Come organizzare la festa di Natale aziendale?

La festa di Natale aziendale è un evento con cui si celebrano i traguardi raggiunti e che tutti aspettano trepidanti per ritrovarsi, fare gruppo e divertirsi insieme dopo un anno di duro lavoro. 

Ha un valore che va oltre lo scambio di auguri: è un’occasione per trascorrere del tempo con i propri colleghi e responsabili e consolidare i rapporti con le figure professionali che lavorano all’interno dell’azienda. 

Come organizzare la festa di Natale aziendale? Tutto deve essere pianificato nei minimi dettagli per permettere ai collaboratori di sentirsi a proprio agio e farli immergere in un’atmosfera magica e accogliente.

Questi sono gli step da seguire per organizzare una festa di successo e rendere l’esperienza memorabile per i partecipanti:

  • definire il budget;
  • scegliere data, location e catering;
  • non dimenticare le decorazioni;
  • scrivere ed inviare gli inviti;
  • pianificare attività ed intrattenimento;
  • contattare il fotografo.
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Definire il budget

Definire il budget è il primo passo per organizzare la festa di Natale aziendale. È essenziale conoscere in anticipo il margine di spesa dell’impresa per scegliere quali attività pianificare. In base alle risorse disponibili, infatti, si può decidere se organizzare un semplice aperitivo, un pranzo o una cena o se, invece, prevedere anche attività ludiche o di team building.

Prima di redigere il budget plan, è utile analizzare le spese sostenute per le feste di Natale precedenti. Questo passaggio fornisce un quadro chiaro delle voci di costo ricorrenti e permette di capire quali sono le aree in cui è possibile ottimizzare l’allocazione delle risorse. 

Definire gli obiettivi della festa è fondamentale per determinare il budget. Se, per esempio, l’intenzione è organizzare un evento formale, con un catering di qualità e in una location esclusiva, la distribuzione dei fondi sarà diversa rispetto a quella richiesta per un evento incentrato sull’intrattenimento o attività di team building. Stabilire le priorità permette di investire sulle aree che possono contribuire maggiormente al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Il budget della festa di Natale aziendale deve coprire diverse voci di spesa, tra cui:

  • location. Quelle esclusive hanno un costo tendenzialmente alto, mentre quelle più economiche potrebbero richiedere un maggiore investimento per le decorazioni e gli allestimenti;
  • catering. Occuparsene internamente o affidarsi ad un fornitore esterno può fare la differenza sulla spesa complessiva;
  • decorazioni, essenziali per creare atmosfera. Calcolare i costi per addobbi, illuminazione e altri elementi decorativi è importante per mantenere il budget sotto controllo;
  • intrattenimento. Se si pianificano attività di questo tipo, è essenziale mettere in conto le spese ad esse correlate, come l’ingaggio di artisti o il noleggio di strumenti e attrezzature;
  • inviti e regali aziendali.

Quando si redige il budget plan, è consigliato includere una riserva di contingenza, così da avere a disposizione le risorse necessarie per coprire spese inaspettate dovute a imprevisti o modifiche dell’ultimo minuto.

Scegliere data, location e catering

Dopo aver definito il budget, il passo successivo per organizzare la festa di Natale aziendale e rendere l’esperienza coinvolgente per i partecipanti è scegliere data, location e catering, tenendo conto delle esigenze e degli obiettivi prefissati.

La data deve essere scelta in base all’agenda aziendale e deve essere fissata con un discreto anticipo, sia per permettere ai dipendenti di organizzarsi che per gestire senza intoppi la preparazione dell’evento. Il consiglio è evitare periodi di attività intensa o di scadenze, così da assicurarsi la partecipazione del maggior numero di dipendenti.

La location è la cornice dell’evento e gioca un ruolo determinante sull’atmosfera complessiva della festa. Molte imprese preferiscono scegliere un luogo diverso dalla sede di lavoro, mentre altre optano per i locali aziendali. Molto dipende dalle proprie esigenze: c’è chi preferisce puntare sull’esclusività della location, chi vuole organizzare l’evento in azienda per creare un’atmosfera più familiare e chi, invece, cerca uno spazio dove intrattenere gli ospiti con attività ludiche.

Soprattutto nei casi in cui si sceglie di organizzare la festa natalizia fuori dalle mura aziendali, è fondamentale che la location sia facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici o che disponga di un parcheggio. Se il luogo dell’evento è troppo distante dai trasporti o è difficile da raggiungere con i mezzi privati, i dipendenti saranno meno motivati a partecipare.

