidare la sua immagine, aiutandola a conquistare una posizione autorevole all’interno del settore di riferimento.

Quanto costa organizzare una conferenza stampa? Fornire una risposta univoca non è possibile perché i costi variano in base a numerosi fattori, quali:

  1. comunicato stampa;
  2. location;
  3. numero di giornalisti invitati;
  4. servizi di traduzione e interpretariato;
  5. catering e servizi aggiuntivi;
  6. budget per gli imprevisti.

Comunicato stampa

Il comunicato stampa è il primo elemento che influisce sulla spesa totale da sostenere per organizzare una conferenza stampa. Si tratta di un documento destinato ai giornalisti e alle agenzie stampa contenente tutte le informazioni più importanti sul tema della conferenza. 

Quella del comunicato stampa è una spesa irrinunciabile perché il documento:

  • se risulta interessante e accattivante, è la chiave per convincere i giornalisti a scrivere un articolo sul tema della conferenza;
  • è la base da cui i giornalisti partono per la redazione dell’articolo, quindi deve comunicare tutte le informazioni essenziali in modo chiaro ed esauriente.

Considerata l’importanza che riveste il comunicato stampa, è importante che a curarne la stesura sia un professionista esperto. La soluzione ideale è rivolgersi a un addetto stampa, che è in grado di adattare il testo in base al settore dei giornalisti e al loro pubblico di riferimento.

Non tutte le aziende hanno un reparto dedicato ai rapporti con la stampa, quindi spesso è necessario affidarsi a un ufficio stampa esterno. Il costo della redazione di un comunicato stampa varia in base ai professionisti a cui ci si rivolge, ma ci sono delle variabili di cui tenere conto. 

Il costo, per esempio, diminuisce se l’ufficio stampa deve occuparsi solo della distribuzione del comunicato e non della sua redazione. In questo caso, è il personale interno all’azienda che si occupa di scrivere il documento, per poi appoggiarsi all’ufficio stampa al fine di raggiungere i destinatari. 

Gli addetti stampa professionisti dispongono di una mailing list costantemente aggiornata e sono in grado di individuare i canali e gli interlocutori giusti per fare in modo che l’evento aziendale si trasformi in una notizia. L’esperienza e la rete di contatti a disposizione dell’ufficio stampa sono un grande valore aggiunto e possono far lievitare il costo del servizio.

Gli uffici stampa, in genere, offrono anche un servizio di revisione del comunicato: con un sovrapprezzo, addetti stampa professionisti rivedono il testo redatto dall’azienda per renderlo più efficace. 

Comunicato stampa scaled

Location della conferenza stampa

Il secondo fattore da prendere in considerazione per capire quanto costa organizzare una conferenza stampa è la location. Una conferenza stampa ha in genere una durata breve, che va da pochi minuti a un massimo di due ore, quindi la spesa per l’affitto è minore rispetto a quella necessaria per eventi più lunghi.

Il costo della location della conferenza stampa dipende da alcune variabili, come la città, il periodo dell’anno o il giorno della settimana. Scegliere un luogo in una posizione centrale comporta di solito una spesa più alta, ma potrebbe rivelarsi un ottimo investimento per la buona riuscita dell’evento. 

I giornalisti hanno agende molto impegnate e difficilmente accettano di partecipare a un evento in un luogo difficile da raggiungere. Si consiglia di scegliere una location che sia facilmente raggiungibile in automobile o, meglio ancora, che si trovi in una zona ben collegata dai mezzi pubblici.

La location più adatta varia in base al tipo di conferenza stampa e al settore di attività dell’azienda. Una location istituzionale, come un palazzo storico in centro o una fondazione, è particolarmente indicata per ospitare una conferenza stampa dal taglio corporate. 

Per promuovere un nuovo prodotto e/o servizio, invece, si consiglia di scegliere una location particolare e d’impatto, come un locale alla moda o uno spazio industriale. Più il luogo è esclusivo e rinomato, più il costo aumenta.

Per garantire la buona riuscita della conferenza, la sala deve essere dotata di un buon impianto audio e, in alcuni casi, di altre attrezzature tecnologiche, come uno schermo o un videoproiettore. L’affitto di questi strumenti è molto costoso, ma è possibile risparmiare scegliendo una location che sia già dotata di tutto il necessario.

