Come allestire le location di eventi aziendali?

Sapere come allestire le location di eventi aziendali è imprescindibile se volete regalare ai vostri ospiti un’esperienza memorabile. Affinché tutto sia perfetto, il primo passo è sicuramente trovare la sede giusta: che sia adatta al vostro brand e al vostro budget, che sia situata in un’area comoda per i partecipanti e che offra i servizi di cui avete bisogno.

Ci sono altri fattori da considerare quando si cerca una sede per eventi aziendali. Sapete quante persone parteciperanno? Quali tipi di attività intendete svolgere durante l’evento? Ci sono opzioni di catering specifiche disponibili in questa sede? Queste domande possono sembrare abbastanza semplici da sole, ma se combinate tra loro aiutano ad allestire la location ideale in modo da renderla speciale.

Non si tratta solo del tipo di arredamento, ma anche dell’aspetto e dell’atmosfera della sede. In questo articolo vi consigliamo alcuni aspetti da prendere in considerazione per creare un allestimento perfetto e far sì che parli del vostro brand. quali la reception, le attrezzature e i servizi che intendete offrire ai convenuti.

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Parla del tuo brand

Parla del tuo brand. Potrebbe sembrare un consiglio scontato, ma non lo è. L’aspetto della location che ospita il vostro evento aziendale dice molto della vostra azienda ed è una rappresentazione fisica dei valori aziendali. È un’opportunità per mostrare la personalità del vostro brand, che può contribuire a rafforzare le relazioni con i clienti e le altre parti interessate.

Una volta deciso che tipo di evento intendete organizzare e quale atmosfera volete che la sede prescelta evochi, è il momento di iniziare a pensare nel dettaglio al suo allestimento e a personalizzarla.

La personalizzazione della sede attraverso un adeguato branding è molto importante per diversi motivi:

  • Aumenta la consapevolezza e la visibilità del marchio nelle diverse aree della location dell’evento.
  • Migliora la comunicazione tra l’azienda e i vostri clienti, partner o stakeholder, offrendo loro un’esperienza memorabile durante l’evento.
  • Crea un’impressione duratura nella mente dei partecipanti, che potranno ricordare il vostro marchio quando ripenseranno all’esperienza che avete offerto loro.
  • Esprime in maniera visiva il messaggio che volete trasmettere con l’evento.
  • Definisce e mette in rilievo le caratteristiche dell’evento e dell’azienda stessa.
  • Offre una Brand Experience completa e coinvolgente.
  • Permette ai partecipanti di entrare in contatto tra loro in modo più significativo rispetto a uno spazio generico.

Con tutti questi vantaggi, non c’è da stupirsi se molti organizzatori di eventi aziendali scelgono di personalizzare le location con allestimenti che parlano del brand aziendale.

Se volete assicurarvi che i vostri eventi aziendali siano un successo, dovete prestare attenzione ai dettagli. Non volete che i vostri partecipanti siano distratti o confusi da un layout poco chiaro o da un design visivo disordinato. Ecco alcuni consigli su come allestire la sede degli eventi aziendali in modo che tutto fili liscio:

  • Prestate attenzione alla disposizione dei simboli aziendali: volete che siano visibili ma non distraggano.
  • Collocate dei pannelli indicatori: devono essere posizionati in modo strategico per indirizzare le persone dove devono andare, ma senza bloccare la visuale.
  • Fate attenzione a come vengono disposti i programmi dell’evento: devono essere sufficientemente visibili da permettere ai visitatori di vedere le informazioni sui relatori o su altre attività che si svolgono durante l’evento.
  • Disponete il materiale aziendale e le vostre brochure in maniera adeguata: devono apparire ordinati e puliti, ma allo stesso tempo.

Non dimenticate la cosa più importante: il vostro logo deve essere presente su tutti gli allestimenti di cui abbiamo parlato fino ad ora.

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Reception e attrezzature

Reception e attrezzature tecniche fanno parte degli allestimenti delle location per eventi aziendali che vanno curati in particolar modo.

