La lettera di ringraziamento è un messaggio scritto per esprimere gratitudine nei confronti di coloro che hanno preso parte ad un evento. Inviata dagli organizzatori, ha lo scopo di ringraziare i partecipanti per il loro supporto, sottolineando quanto sia stato importante per arricchire l’esperienza complessiva dell’evento.
Questo strumento non solo permette di rafforzare il legame con gli invitati, ma aumenta la probabilità che essi prendano parte alle edizioni future dell’evento, contribuendo così a instaurare relazioni durature.
Scopriamo come scrivere la lettera di ringraziamento per la partecipazione all’evento: dai ringraziamenti al calendario dei prossimi appuntamenti.
Iniziare con i ringraziamenti
Quando si scrive una lettera di ringraziamento, per esprimere gratitudine nei confronti delle persone che hanno partecipato all’evento, è buona norma iniziare con i ringraziamenti. Questi rappresentano il cuore del messaggio e costituiscono un riconoscimento sentito della presenza degli ospiti.
Nei ringraziamenti, è possibile raccontare come il supporto di ognuno, sia in qualità di visitatore che di fornitore, sponsor o speaker, abbia contribuito ad arricchire l’esperienza nel suo complesso. Questo permette di trasformare la lettera da un semplice atto di cortesia a uno strumento attraverso il quale creare un legame autentico con i partecipanti.
In merito al tono di voce e allo stile da adottare per la redazione del messaggio, è fondamentale considerare il destinatario. Nelle lettere di ringraziamento formali, generalmente indirizzate a sponsor, fornitori o figure di spicco che hanno partecipato all’evento in qualità di relatori, è consuetudine dare del lei e includere una call to action per esprimere il desiderio di continuare la collaborazione in futuro.
D’altra parte, quando si scrive una lettera di ringraziamento informale, è preferibile utilizzare uno stile più colloquiale, dando del tu ed evitando il distacco tipico dei messaggi formali. In questo caso, inserire riferimenti a eventi, esperienze o interessi condivisi con il destinatario aiuta a creare un legame significativo.
I destinatari ai quali inviare la lettera di ringraziamento e in base ai quali scegliere il tono di voce più adatto da utilizzare per la redazione del messaggio sono:
- invitati. Inviare una lettera di ringraziamento alle persone che hanno accettato l’invito permette di rafforzare il legame di fiducia e le invoglia a prendere parte alle edizioni future;
- sponsor. Ringraziarli con un messaggio mostra riconoscenza per il lavoro svolto e rafforza la relazione commerciale;
- relatori. Inviare un messaggio di ringraziamento è essenziale perché non solo esprime gratitudine per il loro prezioso contributo, ma li motiva anche a collaborare nuovamente in futuro.
Evidenziare i momenti salienti dell’evento
Dopo aver manifestato gratitudine nei confronti dei partecipanti, il passo successivo nella redazione della lettera di ringraziamento è evidenziare i momenti salienti dell’evento.
Nel farlo è importante essere specifici e dettagliati per valorizzare ciò che ha reso unico l’evento e renderlo noto anche ai destinatari. È un’opportunità per rinfrescare i ricordi e far sì che i partecipanti rivivano l’emozione dell’esperienza vissuta.
Questi sono i momenti salienti che meritano di essere raccontati all’interno della lettera di ringraziamento:
- discorsi significativi. Qui è possibile descrivere i temi discussi, le citazioni e le esperienze personali condivise dagli oratori;
- premiazioni e riconoscimenti speciali che hanno reso l’evento memorabile. Aggiungere i nomi dei premiati e le ragioni per cui sono stati onorati;
- interazioni con il pubblico o tra i partecipanti;
- performance artistiche, musicali o culturali;
- momenti inaspettati che hanno sorpreso i partecipanti;
- incontri significativi con persone influenti;
- attività interattive o workshop tenuti in concomitanza o durante l’evento, menzionando quelli che hanno avuto un impatto significativo sull’apprendimento o sull’esperienza dei partecipanti.
Evidenziare questi avvenimenti permette di catturare l’essenza dell’esperienza vissuta e di rendere la lettera di ringraziamento significativa e coinvolgente per i destinatari. Se si sceglie di recapitarla attraverso i canali digitali, il consiglio è includere foto o video per arricchire ulteriormente il messaggio.
Inserire il calendario dei prossimi appuntamenti
Alla fine della lettera di ringraziamento non può mancare il calendario dei prossimi appuntamenti, indispensabile per mantenere vivo l’interesse dei partecipanti e dare loro la possibilità di organizzarsi al meglio per prendervi parte.
In questa sezione, si elencano gli appuntamenti futuri nel dettaglio, fornendo informazioni chiare su date, orari e location. Si consiglia anche di raccontare quali saranno i temi salienti che verranno trattati durante gli incontri, in modo tale che i partecipanti possano avere un’idea precisa di cosa aspettarsi.
Inoltre, è opportuno spiegare come registrarsi per prendere parte agli eventi e quali canali utilizzare per ottenere maggiori informazioni dagli organizzatori (sito web, indirizzo e-mail, numero di telefono).
Il calendario dei prossimi appuntamenti, oltre a informare su ciò che verrà offerto in futuro, permette di creare una relazione di valore e a lungo termine con i partecipanti. Questo approccio consente di fidelizzarli e li incoraggia a partecipare alle nuove edizioni e a sostenere gli organizzatori.
Una volta appreso come scrivere la lettera di ringraziamento per la partecipazione all’evento, essersi assicurati che non contenga errori né di forma né di contenuto, è essenziale scegliere in quale formato recapitarla ai destinatari: cartaceo o digitale.
Nel primo caso, si consiglia di stampare la lettera su una carta di alta qualità o addirittura di scriverla a mano. La scelta di una carta pregiata trasmette un senso di raffinatezza e cura dei dettagli, attribuendo importanza al destinatario e all’evento stesso. Sebbene la lettera scritta a mano richieda più tempo, impatta maggiormente a livello emotivo su chi la riceve, diventando un ricordo di valore per il destinatario.
Il formato digitale offre numerosi vantaggi in termini di costi, velocità e accessibilità. Le e-mail consentono di inviare i ringraziamenti in tempo reale e non richiedono un ingente investimento di risorse, il che può essere particolarmente indicato quando si desidera raggiungere il maggior numero di persone in tempi brevi.
Un’ulteriore possibilità è quella di scrivere un post di ringraziamento sui canali social. Il vantaggio di questo formato è il feedback immediato che si può ricevere attraverso i commenti e le interazioni degli interlocutori.
Indipendentemente dal formato scelto, è fondamentale assicurarsi che il messaggio di ringraziamento sia ben strutturato, privo di errori e trasmesso a breve distanza dalla fine dell’evento per massimizzarne l’efficacia.
Come è chiaro, scrivere una lettera di ringraziamento per la partecipazione a un evento è fondamentale per creare una relazione duratura con i propri stakeholder. Noi di Endes, agenzia di organizzazione eventi a Verona, abbiamo maturato una profonda esperienza nel settore: possiamo aiutarti a organizzare un evento su misura e a creare una lettera di ringraziamento accattivante che stimoli i destinatari a partecipare ai tuoi prossimi appuntamenti.