La location per una conferenza stampa deve contenere un numero sufficiente di sedie per ospitare i giornalisti e avere un buon impianto di illuminazione. Scegliere una location che presenti già queste caratteristiche consente di contenere notevolmente la spesa.
Per una comunicazione più efficace, è bene che i relatori si trovino in una posizione di rilievo rispetto al pubblico. Se la sala non dispone di un palco, si consiglia di affittare una piattaforma modulare oppure podi e leggii per gli oratori.

Numero di giornalisti invitati

Anche il numero di giornalisti invitati può influire significativamente sul costo della conferenza stampa. Gran parte delle spese organizzative dipende direttamente dal numero di invitati all’evento.

Le tariffe dell’ufficio stampa esterno cambiano significativamente se l’evento è di grandi dimensioni perché è necessario contattare e selezionare un maggior numero di interlocutori. Per attirare l’interesse dei giornalisti, è necessario elaborare strategie mirate in base al loro settore e alla redazione da cui provengono. Se i professionisti coinvolti in questa operazione sono numerosi, il lavoro risulta più complesso. 

Anche il costo della location varia in base al numero dei giornalisti invitati alla conferenza stampa. Se per un evento con pochi ospiti è sufficiente affittare una piccola sala con una tavola rotonda, quando si organizza un evento di grandi dimensioni è necessario scegliere una sala spaziosa con molti posti a sedere e un impianto audio efficiente. L’ampiezza e la capienza della sala sono due fattori che influiscono significativamente sul costo della location.  

Il costo del servizio di catering dipende direttamente dal numero di ospiti dell’evento: più i commensali sono numerosi, più i costi aumentano. Di solito, però, i fornitori prevedono sconti quando si raggiunge un numero minimo di invitati. 

Se i giornalisti invitati sono particolarmente numerosi, gestire la conferenza stampa può rivelarsi un’operazione complessa. In questi casi, la soluzione ideale è affidarsi a un servizio di hostess e steward professionisti che si occupino dell’accoglienza di relatori e giornalisti e che li assistano durante l’intera durata dell’evento. Si tratta di una spesa aggiuntiva che, in casi come questo, si rivela necessaria.

Numero di giornalisti invitati

Servizio di traduzione e interpretariato

Se alla conferenza stampa partecipano anche giornalisti provenienti da redazioni internazionali, è necessario adoperarsi per richiedere un servizio di traduzione e interpretariato, in modo tale da assicurarsi che tutti i partecipanti comprendano gli interventi dei relatori.  

Il costo dei servizi di traduzione varia in base al numero di professionisti di cui si necessita, ma dipende anche dalla lingua. I servizi di interpretariato per le lingue più diffuse, come inglese, francese o spagnolo, hanno un costo minore, mentre i prezzi aumentano per lingue come il portoghese o il tedesco. 

Il costo del servizio cresce ulteriormente in base alla complessità e alla diffusione della lingua: le traduzioni da lingue europee complesse e poco studiate, come finlandese, svedese o lettone, sono più costose rispetto a quelle dal russo, polacco o greco. I costi più alti sono quelli per la traduzione di lingue extra-europee e con un alfabeto diverso da quello latino, come ebraico, arabo, giapponese o turco. 

Le tariffe variano anche in base alla tipologia di interpretariato di cui si necessita durante l’evento, che può essere:

  • consecutivo, quando l’oratore, dopo intervalli di tempo più o meno lunghi, interrompe il discorso per permettere all’interprete di tradurre ad alta voce;
  • simultaneo, quando l’interprete traduce in tempo reale il discorso dell’oratore con una differita di pochi secondi. L’oratore può proseguire il discorso senza interruzioni, mentre i partecipanti ascoltano gli interventi nella propria lingua tramite delle cuffie.

I servizi di interpretariato simultaneo sono più complessi da gestire perché richiedono professionisti con una preparazione specifica e attrezzature particolari, come cuffie, microfoni e cabine con isolamento acustico. Le tariffe sono in genere più elevate rispetto a quelle per i servizi di interpretariato consecutivo.

L’obiettivo principale del servizio di traduzione e interpretariato è trasmettere in modo chiaro ed esauriente ai partecipanti i concetti espressi dai relatori. Per questo è importante che gli interpreti siano specializzati nel settore di attività dell’azienda e ne conoscano il linguaggio specifico. 

Catering e servizi aggiuntivi

Al termine della conferenza, non può mancare un rinfresco per ringraziare i giornalisti della loro partecipazione. Trattandosi di professionisti solitamente molto impegnati e con poco tempo a disposizione, si consiglia di optare per un aperitivo veloce o un buffet a base di finger-food. 

