Eventi ibridi: come nascono e perché sono importanti

Gli eventi ibridi esistono da tempo, ma sono diventati un punto fermo nella scena dell’organizzazione degli eventi aziendali soltanto da qualche anno. Per organizzare al meglio simili momenti, iniziamo con lo scoprire come nascono e perché sono importanti gli eventi ibridi.

Gli eventi ibridi sono il futuro degli eventi. Rappresentano un nuovo modo di viverli, di unire le persone e di renderli più accessibili. Il concetto non è nuovo, ma stanno iniziando a diffondersi solo ora perché sono un passo successivo e naturale nell’evoluzione degli eventi.

Gli eventi ibridi vi permettono di combinare le parti migliori delle esperienze fisiche e digitali in qualcosa di completamente nuovo, che funziona altrettanto bene sia di persona che online. Gli eventi ibridi sono quelli che vedranno le maggiori innovazioni nel prossimo decennio e non sono più limitati alle sole conferenze.

A questo punto, scendiamo nei dettagli e vediamo insieme come funzionano questi eventi, quali requisiti sono necessari per organizzarli e quali vantaggi possono portare.

Come si svolge un evento ibrido

Come si svolge un evento ibrido?

Come si svolge un evento ibrido? Immaginate una convention dove la tangibilità dei classici eventi in presenza viene combinata con la virtualità degli eventi digitali.

Non siete più limitati dal luogo fisico o dal tempo perché gli ospiti possono partecipare all’evento di persona o virtualmente. In questo modo non solo ottenete il meglio dei due mondi, ma anche maggiori opportunità di partecipazione e collaborazione.

Gli eventi ibridi possono essere organizzati in modi diversi. Nel più semplice dei casi, in un convegno gli speaker e i presentatori si trovano fisicamente insieme, mentre gli ospiti seguono gli speech da remoto.

La parte fisica può essere tenuta in una sala convegni, in un teatro o in un altro luogo in cui desiderate che si svolga il vostro evento aziendale. La parte virtuale può svolgersi ovunque, dal giardino di casa degli invitati virtuali a una località esotica dall’altra parte del mondo.

Potete anche pensare di aggiungere del pubblico all’evento ibrido: un numero ristretto di invitati partecipa fisicamente, mentre un numero potenzialmente infinito di ospiti è presente virtualmente. Conterrete i costi legati all’ospitalità aziendale e alla dimensione della location, ma otterrete comunque i vantaggi di un evento fisico in termini di calore delle relazioni, capacità di partecipazione e vivacità della comunicazione.

Tuttavia, affinché gli eventi ibridi possano avere successo ed essere memorabili, non devono esserci differenze tra l’esperienza fisica e quella virtuale: entrambe devono suscitare le stesse emozioni ed essere parimenti coinvolgenti ed efficaci.

Dovrete organizzare un evento che sappia sfruttare appieno le potenzialità insite nelle caratteristiche uniche della componente fisica e di quella digitale. Trovare una sintesi che garantisca a tutti di percepire che stanno vivendo insieme la stessa esperienza è la chiave per la buona riuscita degli eventi ibridi.

La tecnologia è la colonna portante di entrambe le attività. Se opportunamente progettata e utilizzata correttamente, è lo strumento essenziale per un’esperienza davvero completa e soddisfacente per tutti i partecipanti.

Come accedere ad un evento ibrido?

Probabilmente starete pensando di organizzarne uno, ma non sapete come accedere ad un evento ibrido. Siamo qui per aiutarvi.

Gli eventi ibridi sono eventi sia fisici che virtuali in cui i partecipanti possono interagire tra loro di persona o in tempo reale tramite telefoni e computer. Quando si tratta di eventi ibridi, gli ospiti (anche quelli presenti fisicamente all’evento) possono accedervi in due modi principali: attraverso uno streaming video in diretta oppure creando un account sull’applicazione che ospita l’evento.

Si può usare lo streaming video in diretta per riunire le persone. In questo caso siete voi a decidere se richiedere la registrazione all’evento oppure no. In ogni caso, è possibile guardare l’evento da qualsiasi parte del mondo, purché si disponga di una connessione a internet.