La reception è di solito il primo luogo in cui tutti si recano quando arrivano a un evento aziendale; quindi, è importante che quest’area sia ben illuminata e accogliente.

Il banco della reception deve essere collocato vicino all’ingresso dell’edificio. Se avete più ingressi, potete creare desk separati per ciascuno di essi. In questo modo, da qualsiasi porta entreranno gli ospiti, potranno procedere agevolmente con le operazioni di accredito.

Per garantire il successo dell’evento, la reception deve essere organizzata in maniera tale da consentire le operazioni di accoglienza e accredito nel più breve tempo possibile. Fornite alle hostess una lista con i nominativi dei convenuti e, se le categorie di ospiti sono molte, preparate diversi badge con le scritte Stampa, Relatori, Ospiti o Sponsor in modo che la lista possa essere suddivisa in modo ordinato.

Per un’accoglienza perfetta e veloce, seguite questi accorgimenti in modo da non creare file e attese all’ingresso:

  • Prevedete un numero adeguato di desk in base al numero dei partecipanti all’evento.
  • Predisponete postazioni reception differenziate per l’accredito delle diverse categorie di ospiti.
  • Preparate in anticipo i badge e i materiali da distribuire ai convenuti.

Durante l’evento, il banco della reception deve essere sempre presidiato da personale, in modo che gli ospiti possano sempre trovare qualcuno che li aiuti a rispondere alle loro domande. Il personale di questo banco deve anche essere preparato a rispondere alle domande sulla vostra azienda.

Ogni tipologia di evento richiede delle specifiche attrezzature tecniche come computer, schermi e maxischermi, microfoni, amplificatori, videoproiettori e wi-fi. Quando scegliete la location per il vostro evento, assicuratevi che siano presenti tutte le attrezzature di cui avete bisogno o che la sede sia predisposta per la loro installazione e utilizzo.

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I servizi

Tra le caratteristiche della sala perfetta per eventi aziendali non può mancare l’allestimento adeguato ai servizi che intendete fornire agli ospiti.

Accertatevi innanzitutto di quali servizi sono disponibili presso la struttura che avete scelto, quali sono inclusi nel prezzo e di quali servizi aggiuntivi potreste aver bisogno.

Se volete offrire ai partecipanti un light lunch o un coffee break e la location del vostro evento non ha una cucina, assicuratevi che sia presente una sala attigua o uno spazio dove poter offrire ristoro ai vostri ospiti con vivande fornite da un servizio di ristorazione esterno.

Alcune location, come le sale congressi degli hotel, sono in grado di garantire il servizio di transfer da e verso l’aeroporto o la stazione. Nel caso in cui non fosse così, prendete in considerazione un servizio di transfer privato per garantire ai vostri ospiti un’esperienza unica e un viaggio dotato di tutti i confort.

Prima di prendere una decisione definitiva su come allestire le location per eventi aziendali, è importante considerare non solo quante persone parteciperanno al vostro evento, ma anche da quale parte del mondo arrivano. Poniamo che al vostro evento siano presenti ospiti stranieri che necessitano di traduzione simultanea. In questo caso, è necessario allestire la sala con cabine per gli interpreti e fornire cuffie ai convenuti. Se questo non è possibile, è opportuno il servizio di chuchotage.

Nella maggior parte degli eventi aziendali, i fotografi vengono ingaggiati dall’azienda o dall’organizzazione ospitante per l’occasione. Far scattare foto professionali durante l’evento può essere un ottimo modo per catturare i ricordi della serata ed è anche un ottimo modo per far sì che le persone che non hanno potuto partecipare di persona, o che sono andate via prima, siano comunque coinvolte in quello che accade.

Se volete essere davvero certi che il vostro evento si svolga in un luogo che rispecchi appieno la vostra azienda e ai suoi valori, non esitate a contattarci. Noi di Endes non ci limitiamo a trovare le location ideali, ma le rendiamo uniche.

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