Le caratteristiche della sala per eventi aziendali perfetta

Che si tratti di un convegno, di un congresso o di un incontro di team building, prima di scegliere la location assicuratevi che abbia tutte le caratteristiche della sala per eventi aziendali perfetta. Non c’è dubbio che i migliori spazi per eventi abbiano caratteristiche uniche. Ogni evento ha bisogno di un luogo che lo ospiti, ed è per questo che è importante sapere cosa rende una buona sala per eventi aziendali in termini di caratteristiche.

Oltre a degli ambienti puliti e organizzati e uno spazio è sufficientemente grande per accogliere tutti gli ospiti, c’è molto di più. Scopriamo insieme le caratteristiche che rendono una sala per venti unica e un ambiente ideale per dipendenti, stakeholder, clienti, partner e finanziatori.

sala eventi aziendali luci

La luce e l’audio

Potreste pensare che la luce sia l’ultima delle vostre preoccupazioni quando si tratta di spazi per eventi. Sono tanti i fattori che concorrono a creare il giusto schema di illuminazione per una sala eventi:

  • Luce naturale: Le finestre a tutta altezza permettono alla luce naturale di filtrare nel vostro spazio, aggiungendo calore e dimensione e consentendo di creare un’atmosfera confortevole tutto l’anno.
  • Illuminazione controllata: Se usata correttamente, l’illuminazione d’ambiente può creare un’atmosfera senza distrarre gli ospiti dalle loro conversazioni o presentazioni. Questo tipo di illuminazione soffusa può provenire da apparecchi posizionati al di sopra dell’altezza degli occhi in tutta la stanza (o facendo buon uso di fonti esistenti come i lucernari), che aiutano a creare un’atmosfera tranquilla e a dare profondità agli elementi di design del locale.
  • Luminosità: Il livello di luminosità deve essere appropriato sia per gli eventi diurni che per quelli notturni; un’eccessiva luminosità rende difficile concentrarsi su ciò che si sta facendo durante le riunioni o gli incontri sociali, perché crea un bagliore sugli schermi o sui monitor dei computer nelle vicinanze; un’eccessiva luminosità fa sì che le persone si sentano scollegate le une dalle altre e distratte dalle luci intense che si trovano direttamente sopra la testa.

Una sala per eventi aziendali deve avere un sistema audio in grado di gestire discorsi, presentazioni e altre attività. Che si tratti di una riunione intima o di una conferenza su larga scala, è necessario poter sentire ed essere ascoltati.

È l’unico modo in cui le persone in fondo alla sala possono sentire ciò che accade, e deve essere chiaro, nitido e sufficientemente forte da permettere anche a chi è nelle ultime file di sentire ciò che accade sul palco.

Le attrezzature audio comprendono microfoni, altoparlanti e apparecchiature audio come schede audio e mixer. Se volete che il vostro evento si svolga senza intoppi e con un suono eccellente, è importante scegliere una location che abbia le attrezzature giuste.

In caso di eventi ibridi, deve inoltre essere in grado di gestire le chiamate da postazioni remote, in modo che gli ospiti non presenti in sala possano comunque partecipare all’evento attraverso lo schermo del proprio computer.

sala eventi aziendali sedute palco

Il tipo di sedute e il palco

Il tipo di sedute della sala eventi avrà un enorme impatto sull’aspetto, la sensazione e l’esperienza dei vostri ospiti.

La prima cosa da considerare è il numero di persone che parteciperanno all’evento. Se si tratta di un evento di grandi dimensioni, dovrete assicurarvi che ci siano abbastanza posti a sedere per tutti i vostri ospiti. In caso contrario, potrebbero sentirsi a disagio o non sapere dove sedersi. Gli eventi più piccoli possono essere organizzati con meno posti a sedere se gli ospiti si conoscono meglio e sanno a chi devono sedersi accanto.

Bisogna anche considerare il tipo di seduta più adatto all’evento stesso. Ad esempio, se state organizzando una cerimonia di premiazione, potreste scegliere posti a sedere più formali e più in alto, su pedane, in modo che i partecipanti possano vedersi meglio durante le presentazioni. Se invece avete in programma una cena con i clienti in un ristorante di lusso, probabilmente vorrete sedie più comode, in modo che tutti si sentano rilassati durante la cena.

Il palco è il punto focale di qualsiasi sala per eventi aziendali. Un buon palco deve essere in grado di accogliere tutti gli ospiti e il relatore contemporaneamente, pur rimanendo intimo e personale. Inoltre, deve essere facilmente accessibile, in modo da poterlo raggiungere in modo rapido e semplice, se necessario.

Se volete impressionare i vostri ospiti e fare in modo che si ricordino dell’evento per gli anni a venire, avete bisogno di un palco che abbia tutte queste caratteristiche:

  1. Una buona visuale da tutte le angolazioni: Il palco deve essere collocato in fondo alla sala, in modo che gli ospiti possano vederlo da tutte le angolazioni, ma deve anche essere vicino a una parete, in modo che le persone che si trovano dietro non possano vedere oltre la folla e intravedere ciò che accade lassù. Deve essere abbastanza alto da permettere a tutti i presenti di vederlo senza dover allungare il collo o alzarsi in punta di piedi per vederlo bene.
  2. Un’illuminazione all’avanguardia che possa essere controllata da più punti: L’illuminazione deve essere morbida e lusinghiera, con un occhio di riguardo per l’aspetto delle persone e non solo per quello delle cose visibili. Questo aspetto è particolarmente importante per gli oratori o gli artisti che stanno sul palco per lunghi periodi di tempo: avere le luci che brillano direttamente sul viso può causare mal di testa, offuscamento della vista e altri problemi che rendono difficile svolgere bene il proprio lavoro.
  3. Un sistema audio professionale: Anche la qualità del suono è fondamentale nella progettazione della sala per eventi. L’audio di ogni relatore deve essere chiaro e sufficientemente alto da permettere a tutti i presenti di sentire chiaramente senza affaticarsi.

La scelta della sala per eventi aziendali che abbia tutte le caratteristiche necessarie per essere perfetta è tutt’altro che semplice. Endes possiede le risorse e l’esperienza di cui avete bisogno per realizzare un evento di classe che stupisca i vostri ospiti e sia indimenticabile.

Thanks to Andrew Haha Lee for the lighting picture from Unsplash.

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