Nel secondo caso è necessario creare un account sul sito web dell’applicazione che ospita l’evento. In questo modo sarete sicuri di poter rendere il vostro evento esclusivo e ristretto ad ospiti selezionati. Questi, una volta effettuato l’accesso all’app, possono partecipare alla discussione, porre domande e confrontarsi con gli altri partecipanti.

Se l’app che avete scelto lo consente, gli ospiti potranno accedere alle versioni registrate del live stream, in modo da poterle guardare in un secondo momento se gli impegni non consentono loro di partecipare in tempo reale.

Entrambi i metodi hanno vantaggi e svantaggi, ma hanno una cosa in comune: la location virtuale dell’evento è una applicazione.

Affinché i vostri ospiti possano accedere ad un evento ibrido, dovete scegliere una piattaforma software che possa diventare il luogo in cui riunire tutti e tutto. Servirà come strumento di collaborazione, consentendo ai partecipanti di condividere gli schermi tra loro e di collaborare ai documenti. Funzionerà anche come social media, dove i partecipanti potranno postare foto o video dell’evento o porre domande su ciò che sta accadendo durante gli eventi in tempo reale.

Potete anche scegliere se gli ospiti che si registrano all’evento riceveranno un promemoria via e-mail prima dell’inizio dell’evento con il link per collegarsi tramite i loro dispositivi.

I requisiti per un evento ibrido

I requisiti per un evento ibrido

Pianificare simili eventi aziendali non è un’impresa da poco. Per organizzarne uno memorabile e cucito su misura per le vostre esigenze aziendali, è necessario rispettare degli specifici requisiti per un evento ibrido. Solo per iniziare, bisogna considerare la logistica, la tecnologia e ciò che gli ospiti si aspettano dall’esperienza.

Ma non è tutto. Dovete anche assicurarvi che il vostro evento sia memorabile per i partecipanti. Come fare? Assicurandovi che il vostro evento digitale sia interattivo, emozionante e divertente.

Per cominciare, pensate a che tipo di esperienza volete che i partecipanti abbiano al vostro evento ibrido. Cercate semplicemente un’alternativa alla realizzazione di incontri in presenza o desiderate intensificare il modo di comunicare e fare rete tra la vostra azienda e i vostri clienti?

L’unione di offline e online vi permette di scegliere fra una vasta gamma di tipologie di eventi ibridi. Congressi digital, webinar, formazione digitale e business game sono solo alcuni. Qualunque sia il tipo di esperienza che volete far vivere loro, assicuratevi che sia comunicata chiaramente prima dell’evento, in modo che le persone possano prepararsi mentalmente a ciò che vedranno e faranno.

In base alla tipologia di evento che intendete organizzare e a seconda del numero di ospiti che partecipano al vostro evento ibrido, ci sono diversi aspetti da considerare.

Scegliete la piattaforma più adatta. Tutti utilizzano gli stessi device? Se non è così (ad esempio se alcuni partecipanti hanno solo l’iPhone), potrebbe essere utile scegliere una piattaforma a cui tutti possano accedere senza avere problemi di installazione app sul proprio dispositivo; altrimenti la situazione potrebbe complicarsi rapidamente quando si cerca di passare contemporaneamente da un’applicazione all’altra durante le pause della conversazione.

Verificate se ci sono problemi di accessibilità. Se qualcuno ha bisogno di software speciali a causa di disabilità o patologie (come l’ipoacusia), verificate in anticipo quali piattaforme offrono queste funzionalità. Molte offrono opzioni di sottotitolazione.

Valutate il tipo di contenuti che saranno condivisi. Alcune piattaforme possono limitare la quantità di spazio disponibile; altre possono vietare del tutto il caricamento di alcuni tipi di file. Non dimenticate l’importanza della sicurezza. Quando si tratta di informazioni sensibili, come segreti commerciali o dettagli personali sulla vita dei partecipanti (come i numeri delle carte di credito), si dovrebbe sempre utilizzare la crittografia, ove possibile.

Quali sono i vantaggi degli eventi ibridi

Gli eventi ibridi sono una tendenza sempre più diffusa negli ultimi anni. L’idea di organizzare un evento phygital consiste nel fondere elementi fisici e digitali in un unico evento che riunisce il meglio di entrambi i mondi. È un’opportunità per connettersi con gli ospiti in un modo mai visto prima, perché ora anche i partecipanti più lontani possono essere presenti.

