L’invito è senza ombra di dubbio il modo migliore per presentare un evento aziendale perché fornisce ai destinatari tutte le informazioni necessarie per prendervi parte e invogliarli a partecipare.
Deve essere chiaro, preciso, mai approssimativo e sintetico, senza compromettere la completezza informativa. Deve concentrarsi sulle attese del lettore e contenere tutte le indicazioni essenziali sull’evento.
Non deve solo essere ben scritto, ma anche curato nella sua componente visuale (logo, colori, font, immagini). Non è sufficiente mettere in evidenza le parole chiave e suddividere il testo in paragrafi per orientare la lettura sui contenuti più importanti: è fondamentale che i destinatari riescano a riconoscere a prima vista la visual identity dell’azienda organizzatrice.
Come scrivere l’invito per un evento aziendale? Il punto di partenza è considerare il pubblico al quale ci si vuole rivolgere e il tipo di evento che si vuole organizzare. Questa valutazione implica la scelta di un certo registro stilistico e di una determinata terminologia, affinché l’invito possa parlare lo stesso linguaggio di chi lo riceverà.
L’evento è una conferenza o un convengo che coinvolge cariche istituzionali e altre aziende? È opportuno che il tono sia formale, rispettoso ed educato, cordiale ma non confidenziale.
Intestazione e saluto iniziale
I primi elementi a cui prestare attenzione quando si scrive l’invito per un evento aziendale sono l’intestazione e il saluto iniziale.
Nella parte alta dell’invito è opportuno inserire il logo o il nome dell’azienda, seguito da una breve frase introduttiva. Quest’ultima assumerà la funzione di titolo e, per questo, dovrà riuscire ad attirare l’attenzione.
Il titolo ha il compito di dare le informazioni più importanti sull’evento in pochissime parole. Deve essere breve e conciso, ma allo stesso tempo incisivo. Deve far capire subito di cosa si sta parlando, anticipando i contenuti del testo. Non bisogna dimenticare di aggiungere il sottotitolo e l’occhiello, che non devono ripetere il titolo, ma completarlo.
Segue l’incipit, nel quale ci si rivolge direttamente al destinatario dell’invito. Si consiglia di evitare uno stile distaccato a favore di uno più personale. A questo proposito, è essenziale avere a disposizione la lista degli invitati, con annotati il nome e il cognome ed eventuali cariche ricoperte (Dottore, Professore, Avvocato,…).
Dopo il saluto iniziale, l’azienda organizzatrice si presenta e approfondisce sinteticamente quanto anticipato all’interno del titolo. È sul primo paragrafo che si gioca il successo dell’invito: deve spiegare chi farà cosa, dove lo farà, quando lo farà, perché lo farà e come lo farà. In questo modo, il destinatario potrà conoscere tutte le informazioni essenziali sull’evento leggendo solo le prime righe del testo.
Presentazione dell’evento
La tecnica da seguire per la redazione dell’invito è quella della piramide rovesciata, che consiste nell’inserire tutte le informazioni più importanti nelle prime righe, per poi passare alla presentazione dell’evento, con approfondimenti e curiosità.
Si tratta di dare un ordine logico alle informazioni, stabilendo una gerarchia e mettendo in posizione di rilievo quelle più importanti. Alla base della piramide ci sono quelle essenziali e, man mano che si raggiunge la punta, le più superflue.
A questo punto del testo, bisogna descrivere l’evento nel dettaglio, evitando però troppi giri di parole per non correre il rischio di perdere l’attenzione del lettore. La scrittura deve essere concisa e dare quante più indicazioni possibili.
Tra le informazioni più importanti da inserire c’è senza dubbio l’elenco degli ospiti. Per alcuni eventi aziendali, come quelli che hanno una portata internazionale, per gli invitati può essere utile sapere chi vi parteciperà. In questo modo, inoltre, li si invoglia a prendervi parte.
Non possono mancare, inoltre, le prove sociali, ovvero le testimonianze di vecchi partecipanti, le recensioni di esperti e i dati sull’affluenza dell’ultima edizione per incoraggiare i lettori a partecipare all’evento.
Inserire queste dichiarazioni all’interno dell’invito è utile per arricchirlo, valorizzarlo e umanizzarlo. È un modo per dare un volto all’evento e allontanare il rischio di sembrare impersonali. Significa dare voce alle persone che si sono occupate di organizzarlo, ai relatori e ai partecipanti più fedeli.
