Il workshop è un evento dinamico e interattivo, utile per condividere conoscenze, incoraggiare la collaborazione e promuovere lo sviluppo personale e professionale dei partecipanti. Tutte le persone coinvolte sono chiamate a dare il proprio contributo per raggiungere obiettivi specifici.
Grazie alle attività proposte e all’interazione diretta con esperti del settore, i partecipanti apprendono velocemente nuove competenze e aumentano la propria capacità di problem solving. La formula del workshop favorisce la nascita di idee innovative, stimola la creatività e il pensiero alternativo.
Quanto costa organizzare un workshop? Per rispondere a questa domanda è necessario tenere conto di alcune variabili:
- durata e location;
- attività e coach;
- numero di partecipanti;
- segreteria organizzativa;
- catering e servizi aggiuntivi;
- marketing e pubblicità.
Durata e location del workshop
Per capire quanto costa organizzare un workshop, occorre considerare che la durata influisce notevolmente sulla spesa totale. Gran parte delle voci di spesa, infatti, dipendono direttamente da questa variabile.
Il workshop ha una durata minima di un paio d’ore, ma, in alcuni casi, può prolungarsi per più giorni consecutivi: la scelta dipende dagli obiettivi degli organizzatori, dalle esigenze dei partecipanti e dai temi trattati.
I workshop di breve durata sono la formula più diffusa e utile per proporre ai partecipanti attività pratiche mirate o trattare un argomento specifico. Quelli più lunghi, invece, sono l’ideale per approfondire temi complessi e prevedono attività diverse, come laboratori, sessioni di brainstorming, simulazioni ed esercitazioni.
I workshop di durata maggiore implicano delle spese più significative: per supportare i partecipanti durante le attività, per esempio, è necessario fornire i materiali didattici, come dispense, libri e attrezzature. Se il workshop dura per più giorni, le attività sono numerose e diversificate e la quantità di materiali necessaria aumenta considerevolmente.
Se si dedicano al workshop uno o più giorni, è necessario offrire ai partecipanti pranzi, cene, colazioni, rinfreschi o coffee break: tutti questi servizi comportano un aumento significativo della spesa. Senza contare che un evento di lunga durata richiede tempi di pianificazione più lunghi e il coinvolgimento di un maggior numero di professionisti, come moderatori, tecnici e hostess.
La durata del workshop influisce anche sul costo della location, un altro fattore che incide significativamente sul costo dell’evento. Le tariffe, infatti, sono calcolate su base oraria o giornaliera.
Il workshop è un evento particolare, perché prevede la partecipazione attiva di tutti i partecipanti. La location deve avere delle caratteristiche ben precise per facilitare le interazioni e ospitare le attività previste. La classica sala conferenze in cui il pubblico è seduto davanti a un palco non è un’opzione valida. Le sedie disposte a cerchio e le tavole rotonde facilitano il lavoro di gruppo e aiutano ad abbattere le gerarchie.
La location deve essere dotata di tutte le attrezzature tecnologiche indispensabili, come proiettori, impianti audiovisivi, tablet e lavagne luminose: affittare questi materiali può essere molto costoso e incidere notevolmente sul costo dell’evento. La soluzione ideale è scegliere una location che disponga già dell’attrezzatura necessaria e abbia le caratteristiche adatte per ospitare un workshop.
Grazie alla popolarità di questo tipo di eventi, sono sempre di più gli hotel, centri congressi e spazi di coworking che dispongono di tutto il necessario per organizzare un workshop. Offrono alle aziende dei pacchetti che comprendono l’affitto della location e l’uso attrezzature a un prezzo scontato.
Attività e coach
Il numero e la tipologia di attività proposte sono un’altra variabile importante per capire quanto costa organizzare un workshop. Prevedere delle sessioni di brainstorming, esercitazioni pratiche, attività di team building o prevedere dei gruppi di discussione dipende dagli obiettivi degli organizzatori e dal tema trattato.
Le attività del workshop, soprattutto se sono numerose e diversificate, richiedono un’attenta pianificazione e l’impiego di tempo e risorse: potrebbe essere necessario, per esempio, fornire materiali specifici, come strumenti didattici, supporti multimediali e documenti cartacei e stimarne preventivamente i tempi di ideazione nonché i costi di realizzazione.
Cacce al tesoro, simulazioni o giochi di ruolo possono essere una soluzione funzionale per fare team building e perseguire obiettivi specifici, ma comportano costi più elevati. Pianificare queste attività è un’operazione lunga e complessa e le attrezzature necessarie sono piuttosto costose.