Ma quali sono i vantaggi degli eventi ibridi? Eccone solo alcuni:

  • Esperienza più coinvolgente: Poiché l’evento si svolge in spazi sia fisici che digitali, offre un’esperienza più coinvolgente che mai. I partecipanti possono sentirsi come se fossero davvero lì senza dover viaggiare o spendere denari per le spese di viaggio. E se volete riunire persone da tutto il mondo, gli eventi ibridi vi permettono di farlo senza far loro perdere nessuna parte del vostro programma o delle vostre attività.
  • Maggiore coinvolgimento: Poiché i partecipanti si sentono davvero presenti all’evento, saranno più coinvolti che mai – e questo significa conversazioni migliori e maggiori opportunità di networking tra i partecipanti.
  • Ottenere il meglio dei due mondi: Con un evento ibrido, sarete in grado di raggiungere un nuovo pubblico e allo stesso tempo di soddisfare i clienti attuali. Questo è particolarmente efficace se avete ospiti di diverse fasce demografiche o località.
  • Fare rete e collaborare: Quando si partecipa a un evento ibrido, si ha l’opportunità di confrontarsi con persone che sono interessate al vostro settore aziendale. Questo può portare a nuove opportunità di business, partnership e persino progetti di collaborazione.
  • Aumentare la Brand reputation: Gli eventi ibridi vi danno la possibilità di costruire il vostro marchio aziendale entrando in contatto con persone interessate ai vostri prodotti o servizi che magari non vi conoscono. Questo è particolarmente importante se avete appena iniziato l’attività, ma volete assicurarvi che le persone del vostro settore sappiano chi siete quando hanno bisogno dei vostri servizi e prodotti.

Come organizzare un evento ibrido

Ora che conoscete tutto sugli eventi ibridi, vediamo come organizzare un evento ibrido.

Ogni evento digital può essere strutturato e progettato tramite una pianificazione completa all’interno della tua attività professionale. La scelta strategica di eventi multipli, per esempio, potrebbe essere la tua soluzione ideale.

I passi fondamentali per un evento ibrido indimenticabile sono:

  • Pianificare l’evento: La parte più importante di ogni evento è la pianificazione. Assicuratevi di sapere a cosa andate incontro e che tutti i vostri fornitori conoscano bene il piano.
  • Rispettare i tempi: Se uno speaker o un fornitore sono in ritardo, cercate di trovare un modo per aggirare l’ostacolo, in maniera che l’evento si svolga senza intoppi (o almeno con un’interruzione minima).
  • Gestire il team in modo efficace: Mettere insieme un buon team è metà dell’opera. Assicuratevi che tutti sappiano cosa stanno facendo, come i loro ruoli si inseriscono nel quadro generale e come comunicare efficacemente tra loro quando necessario.
  • Tenere sotto controllo il budget durante tutte le fasi della produzione (compresa la fase di pianificazione), ma soprattutto durante l’esecuzione. Questo aiuterà a garantire che il vostro evento fili liscio e rimarrà scolpito nella memoria degli ospiti.

Se state organizzando un evento ibrido, ci sono anche altre cose da tenere a mente.

Gli eventi ibridi hanno dei format specifici, adatti ognuno ad uno scopo ben preciso a seconda del target e dell’obiettivo. Dovete quindi stabilire quali tipi di eventi volete realizzare. Esistono molte combinazioni diverse; alcune sono più comuni di altre. È importante che i vostri ospiti sappiano esattamente a cosa vanno incontro quando vengono al vostro evento ibrido. Un buon modo per farlo è utilizzare un linguaggio chiaro e fare molti esempi durante le campagne di marketing e le promozioni.

Gli eventi ibridi sono un modo nuovo e potente per raggiungere il pubblico e fare affari, ma non è più solo per i grandi marchi. Se volete competere con i migliori, è ora che saliate a bordo di questa tendenza e iniziate a organizzare i vostri eventi ibridi. Non esitare a contattarci per l’organizzazione di un evento pianificato nei minimi dettagli!

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