Nel farlo, però, bisogna uscire da schemi troppo rigidi: si consiglia di raccontare il dietro le quinte dell’organizzazione, spiegare quali sono gli obiettivi che si intende raggiungere o descrivere cosa si vuole comunicare attraverso l’evento. Questo può essere interessante per l’interlocutore.
In genere, all’interno di un invito formale per un evento aziendale, le immagini sono da evitare. Tuttavia, molto dipende dalla tipologia di evento e dal pubblico a cui si rivolge. Se, per esempio, l’evento riguarda la presentazione di un progetto importante e molto seguito, inserire delle immagini può rivelarsi una scelta funzionale.
In questo caso, le sollecitazioni visive si rivelano essenziali perché hanno una forte capacità comunicativa nel trasmettere un messaggio o nel raccontare un evento.
Agenda dell’evento
Anche se le informazioni di base sulla data, l’ora e la location dove si svolgerà l’evento sono state menzionate nelle prime righe del testo, all’interno dell’invito è essenziale dedicare un paragrafo a parte a questo tema, per fornire dettagli aggiuntivi. Questa sezione è indispensabile per far sì che gli invitati abbiano tutte le indicazioni necessarie per partecipare all’iniziativa, sia essa un evento fisico o virtuale.
Se si tratta di un evento fisico, è opportuno fornire una descrizione dettagliata della location, immaginando che i destinatari della comunicazione non siano mai stati in quel luogo. È necessario specificare l’indirizzo e i servizi presenti nei paraggi, come parcheggi, mezzi di trasporto e hotel. Questo aiuterà gli invitati a pianificare la loro partecipazione in modo agevole e senza intoppi.
Se, invece, l’evento è virtuale, è fondamentale fornire istruzioni chiare su come connettersi. È essenziale inserire il link diretto all’evento, indicazioni sulla piattaforma di conferenza virtuale che verrà utilizzata ed eventuali codici di accesso o password.
Inoltre, se durante l’evento è prevista la partecipazione di ospiti d’onore o personalità rilevanti nel settore in cui opera l’azienda, è opportuno inserire la scaletta degli interventi. In questo modo, gli invitati potranno avere una panoramica completa sui momenti salienti dell’evento e capire chi e cosa aspettarsi.
Richiesta di conferma della partecipazione
Richiedere la conferma di partecipazione è un passo cruciale nella pianificazione di un evento aziendale di successo. Questo processo aiuta gli organizzatori ad avere un’idea chiara sul numero di partecipanti attesi, il che è fondamentale per la logistica, la gestione degli spazi, i coperti per un eventuale rinfresco e molto altro.
Pertanto, quando si scrive l’invito per l’evento, bisogna ricordare di richiedere la conferma di partecipazione, indicando la data entro la quale far pervenire la risposta: solo in questo modo si ha tempo a sufficienza per organizzare tutto al meglio.
È essenziale semplificare il più possibile il processo di conferma. Si può chiedere ai destinatari di rispondere a un’e-mail, fare clic su un link o compilare un modulo online. Più il processo è semplice, maggiore è la probabilità che gli invitati confermino la loro presenza.
Inoltre, nella scelta della data entro cui richiedere la conferma è importante assicurarsi di dare ai destinatari un po’ di margine per prendere una decisione e, quindi, organizzarsi di conseguenza con i fornitori dell’evento.
Da ultimo, ma non per importanza, è essenziale avere già pronte delle risposte per entrambe le eventualità, sia che gli invitati confermino la loro presenza sia che decidano di declinare l’invito.
Piccolo suggerimento: se, durante l’evento, è previsto un rinfresco, un pranzo o una cena, è opportuno inserire all’interno di questa sezione anche la richiesta di indicare eventuali intolleranze alimentari. Una gentilezza che di certo non passerà inosservata agli invitati.
Conclusione e ringraziamenti
Dopo aver fornito tutte le informazioni sull’evento, sia quelle essenziali che di contorno, è buona norma inserire una descrizione della propria azienda, raccontando brevemente qualcosa sulla propria storia e la propria attività.
Si tratta di una scelta facoltativa, ma che in alcuni casi può rivelarsi funzionale, soprattutto quando l’invito è indirizzato a chi non conosce la propria realtà. Generalmente, il paragrafo di questa sezione è scritto con un carattere più piccolo rispetto a quello utilizzato per il corpo del testo.