Il successo del workshop dipende in gran parte dai professionisti che conducono e presentano l’incontro: è opportuno ricordare che non basta contattare un relatore, ma occorre affidarsi a un coach esperto, in grado di guidare un evento di questo tipo. La formula del workshop, infatti, è molto diversa da una normale conferenza e richiede abilità specifiche: il relatore o tutor deve essere in grado di coinvolgere i partecipanti e spingerli a collaborare per raggiungere determinati obiettivi.
Quando si scegliere chi ingaggiare per portare avanti il workshop bisogna considerare che ci sono alcuni elementi che possono incidere sul cachet richiesto:
- anni di esperienza;
- eventuali certificazioni conseguite;
- servizio online o in presenza;
- durata delle sessioni;
- ideazione di materiali didattici più o meno personalizzati;
- tipologia degli obiettivi prefissati.
Le tariffe dei coach variano significativamente in base all’area geografica in cui lavorano: se i tutor arrivano da fuori città, occorre calcolare anche le spese per gli spostamenti. In genere, si consiglia affidarsi a professionisti con sede vicina al luogo dell’evento per ridurre questi costi.
Per l’organizzazione di workshop della durata di più giorni è necessario occuparsi delle spese di pernottamento dei coach: occorre individuare una struttura ricettiva vicina al luogo dell’evento per permettere ai tutor di spostarsi agevolmente. Un’ottima soluzione per ridurre i costi è organizzare l’evento nella sala di un albergo: esistono dei pacchetti che forniscono alle aziende, a un prezzo scontato, sala meeting, spazio per il rinfresco e camere per i professionisti coinvolti.
Numero di partecipanti
Per avere un’idea di quanto costa organizzare un workshop bisogna stimare il numero di partecipanti. Da questa variabile, infatti, dipendono molte delle spese che gli organizzatori devono sostenere.
Infatti, questa variabile incide, prima di tutto, sul costo della location dal momento che le tariffe degli spazi per workshop variano in base all’ampiezza e alla capienza delle sale: gli ambienti di dimensioni più ampie e con più posti a sedere pesano di più sul budget per l’organizzazione del workshop.
Se poi il workshop prevede una particolare affluenza bisogna considerare il tempo e gli spazi per assicurare a tutti i partecipanti un’attività soddisfacente: in questo senso non bisogna dimenticare che la location deve avere la possibilità di dividere la sala principale in diverse zone dove i diversi gruppi di persone possono svolgere delle attività insieme sotto la supervisione di un tutor.
Del resto, programmare attività per un gran numero di persone è un’operazione complessa, richiede più tempo e comporta costi maggiori: è importante inserire nelle stime iniziali anche le spese di stampa e reperimento dei materiali di supporto aumentano considerevolmente in presenza di gruppi molto numerosi.
Anche il costo del catering dipende direttamente dal numero dei partecipanti all’evento. Se i commensali sono numerosi aumentano i costi del cibo e della manodopera. Molti fornitori, però, offrono degli sconti al raggiungimento di un numero minimo di persone.
Segreteria organizzativa
Organizzare un workshop è un’operazione complessa: occorre definire gli obiettivi, programmare le attività e individuare i tutor e fornitori più adatti alle proprie esigenze. Il fai-da-te in questi casi è fortemente sconsigliato: per garantire la buona riuscita dell’evento è necessario rivolgersi a un’agenzia di eventi esperta nell’organizzazione workshop. Il supporto della segreteria organizzativa è davvero irrinunciabile e alleggerisce notevolmente il lavoro degli organizzatori.
La segretaria organizzativa è il back-office dell’agenzia e tiene sotto controllo tutti gli aspetti logistici, contrattuali e non del workshop. È composta da professionisti esperti nell’organizzazione di eventi, che individuano le soluzioni migliori per soddisfare le esigenze del cliente e dei suoi ospiti.
Tra le mansioni della segreteria organizzativa rientra la gestione dei contatti con i partecipanti: si occupa della redazione e distribuzione degli inviti, ma anche della corrispondenza per email con relatori, collaboratori, partner e partecipanti. Individua i tutor migliori per il workshop in base agli obiettivi e al budget dell’azienda, mantiene i contatti con loro e ne organizza gli spostamenti.