Il costo del servizio di catering varia in base alla formula selezionata: rinfreschi veloci e con quantità di cibo ridotte sono particolarmente indicati per concludere una conferenza stampa e costano meno rispetto a pranzi o cene. 

Anche la qualità dei prodotti influisce notevolmente sul prezzo del servizio: è necessario prestare molta attenzione alla scelta dei fornitori, perché dietro a costi troppo bassi potrebbe celarsi l’utilizzo di cibo scadente. 

Un elemento su cui è possibile risparmiare sono le spese di trasporto: scegliere un servizio di catering con una sede vicina al luogo dell’evento è un’ottima soluzione per evitare lunghi spostamenti. Una scelta di questo tipo permette anche di ridurre le emissioni prodotte da camion e automobili e contribuisce a rendere l’evento più sostenibile dal punto di vista ambientale.

Per sapere quanto costa organizzare una conferenza stampa, occorre considerare anche eventuali servizi aggiuntivi per i giornalisti. È buona norma, per esempio, fornire a tutti coloro che partecipano all’evento il cosiddetto press kit. Si tratta di una cartella stampa contenente questi documenti:

  • programma dell’evento;
  • comunicato stampa;
  • brochure dell’azienda organizzatrice e di eventuali sponsor. 

A seconda dei casi, è possibile aggiungere: 

  • immagini utili per la stesura degli articoli;
  • schede con la bio dei relatori;
  • dettagli tecnici su un determinato prodotto o servizio;
  • comunicati dell’Amministratore Delegato;
  • pubblicità dell’azienda;
  • materiali multimediali sul tema della conferenza.

Il press kit comporta dei costi non indifferenti, relativi alla redazione e alla stampa dei materiali, ma aiuta i giornalisti a scrivere l’articolo nel miglior modo possibile e a riportare in modo chiaro tutte le informazioni fornite durante la conferenza stampa. 

In alcuni casi, è una buona idea investire nell’acquisto di gadget per ringraziare gli invitati della loro partecipazione. Se gli oggetti regalati risultano utili e originali, i giornalisti non si dimenticheranno dell’evento e, soprattutto, dell’azienda che l’ha organizzato.

Catering e servizi aggiuntivi

Non dimenticare il budget per gli imprevisti

Per capire quanto costa organizzare una conferenza stampa non bisogna dimenticarsi del budget per gli imprevisti. Per quanto ci si impegni a definire nel dettaglio le voci di spesa per rispettare le esigenze di bilancio, i contrattempi sono sempre dietro l’angolo e rischiano di compromettere la buona riuscita dell’evento.

È praticamente impossibile prevedere quali spese aggiuntive potrebbero presentarsi durante l’organizzazione dell’evento, per questo è preferibile agire con anticipo e prepararsi a ogni evenienza. Prevedere nel budget una somma di riserva da utilizzare in caso di emergenza è un’ottima soluzione per salvaguardare la tenuta del bilancio.

In genere, si consiglia di riservare per questo scopo una somma corrispondente al 10% del budget totale, un margine sufficiente per coprire le spese aggiuntive senza stravolgere i conti. 

Predisporre un budget per gli imprevisti è una scelta facoltativa, ma è fortemente consigliato perché la possibilità di incorrere in un contrattempo è molto probabile. Questo perché organizzare una conferenza stampa è complesso ed è necessario prestare attenzione a una molteplicità di aspetti contemporaneamente. 

In questi casi, sbagliare o dimenticarsi qualcosa è molto comune: pensiamo per esempio a un’eventualità ricorrente come un errore di battitura nei documenti del press kit. Il costo della ristampa può essere molto alto, soprattutto se ci sono molti partecipanti, e l’unica soluzione è attingere al fondo imprevisti.

Per affrontare al meglio gli imprevisti, la soluzione ideale è affidarsi a un’agenzia di eventi che, tramite la sua segreteria organizzativa, stabilisce il piano di lavoro in base al budget a disposizione e assiste l’azienda in tutti gli aspetti organizzativi. Affidarsi a professionisti del settore può davvero fare la differenza ed è un investimento fondamentale per garantire la buona riuscita dell’evento.

Rispondere alla domanda “quanto costa organizzare una conferenza stampa?” è molto complesso, perché, come abbiamo visto, la spesa finale dipende da numerose variabili. Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona, possiamo fornirti una stima realistica dei costi da affrontare in base alle tue esigenze e agli obiettivi che intendi raggiungere.

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