Fatto ciò, non resta che ringraziare i destinatari per il tempo e l’attenzione. Questo può contribuire a rafforzare il legame tra gli invitati e l’azienda. Bisogna fare attenzione a non chiedere mai visibilità, il modo peggiore per terminare un invito. Piuttosto, è bene specificare che si rimane a disposizione per ulteriori informazioni.
Oltre a ringraziare i destinatari dell’invito, è opportuno mostrare gratitudine anche nei confronti degli sponsor che hanno deciso di supportare economicamente e operativamente l’organizzazione dell’evento.
Infine, non bisogna mai dimenticare i contatti. Chi riceve l’invito può voler approfondire alcuni aspetti inerenti all’evento e contattare l’azienda per ricevere informazioni aggiuntive. All’interno di questa sezione, gli invitati dovranno trovare il numero di telefono, il nome e il cognome ed eventualmente il contatto e-mail della persona incaricata dell’organizzazione dell’evento. Lasciarsi trovare è importante, anche online. Non può mancare un rimando al sito web e alle piattaforme social su cui l’azienda è presente.
Una volta completata la redazione dell’invito ed essersi accertati che contenga tutte le informazioni necessarie, è il momento di scegliere come e in che formato recapitarlo. Anche in questo caso, molto dipende dalla tipologia di evento.
Se è esclusivo e l’invito deve essere inviato a personalità di spicco, è sconsigliato optare per una semplice e-mail. È preferibile, in questo caso, optare per la consegna via posta o a mano.
Se si decide di inviare l’invito via posta, bisogna tenere conto del budget a disposizione perché questa scelta richiede una spesa che può incidere notevolmente sul costo complessivo dell’organizzazione.
La consegna a mano è quella che garantisce un maggiore successo perché avviene di persona. È la soluzione da preferire se si ha un rapporto confidenziale con l’invitato oppure si ha la necessità di comunicare in prima persona il desiderio che partecipi all’evento.
Che si decida di recapitare l’invito via posta o a mano, è essenziale prestare attenzione alla scelta della carta da lettere, della busta e della rilegatura. Il consiglio è rivolgersi a professionisti del settore, per esempio ad una tipografia o a chi lavora nell’ambito della grafica. Tutto deve essere di buona qualità e ogni scelta stilistica deve rispecchiare la visual identity della propria azienda.
La forma di recapito più diffusa resta quella via e-mail. Non richiede costi aggiuntivi legati alla consegna e comporta un notevole risparmio in termini di budget. Optando per questa soluzione, inoltre, diventa più facile per gli invitati confermare o declinare l’invito. Molte piattaforme di posta elettronica, infatti, offrono funzioni ad hoc per queste casistiche.
Dopo aver controllato che non ci siano errori di battitura o di contenuto all’interno dell’invito e aver scelto in quale formato recapitarlo, si può procedere con l’invio. Per gli eventi più informali, 10 giorni di preavviso sono più che sufficienti.
Per eventi più importanti e di grande portata, invece, è necessario un preavviso maggiore, così che gli invitati possano avere il tempo e la possibilità di organizzarsi al meglio per partecipare all’evento, soprattutto se sono previsti spostamenti da una città all’altra.
È consigliato, in questi casi, provvedere alla consegna dell’invito circa 30 o 60 giorni prima dell’evento. Questo è fondamentale per permettere agli organizzatori di accordarsi con i fornitori e consentire agli addetti ai lavori di provvedere a tutte le occorrenze.
Una volta che l’invito è stato redatto e inviato, è opportuno attendere le risposte degli inviati e, se necessario, fare un follow-up, ovvero contattarli telefonicamente per sondare il loro interesse a partecipare all’evento.
Spesso, quello del follow-up è un tasto dolente, soprattutto quando le persone da chiamare non si conoscono. Non esiste una regola precisa da seguire e ci si deve basare sulle proprie esperienze e sul rapporto che si ha con il singolo invitato. Nel follow-up bisogna rendersi sempre disponibili a fornire altre informazioni, qualora non siano state condivise in precedenza.
Scrivere l’invito per un evento aziendale richiede cura e attenzione, al pari di tutte le altre attività legate all’organizzazione. Un invito ben progettato, infatti, gioca un ruolo determinante sulla scelta degli invitati di prendervi parte. Noi di Endes, agenzia organizzazione eventi a Verona, possiamo aiutarti a organizzare un evento di successo e a creare un invito con cui convertire i destinatari in partecipanti.
