Se avete mai organizzato un evento di beneficenza, sapete bene quanto tempo e quanto impegno richieda. Dalla fase di pianificazione a quella di esecuzione, può essere estenuante. In questo articolo, vi daremo alcuni consigli su come organizzare un evento di beneficenza, in modo da risparmiarvi un po’ di stress e assicurarvi che l’evento si svolga senza intoppi.
Le fasi fondamentali per la buona riuscita di questa tipologia di eventi sono:
- definire lo scopo;
- fissare un obiettivo misurabile;
- pianificare un budget;
- pianificare la sostenibilità;
- assegnare un target;
- schierare il team sostenibile;
- prenotare la location;
- scegliere i fornitori sostenibili;
- gestire lo sponsor;
- creare un metodo per le donazioni.
Vediamole tutte in maniera più approfondita.
Definisci lo scopo
Il primo passo per organizzare un evento di beneficenza è definire lo scopo, la causa, il pubblico e l’obiettivo.
Lo scopo definisce il motivo per cui si organizza l’evento. Dovrebbe essere qualcosa di abbastanza convincente da spingere le persone a donare il loro tempo e il loro denaro. Ad esempio: “Una buona causa” o “Aiutare gli orfani in Africa” o “Sensibilizzare sul riscaldamento globale” ecc.
La causa fornisce dettagli sull’utilizzo del denaro (ad esempio, l’acquisto di libri e matite per le scuole). Si possono anche fornire dettagli su quante persone o bambini potrebbero beneficiarne (ad esempio, 10 scuole).
Il pubblico descrive chi dovrebbe partecipare all’evento e cosa ne trarrà (ad esempio, giovani studenti che hanno bisogno di aiuto per i compiti). Può anche includere eventuali requisiti specifici per i partecipanti, come restrizioni di età, requisiti di indirizzo e-mail, preferenze alimentari, ecc.)
Fissa un obiettivo misurabile
Il secondo passo più importante nell’organizzazione di un evento di beneficenza è fissare un obiettivo misurabile . È importante perché dovete essere in grado di sapere quando avete finito il vostro progetto e quando ha avuto successo.
Il modo migliore per farlo è stabilire una data limite per il completamento del lavoro, creando una lista di controllo o scrivendo tutti i passi che mancano al completamento. Questo vi permetterà anche di monitorare costantemente i progressi verso il raggiungimento dell’obiettivo e di darvi una maggiore motivazione lungo il percorso!
Pianifica un budget
A questo punto, dovete pianificare un budget . Anche se i costi dell’organizzazione di un evento di questo tipo possono variare notevolmente a seconda di ciò che avete in mente, ci sono alcuni elementi di base che dovrete considerare:
- Quanto denaro avete bisogno di raccogliere?
- Quanto costerà alla vostra organizzazione o azienda ospitare questo evento di beneficenza?
- Quanto costerà la pubblicità (se esiste)?
- Quanto costerà il cibo e le bevande?
Dove dovrebbe svolgersi l’evento, quanto deve essere lontano dalla città e qual è il costo associato all’apertura di quel luogo in quella data e a quell’ora.
Pianifica la sostenibilità
L’attenzione crescente verso il tema della sostenibilità interessa anche il settore degli eventi, negli ultimi anni chiamato a ripensarsi e ad adottare modelli di comportamento virtuosi e responsabili nei confronti dell’ambiente, dell’economia e della società.
Pianificare la sostenibilità di un evento di beneficenza è una sfida complessa perché richiede cura dei dettagli e massima precisione, tenendo conto di tutte le parti coinvolte nel progetto, sia direttamente che indirettamente: non solo fornitori, sponsor e lavoratori, ma anche il contesto ambientale di riferimento e la comunità che lo ospita.
I fattori da considerare sono numerosi e variano in base alla tipologia di iniziativa e agli obiettivi da raggiungere. Una buona pianificazione è comunque indispensabile perché le scelte compiute in questa fase giocano un ruolo determinante sul successo dell’evento.
Pianificare la sostenibilità di un evento di beneficenza significa prestare attenzione agli aspetti economici, sociali e ambientali che lo costituiscono.
È bene riflettere sul modo in cui l’evento può avere ricadute positive sull’economia locale, interrogandosi sui benefici che potrebbero derivare dalla domanda diretta di beni e servizi da parte di chi lo organizza e dalla domanda indiretta di beni e servizi da parte dei partecipanti, soprattutto per quanto riguarda trasporti e strutture ricettive.
È opportuno che i benefici associati all’evento abbiano carattere anche sociale. A questo proposito, a fare la differenza è la scelta dei fornitori. Questi ultimi devono essere certificati, attenti ai diritti dei lavoratori e alla qualità dei prodotti e/o servizi offerti.