Questo non significa che l’evento non possa essere organizzato in una zona periferica, quanto piuttosto che è importante accertarsi dei servizi disponibili nei dintorni per raggiungerla. Inoltre, in un periodo come quello natalizio, dove il traffico è all’ordine del giorno, non garantire questo tipo di comodità potrebbe essere un deterrente.

Anche la scelta del cibo da servire è un aspetto cruciale per il successo della festa di Natale aziendale. Alcuni optano per una cena con menù tradizionale, altri preferiscono servire tutto a buffet. In ogni caso, la selezione di cibo e bevande deve soddisfare tutti i palati, sia che si tratti di una cena formale che di un buffet senza pretese.

È possibile occuparsene internamente oppure rivolgersi ad un fornitore di catering che penserà a tutto il necessario per l’evento. Nella scelta del servizio di catering bisogna tenere conto delle preferenze alimentari della maggior parte dei presenti e di eventuali allergie o intolleranze alimentari.

Un menù o un servizio di scarsa qualità rischiano di condizionare negativamente l’impressione dei partecipanti. Il servizio di catering migliore è quello che dà la giusta importanza ad ogni ospite e ad ogni singola portata.

Se si sceglie di organizzare la festa di Natale in azienda, è fondamentale accertarsi che non manchi niente. Piatti, bicchieri e posate non sono mai sufficienti: meglio averne in più piuttosto che qualcuno rimanga senza. Il consiglio è scegliere stoviglie usa e getta biodegradabili.

Non dimenticare le decorazioni

Creare un’atmosfera festosa è essenziale per il successo dell’evento. Le decorazioni non possono mancare per trasformare la location in un luogo accogliente e infondere nell’ambiente lo spirito natalizio.

L’albero di Natale è il protagonista indiscusso. Lo stile degli addobbi dipende dalle proprie preferenze stilistiche. Palline, luci ed elementi decorativi devono rispecchiare il tema scelto e aggiungere un tocco di magia alla composizione.

La tavola richiede un’attenzione particolare. Tovaglie a tema, centrotavola natalizi e segnaposto decorati contribuiscono a creare un’atmosfera festosa. Anche le aree comuni, come quelle di accoglienza o per le foto, possono essere decorate con gli addobbi.

Per rendere la location accogliente è essenziale progettare con attenzione l’illuminazione. Luci soffuse e candele scaldano l’ambiente e trasmettono un senso di familiarità. La scelta dei colori e dell’intensità dipende dall’atmosfera che si intende creare.

Non possono mancare le decorazioni personalizzate, che donano un tocco distintivo all’evento. Biglietti d’auguri aziendali, regali a tema per i dipendenti, elementi brandizzati: le soluzioni sono pressoché infinite.

Considerare il tema della sostenibilità ambientale nella scelta delle decorazioni è essenziale. Il consiglio è prediligere soluzioni riutilizzabili o realizzate con materiali riciclati, riciclabili o naturali, come rami o pigne. 

Le aziende possono scegliere se realizzarle coinvolgendo i dipendenti o se rivolgersi ad un fornitore esterno. In questo caso, è preferibile optare per un’impresa che utilizza materie prime di qualità ed è attenta all’ambiente. 

Il consiglio è affidarsi ad un’agenzia per l’organizzazione di eventi aziendali che vanta un’esperienza di lungo corso nel settore e che collabora con fornitori selezionati, sostenibili e socialmente responsabili.

Scrivere ed inviare gli inviti

Affinché alla festa di Natale aziendale partecipi il maggior numero di dipendenti, è necessario scrivere e inviare gli inviti, facendo attenzione a comunicare tutte le informazioni più rilevanti sull’evento.

Il primo aspetto da considerare è il tono di voce. Questo deve riflettere l’immagine aziendale ed evocare l’atmosfera della festa. Se l’evento è formale, il registro da adottare lo deve essere altrettanto. Bisogna tenere a mente che uno stile accattivante e gioioso è da preferire perché può contribuire ad aumentare l’entusiasmo e ad accrescere l’interesse dei dipendenti.

Quando si scrive l’invito per l’evento, è necessario:

  • specificare giorno, ora e luogo della festa;                                                     
  • comunicare qual è il dress code, se previsto;
  • anticipare quali saranno le attività d’intrattenimento e i momenti salienti dell’evento;
  • chiedere di far pervenire la conferma di partecipazione entro una data specifica;
  • aggiungere elementi grafici per rendere gli inviti più accattivanti.

