Avete fatto delle ricerche e sapete che un evento aziendale è la soluzione giusta per la vostra azienda. Avete una grande idea per un evento che porterà nuovi clienti, ma ora dovete pianificare. Questo può essere molto impegnativo se non sapete quali sono le principali fasi dell’organizzazione di un evento.
Dopo aver deciso l’obiettivo del vostro evento, inizia l’organizzazione vera e propria dell’evento aziendale. È un compito impegnativo che deve essere svolto con grande cura e attenzione per garantire il successo che meritate. Per aiutarvi in questa ardua missione, in questo articolo passiamo in rassegna gli elementi di base del processo di organizzazione di un evento aziendale, illustrando le fasi necessarie per dargli vita.
Ideazione
L’ideazione e la definizione del concept di un evento aziendale rappresentano la prima fase della sua organizzazione.
È questo il momento di decidere che tipo di evento si vuole e perché. Molte aziende organizzano convention interne dedicate a tutti i dipendenti per consolidare il senso di appartenenza all’azienda, ma altre aziende organizzano conferenze per costruire relazioni con i clienti attuali e potenziali.
Nella fase dell’ideazione dovete definire:
- obiettivi dell’evento;
- target e stakeholder da coinvolgere;
- location;
- periodo in cui si terrà l’evento;
- tempistiche necessarie per le attività;
- tema principale.
Il nostro consiglio è quello di differenziarsi dalle aziende competitor regalando ai vostri ospiti non un semplice evento aziendale, ma un’esperienza unica e memorabile, che rimanga impressa nella loro mente in maniera indelebile e che li faccia parlare di voi in maniera entusiasta per molto tempo.
Dimenticate quegli eventi fatti soltanto di interventi dei relatori organizzati nelle anonime sale riunioni di un hotel. Lasciate spazio a momenti di confronto e networking per condividere idee e conoscenze. Mescolate il mondo degli eventi fisici e digitali per dare vita a qualcosa di davvero unico.
Pensate magari ad una festa di fine anno da far vivere a tutti i vostri collaboratori e dipendenti da remoto. Centinaia di persone riunite in rete, immerse nell’atmosfera natalizia grazie ad un set virtuale a tema. E poi intrattenimenti e spettacoli personalizzati e dedicati alla mission dell’azienda. Un’esperienza virtuale capace di donare emozioni reali che lasciano il segno. L’evento è stato caratterizzato da spettacoli e intrattenimenti, tutti personalizzati e dedicati alla mission dell’azienda, per donare emozioni indimenticabili.
Sviluppo e fattibilità
Una volta deciso il concept, è nella fase di sviluppo e studio di fattibilità dell’evento aziendale che si scopre se tutto può essere realizzato come avete ideato. Se fino ad ora avete messo da parte i numeri per lasciare spazio alla fantasia, avete operato in maniera corretta. È giunto però il momento di confrontarsi con la realtà.
Questa seconda fase è importante anche perché consente di pianificare di conseguenza il budget e le tempistiche. Dovete individuare tutti i servizi che intendete offrire ai vostri ospiti valutandoli sulla base di criteri qualitativi e quantitativi:
- vicinanza a stakeholder e target;
- impatto sul territorio;
- difficoltà organizzative;
- spese di gestione;
- costi per location e allestimenti.
Per la buona riuscita del vostro evento, è essenziale affiancare al processo di sviluppo dell’idea la valutazione della sua realizzabilità economica e tecnica. Dovete verificare innanzitutto se l’azienda ha a disposizione le risorse economiche e umane necessarie.
Assicuratevi poi che la location individuata abbia tutte le caratteristiche della sala per eventi aziendali perfetta e che sia libera nella data che avete scelto. Accertatevi anche della disponibilità degli intrattenimenti, del servizio di ristorazione e dei relatori.
Arriverete a fare delle stime che devono tenere conto anche delle possibili modifiche che dovrete apportare in fase di esecuzione e delle spese impreviste che potrebbero comparire durante la realizzazione dell’evento.
Pianificazione attività ed esecuzione
Nella fase di pianificazione ed esecuzione delle attività, l’organizzazione dell’evento aziendale inizia a diventare qualcosa di davvero concreto.
Quando si tratta di realizzare un’idea, le cose possono complicarsi. Per evitare che questo accada e che il vostro evento abbia il successo che meritate, dovete pianificare in maniera scrupolosa tutte le attività da compiere.
La prima cosa da fare è indicare i responsabili delle diverse operazioni e stabilire le scadenze delle varie attività. In questo modo sarete in grado di individuare eventuali criticità prima che si presentino. Inoltre, questo processo vi consentirà di delegare i compiti a coloro che sono più adatti, assicurando così che tutti i passi necessari siano compiuti in modo tempestivo.
Inoltre, poiché questi eventi sono spesso pianificati con mesi di anticipo, è importante prendere in considerazione tutti i possibili scenari prima che si verifichino. Ad esempio: Cosa succede se il vostro oratore principale cancella all’ultimo minuto? Avete un piano di riserva? E se il giorno dell’evento ci fosse un temporale inaspettato? E se uno dei vostri sponsor principali dovesse rinunciare all’ultimo minuto?
Pensando in anticipo e pianificando di conseguenza, potete evitare esiti negativi e assicurarvi che tutto fili liscio senza intoppi.
A questo punto, arriva il momento dell’esecuzione delle attività durante l’evento vero e proprio. Se avete effettuato una pianificazione attenta, sarete in grado di controllare gli imprevisti e mettere in atto le necessarie azioni correttive.
Consuntivo post-evento
L’organizzazione di un evento aziendale perfetto non si esaurisce con l’esecuzione delle attività. Manca ancora un’ultima fase: quella del consuntivo e post-evento.
Le attività successive all’evento sono importanti quanto la gestione dell’evento stesso. Se non le completaste, il vostro evento potrebbe essere uno spreco di tempo e denaro.
Il primo passo è raccogliere i feedback di tutti coloro che hanno partecipato al processo di pianificazione, compresi i partecipanti, gli sponsor, i fornitori e il personale della sede, per scoprire cosa è andato bene e cosa poteva essere fatto meglio. Dovreste anche chiedere loro cosa hanno apprezzato di più del vostro evento, in modo da poter utilizzare queste informazioni per la prossima occasione.
Ora è il momento di valutare se i vostri obiettivi sono stati raggiunti o meno nel corso del processo di pianificazione; se non sono stati raggiunti, cercate di capire come migliorarli negli eventi futuri.
Una volta fatto tutto questo, avete realizzato con successo un evento aziendale straordinario a cui tutti hanno partecipato con piacere.
Se sognate per la vostra azienda un evento cucito su misura, non esitate a contattarci. Noi di Endes organizzeremo ogni singola fase nei minimi dettagli e pianificheremo tutte le attività per un evento indimenticabile chiavi in mano.
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