Anche la componente ambientale non deve essere trascurata: un evento di beneficenza sostenibile non solo limita gli impatti negativi sull’ambiente, ma ne produce anche di positivi, sensibilizzando i partecipanti sul tema e spingendoli a replicare le buone pratiche di cui fanno esperienza durante l’evento nella vita di tutti i giorni.
Assegna un target
Assegnare un target significa stabilire un obiettivo da raggiungere che, nel caso di eventi di beneficenza, è tipicamente quello di raccogliere il maggior numero possibile di fondi per l’organizzazione benefica.
Potete creare un calendario con un programma di eventi che si svolgeranno per raggiungere questo obiettivo. Il calendario dipende dalle dimensioni dell’evento e dalla velocità con cui si vuole raggiungere l’obiettivo.
Se avete a disposizione molto tempo, ad esempio mesi o anni, è meglio un ritmo lento ma costante per la raccolta di fondi piuttosto che tentare troppo e perdere interesse all’ultimo minuto. Se il tempo a disposizione non è molto o se volete che il vostro evento si concluda rapidamente, accelerate gli sforzi di raccolta fondi aumentando la pubblicità e cercando degli sponsor.
Schiera il tuo team sostenibile
Quando si organizza un evento di beneficenza, è necessario schierare un team sostenibile per portare a termine il lavoro. Questo sarà responsabile di tutto, dalla pianificazione dell’evento al reperimento degli sponsor e alla promozione.
Per avere successo, il primo passo è costruire una rete di contatti, chiedendo ad amici, familiari e colleghi di lavoro se sono disposti a dare una mano nell’organizzazione dell’evento.
È essenziale reclutare i membri del team con attenzione, facendo compilare loro un modulo di candidatura in cui descrivono perché desiderano questa posizione di volontariato e quali capacità/esperienze possiedono che rendono il loro contributo prezioso.
Se non sapete dove cercare potenziali volontari, prendete in considerazione la possibilità di contattare enti di beneficenza locali, come i banchi alimentari, che potrebbero essere interessati a collaborare. Questa è una soluzione sostenibile che impatta positivamente sulla comunità del posto.
In alternativa, per schierare un team sostenibile potete rivolgervi ad un’agenzia di organizzazione eventi sensibile al tema che offre un servizio di hostess e steward che mette al centro l’inclusività.
Noi di Endes, per esempio, per rendere tangibile l’attenzione verso il territorio e la sostenibilità sociale, abbiamo scelto di inserire nei nostri organici giovani e persone diversamente abili.
Le nuove generazioni sono un capitale umano da tutelare attraverso percorsi di educazione e formazione: lavoriamo al loro fianco per aiutarli a sviluppare il loro potenziale e permettergli di acquisire competenze che potrebbero tornargli utili in futuro.
La nostra prerogativa è contribuire anche alle pari opportunità nel mondo del lavoro: supportiamo realtà locali e nazionali che promuovono l’inclusione, anche rispetto alla disabilità, come Fondazione Più di un Sogno, una Onlus impegnata nei percorsi di formazione di adolescenti con disabilità intellettive per l’ottenimento dell’autonomia lavorativa.
Una scelta virtuosa per i nostri clienti e una soluzione da cui può trarne vantaggio l’intera comunità. Sosteniamo questa presa di posizione nella speranza che possa contribuire ad una società migliore nel suo complesso.
Prenota la location
Ora che conoscete il tipo di evento che volete organizzare e il pubblico target, è il momento di prenotare la location. Pensate a dove si troverà il vostro gruppo target e a come potrebbe sentirsi a suo agio nel partecipare.
Ad esempio, se state organizzando un evento per persone di 20 anni, prenotare una location non raggiungibile con i mezzi pubblici potrebbe limitare la partecipazione all’evento. D’altra parte, se state organizzando un evento per persone anziane che vivono in comunità vicine con un facile accesso ai mezzi di trasporto pubblico, come autobus o treni, allora probabilmente avrebbe senso per questo gruppo non solo perché li farebbe sentire a proprio agio, ma anche perché hanno più opzioni quando arriva il momento di andarsene più tardi dopo aver terminato i loro affari lì senza avere problemi a tornare a casa dopo.
Scegli i fornitori sostenibili
Pianificare un evento di beneficenza sostenibile significa scegliere con attenzione i fornitori, attori che impattano più di altri sull’ambiente e sulla comunità ospitante durante tutte le fasi dell’organizzazione.
È importante accertarsi che siano affidabili, valutando con attenzione:
- Reputazione: chiedete in giro e vedete se qualcuno ha sentito parlare di loro o ha avuto una brutta esperienza con loro in passato. Verificate le recensioni sui social e altri siti in cui le persone lasciano feedback sulle aziende.
- Referenze: non limitatevi a chiedere a qualcuno che lavora per il fornitore, ma chiedete anche ad altri che hanno utilizzato i suoi servizi. Anche in questo caso potete consultare le recensioni su siti web e i social network.