L’invito può essere consegnato a mano o recapitato via e-mail. Quest’ultima è una scelta più ecologica e facilita la gestione delle comunicazioni. È possibile, infatti, chiedere agli invitati di confermare la presenza all’evento rispondendo direttamente al messaggio di posta elettronica o utilizzando appositi tool online.

Dopo aver controllato che il testo non contenga errori e che includa tutte le informazioni più importanti sulla festa e dopo aver scelto in quale formato recapitare l’invito, non resta che inviarlo. Il consiglio è farlo con almeno 10 giorni di anticipo rispetto alla data dell’evento, così da permettere agli invitati di organizzarsi al meglio.

Pianificare attività ed intrattenimento

Il peggior incubo quando si organizza una festa di Natale aziendale è che l’evento risulti noioso e che i partecipanti non interagiscano gli uni con gli altri. La soluzione è pianificare attività e intrattenimento, piacevoli passatempi che accompagnino la serata o la giornata.

Prima di scegliere quali attività organizzare, è fondamentale stabilire l’obiettivo: promuovere il team building, premiare i dipendenti per il lavoro svolto o fare dell’evento un’occasione per rilassarsi e divertirsi?

Se lo scopo è rafforzare i legami tra i collaboratori, le attività di team building sono la scelta ideale. Giochi interattivi e competizioni amichevoli sono perfetti per promuovere la cooperazione e la comunicazione e creare un’atmosfera positiva.

Che festa è senza intrattenimento musicale? La scelta di band dal vivo o di un DJ può contribuire a rendere l’evento ancora più coinvolgente. Se la festa è informale, è possibile organizzare un DJ Set con una pista da ballo per fare divertire i dipendenti all’insegna della musica.

Chi vuole dare un tocco di originalità all’evento può pianificare attività di intrattenimento a tema. Ci si può attenere al tema natalizio, per esempio organizzando un Secret Santa, o osare con una soluzione più insolita per sorprendere i partecipanti.

In questa fase, è essenziale pianificare con attenzione il timing. Distribuire le attività in modo equilibrato durante il corso della festa assicura che ci sia sempre qualcosa di interessante da fare, dall’inizio alla fine. Il programma deve essere ben ritmato e prevedere momenti di pausa quando necessario. 

Coinvolgere i collaboratori in questo processo può essere un’ottima soluzione per convincerli a partecipare. Chiedere suggerimenti o organizzare sondaggi può aiutare a capire quali siano le loro preferenze e a scegliere attività che possano essere apprezzate e coinvolgenti per tutti.

Contattare il fotografo

Contattare un fotografo professionista per la realizzazione delle fotografie durante la festa di Natale trasmette attenzione per i dettagli e permette di immortalare i momenti più significativi dell’evento, raccontando come l’esperienza è stata vissuta dai partecipanti.

Molto spesso, ci si affida ad un amatore oppure ad un dipendente con la passione per la fotografia. In alcuni casi, ai cellulari dei presenti. Per un reportage di qualità che possa essere utilizzato come strumento di comunicazione interna ed esterna per l’azienda, è necessario rivolgersi ad un professionista.

Fare la scelta giusta non è semplice: bisogna valutare la competenza del fotografo e il suo portfolio. Esaminare i lavori passati offre un’indicazione chiara del suo stile e della capacità di adattarsi al contesto dell’evento aziendale.

Condividere le proprie aspettative con il fotografo è fondamentale per ottenere risultati soddisfacenti. Il consiglio è discutere in anticipo del tema della festa e dei momenti più significativi che dovranno essere immortalati: questo permette di adattare il lavoro del fotografo alle esigenze specifiche.

Dal momento in cui arrivano gli inviati al termine dell’evento: il fotografo deve essere sempre presente per catturare immagini autentiche e spontanee che possano essere conservate come ricordi indelebili dai partecipanti.

Integrare il branding nelle foto è un’opportunità per promuovere l’identità e i valori aziendali. Chiedere al fotografo di includere negli scatti dettagli come il logo è un’ottima idea per arricchire il materiale fotografico.

Nei giorni successivi ai festeggiamenti, oltre ad inviare ai collaboratori il reportage fotografico, è opportuno ringraziarli per aver partecipato alla festa. Sapere come scrivere la lettera di ringraziamento per la partecipazione all’evento è importante per mostrare gratitudine nel modo corretto e riuscire nell’intento di rafforzare il legame con i partecipanti, consolidando l’impressione positiva sulla festa. Il consiglio è approfittare di questa comunicazione per rinnovare gli auguri di Natale.


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