La segreteria organizzativa si occupa anche di individuare i fornitori migliori per soddisfare le esigenze del cliente. Questo team di esperti del settore non lascia nulla al caso e si occupa di stilare le fasi organizzative e operative dell’evento senza tralasciare alcun dettaglio.
Grazie all’esperienza maturata nel campo è in grado di offrire agli invitati un evento indimenticabile senza sforare il budget a disposizione. Il supporto di una segreteria organizzativa comporta un costo ulteriore da aggiungere al totale, ma può davvero fare la differenza tra un evento ben riuscito e uno da dimenticare.
Catering e servizi aggiuntivi
Per mantenere l’attenzione sempre alta sulle attività l’organizzatore dell’evento può prevedere anche dei coffee break durante i quali offrire un piccolo rinfresco. La pausa offre un momento di distensione, ma anche di networking e di interazione con gli altri partecipanti o con il tutor. Per valorizzare appieno questo momento del workshop si può richiedere al catering un servizio aggiuntivo che andrà aggiunto al budget dell’evento, sotto la voce “food and beverage”.
Ci sono molte variabili che incidono sul costo di questo servizio:
- qualità del cibo e del servizio, prezzi troppo bassi dovrebbero mettere in allarme: potrebbero nascondere l’uso di cibo scadente. Offrire ai propri ospiti alimenti di scarsa qualità è un errore che rischia di compromettere la buona riuscita dell’evento;
- spese per gli spostamenti di materie prime e personale, un’ottima soluzione per ottimizzare questi costi è contattare fornitori locali con sede vicina al luogo dell’evento. Una scelta di questo tipo consente di abbassare le emissioni prodotte da camion e automobili e rende l’evento più sostenibile;
- numero delle pause previste, usualmente due durante la giornata, una al mattino e una al pomeriggio. Tuttavia, soprattutto quando l’evento si svolge in più giorni, viene anche messo a disposizione un breve aperitivo a conclusione della giornata formativa,
Spesso si rivela necessario fornire ai propri ospiti dei servizi aggiuntivi, che incidono sul costo totale dell’evento. Se al workshop partecipano molti invitati, per esempio, è utile affidarsi a un servizio di hostess e steward professionisti. Il supporto di personale esperto è indispensabile per accogliere e guidare i partecipanti.
Hostess e steward supportano gli invitati durante l’intera durata dell’evento e li accompagnano nelle location in cui si svolgono le sessioni. Grazie al loro aiuto, anche un evento molto partecipato può procedere senza intoppi.
Marketing e pubblicità dell’evento
Un altro elemento da prendere in considerazione per capire quanto costa organizzare un workshop sono le spese relative a marketing e pubblicità. Una corretta promozione dell’evento è fondamentale per la sua buona riuscita perché garantisce un’ampia visibilità e attrae un gran numero di partecipanti.
Il costo di una campagna promozionale può variare significativamente in base a diversi fattori, come la durata dell’evento, le dimensioni, l’area geografica, il target di riferimento e, soprattutto, la strategia utilizzata.
Elaborare una campagna promozionale online comporta dei costi specifici. Per aumentare la visibilità dell’evento, per esempio, è possibile creare degli annunci sponsorizzati sui motori di ricerca grazie a strumenti come Google Ads.
Promuovere il workshop sui social network è fondamentale, soprattutto se il target di riferimento è composto da persone giovani. Oltre ad annunciare l’evento sulle proprie pagine, l’azienda può creare dei post sponsorizzati su Facebook e Instagram per raggiungere un maggior numero di utenti. Per elaborare campagne più mirate, esistono strumenti di targeting avanzati a pagamento, che comportano una spesa ulteriore.
È possibile ricorrere anche ad attività di promozione offline, come la distribuzione di volantini o l’invio di inviti cartacei. Queste strategie comportano costi relativi alla progettazione, stampa e distribuzione dei materiali.
La creazione di contenuti a pagamento e organici è un’ottima strategia per promuovere il workshop: può avvenire sia attraverso i canali dell’azienda sia con l’aiuto di influencer legati al settore di attività. Ideare foto, video e articoli blog collegati all’evento aiuta ad aumentare il numero dei partecipanti, ma comporta dei costi aggiuntivi.
Capire quanto costa organizzare un workshop è un’operazione complessa e le variabili da considerare sono numerose. La soluzione ideale è rivolgersi a un’agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi aziendali: noi di Endes possiamo fornirti una stima realistica dei costi in base alle tue esigenze e agli obiettivi del tuo workshop.