- Esperienza: controllate se l’azienda è specializzata solo in eventi di beneficenza o lavora con diversi tipi di clienti.
Se possibile, cercate di contattare direttamente i clienti precedenti, per non affidarvi solo a ciò che un dipendente potrebbe dirvi sulla bontà della loro azienda.
Tra i criteri da considerare quando si selezionano i fornitori di beni e servizi c’è anche l’adozione di pratiche sostenibili e l’impegno profuso a livello sociale e ambientale. I fornitori migliori sono quelli che:
- promuovono iniziative che hanno ricadute positive sull’ambiente e la società;
- adottano un sistema di gestione della sostenibilità per i prodotti e/o servizi offerti;
- sono certificati SA 8000, ovvero rispettano lo standard internazionale attinente alla responsabilità sociale d’impresa, con particolare riferimento ai diritti umani e al diritto del lavoro;
- operano secondo un codice etico accessibile pubblicamente;
- redigono annualmente un bilancio di sostenibilità e valutano costantemente le proprie prestazioni.
Noi di Endes selezioniamo fornitori sostenibili che operano nel rispetto della normativa vigente. Verifichiamo con attenzione le materie prime che utilizzano e le pratiche che mettono in atto per limitare emissioni inquinanti e sprechi.
È previsto un momento di ristoro per gli ospiti? Mettere in conto che, al termine dell’evento, potrebbero esserci eccedenze di cibo è necessario. Per questo abbiamo aderito al progetto Food for Good, un’iniziativa di Federcongressi in collaborazione con Banco Alimentare ed Equoevento. Tutto il cibo in eccesso viene donato alle case famiglia, ai centri per rifugiati e alle mense per poveri.
Ci impegniamo a scegliere fornitori responsabili, se possibile collocati vicino alla location dell’evento, al fine di valorizzare le maestranze del posto e limitare i consumi e le emissioni derivanti dallo spostamento dello staff e dal trasporto delle merci e delle attrezzature.
Gestisci lo sponsor per il tuo evento
Scegliere lo sponsor è una delle fasi più importanti nell’organizzazione di un evento di beneficenza. Se non avete sponsor, può essere difficile convincere un numero sufficiente di persone a partecipare e a raccogliere fondi per la vostra causa.
Innanzitutto, considerate il tipo di evento che volete organizzare. Ad esempio, se state progettando una mostra d’arte o un concerto, è probabile che le aziende locali della vostra zona siano disposte a contribuire con donazioni in denaro o a sponsorizzare elementi come il rinfresco dell’evento.
Altri tipi di eventi sono più difficili da finanziare perché richiedono costi iniziali maggiori: ad esempio, se state organizzando una vendita in cortile o una vendita di torte per la comunità, le aziende locali potrebbero non contribuire al finanziamento perché sanno che non andrà a beneficio diretto della loro attività.
Crea un metodo per le donazioni
Una delle cose più importanti che dovete fare come organizzatori di eventi di beneficenza è creare un metodo per le donazioni.
Quando si organizza un evento di beneficenza, può essere difficile decidere se chiedere o meno delle donazioni. Volete assicurarvi che i vostri ospiti si divertano e sentano che stanno aiutando una buona causa, ma potreste anche temere di farli sentire sotto pressione per far loro donare del denaro.
Abbiamo scoperto che il modo migliore per gestire questo problema è quello di creare un modo semplice per consentire alle persone di fare una donazione durante l’evento stesso, e poi offrire loro l’opportunità di inviare un assegno dopo il fatto, se preferiscono. Se volete allestire uno stand per le donazioni al vostro evento, assicuratevi che ci sia un modo facile per le persone di donare senza disturbare troppo l’evento.
Altri metodi molto diffusi sono:
- Donare online sul sito web dell’evento. Questo è uno dei modi più semplici per donare: basta seguire le istruzioni sullo schermo.
- Donazione online tramite PayPal o carta di credito. È possibile farlo dal telefono o dal computer, quindi è molto comodo!
- Donazione via SMS. Se non siete preoccupati per i problemi di sicurezza, questo è un modo semplice per le persone che non hanno accesso a computer o telefoni per donare denaro.
- Predisporre un IBAN sul quale convogliare le donazioni. È come un numero di conto corrente bancario, ma è usato a livello globale invece che in un solo Paese o regione.
Non è facile mettere in piedi un evento di beneficenza, ma con una buona pianificazione e organizzazione è possibile realizzarlo. La cosa più importante da ricordare è che il vostro obiettivo deve essere misurabile. In questo modo, saprete esattamente quanto denaro dovete raccogliere entro la fine dell’evento, in modo che tutti sappiano quanto sia stato o meno un successo.
Se state pensando di organizzare un evento di beneficenza, noi di Endes siamo pronti a darti una mano. Non esitate a contattarci per scoprire come possiamo aiutarti!
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