Come organizzare un roadshow?

Il roadshow, data la sua natura dinamica e itinerante, richiede una pianificazione accurata, un’allocazione attenta delle risorse, un’elevata capacità di gestione e una spiccata attitudine a coordinare le risorse e gli attori coinvolti nel processo organizzativo.

Il successo dell’evento dipende da un mix di fattori che permettono di raggiungere il proprio target di riferimento e generare interesse in aree geografiche specifiche, nel rispetto dell’ambiente e della comunità locale.

È essenziale avere le idee chiare sugli obiettivi da raggiungere e su cosa si vuole ottenere attraverso l’evento. È altrettanto importante conoscere a fondo il proprio pubblico e capire quali sono i suoi bisogni.

Come organizzare un roadshow? Per far vivere al pubblico un’esperienza memorabile e ottenere un guadagno in termini di brand awareness è necessario seguire questi 7 passaggi:

  1. pianificazione delle tappe;
  2. studio di una logistica sostenibile;
  3. ideazione dello stand green;
  4. figure professionali sostenibili;
  5. budget e permessi;
  6. esecuzione sostenibile;
  7. consuntivo e post-evento.

Pianificazione delle tappe

La pianificazione delle tappe è una fase cruciale per il successo del roadshow. L’obiettivo è creare un itinerario strategico che non solo permetta all’azienda organizzatrice di raggiungere il proprio target di riferimento ma che lo faccia in modo sostenibile e attento all’ambiente.

Il punto di partenza è scegliere le città dove organizzare l’evento. Ma non solo: anche i luoghi specifici dove avrà luogo. Per farlo è necessario conoscere il proprio pubblico e sapere quali sono gli spazi che frequenta abitualmente.

Inoltre, è importante che il luogo prescelto sia facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, a piedi o in bici, per limitare il più possibile le emissioni inquinanti. Questa soluzione, infatti, incentiva la mobilità sostenibile e contribuisce a ridurre l’impatto ambientale derivante dagli spostamenti con i mezzi privati.

Quando si pianificano le tappe del roadshow, è opportuno accertarsi che la location stessa sia sostenibile. Questo è un punto critico per un Paese come l’Italia, architettonicamente molto vecchio e dove è difficile intervenire strutturalmente per rendere le strutture più green. 

Al di là della struttura, che può essere più o meno sostenibile, ciò su cui bisogna focalizzarsi in fase di scelta sono le pratiche sostenibili adottate dalla location, come la gestione attenta dei rifiuti o l’utilizzo di energie rinnovabili. Questo non solo permette di enfatizzare la sensibilità dell’organizzatore verso la sostenibilità, ma ha anche un impatto positivo, concreto e duraturo, sull’ambiente circostante.

Pianificazione delle tappe

Studiare una logistica sostenibile

Uno dei tasselli critici nell’organizzazione di un roadshow è la logistica. In questa fase, l’obiettivo è massimizzare l’efficienza operativa, riducendo al contempo l’impatto ambientale derivante dalle attività connesse al trasporto e agli spostamenti tra una tappa e l’altra dell’evento.

La riduzione delle emissioni inquinanti è una priorità della logistica sostenibile. Il primo passo è scegliere veicoli a basso impatto ambientale, elettrici o ibridi: l’ideale per contenere l’impronta ecologica dell’evento e trasmettere all’esterno un segnale tangibile dell’impegno dell’azienda verso l’ambiente.

È essenziale pianificare con attenzione le rotte, al fine di minimizzare i chilometri da percorrere. Ottimizzare l’itinerario permette di ridurre i costi operativi ed è fondamentale per un evento che mira ad avere un basso impatto ambientale. Il consiglio è munirsi di tecnologie avanzate per monitorare i veicoli e sincronizzare gli spostamenti in modo efficiente.

Un’altra strategia vincente è considerare l’opzione del trasporto pubblico per gli spostamenti tra una tappa e l’altra dell’evento, quando possibile. Questo non solo riduce l’emissione di gas serra ma promuove anche l’interazione tra gli organizzatori e la comunità locale.

Gestire la logistica in modo sostenibile significa anche prestare attenzione agli imballaggi e ai materiali che si utilizzano durante il trasporto. Si tratta, infatti, di un investimento strategico che va oltre la mera efficienza operativa.

Studiare una logistica sostenibile 1

Ideazione dello stand green

Il terzo step per organizzare un roadshow di successo è l’ideazione di uno stand green. La progettazione di un allestimento che rifletta non solo l’identità dell’azienda ma anche l’impegno verso la sostenibilità è essenziale per far sì che l’evento abbia un impatto positivo sul contesto che lo ospita.

Quando si sceglie l’allestimento del roadshow, è opportuno adottare un approccio modulare nella progettazione. Questo non solo consente una maggiore flessibilità nello sfruttamento degli spazi disponibili, ma contribuisce anche a ridurre gli sprechi di risorse e materiali.

La modularità, infatti, consente di adattare lo stand alle diverse dimensioni dei luoghi in cui si svolgerà l’evento, evitando di ricorrere a nuovi allestimenti ogni qualvolta ci si sposta da una tappa all’altra del roadshow.

La scelta dei materiali è altrettanto importante. Il consiglio è preferire quelli ecosostenibili, naturali, riciclati e/o riciclabili, sia per la struttura portante dello stand che per gli elementi decorativi. Ricorrere a fornitori che adottano pratiche sostenibili e che operano nel rispetto della normativa vigente, promuovendo una catena di approvvigionamento etica, è la soluzione.

Oltre a scegliere materiali certificati ecologici, come ad esempio carta e legno FSC, e arredi e accessori a basso impatto ambientale, per creare uno stand green è essenziale prestare attenzione anche all’efficienza energetica. L’impiego di luci a LED a basso consumo, per esempio, fa bene all’ambiente e riduce al contempo i costi operativi. Una valida alternativa sono le fonti di energia rinnovabile, come pannelli solari o generatori eolici portatili.

Non bisogna trascurare l’ergonomia e la funzionalità dello stand. Il consiglio è optare per un design che favorisca l’interazione tra i partecipanti e gli spostamenti tra una zona e l’altra dello spazio, al fine di creare un’esperienza coinvolgente per il pubblico e, al contempo, ridurre l’impatto ambientale derivante dal sovraffollamento e dall’inefficienza logistica.

Figure professionali sostenibili

Scegliere con attenzione lo staff è essenziale per far funzionare il roadshow e raggiungere gli obiettivi prefissati. Hostess e steward, infatti, rappresentano il volto dell’azienda organizzatrice e svolgono l’importante compito di interagire con il pubblico e gestire le installazioni.

È indispensabile avvalersi di figure professionali specializzate, che possiedono le competenze necessarie per entrare in contatto con i partecipanti e coinvolgerli nell’evento, senza però risultare invadenti.

Oltre ad essere accogliente, il personale deve dimostrare una capacità comunicativa eccellente e conoscere in modo approfondito gli obiettivi del roadshow e le informazioni chiave da condividere con il pubblico. In più, deve avere la capacità di gestire situazioni potenzialmente complesse con professionalità.

Hostess e steward devono anche riuscire a gestire il flusso di partecipanti senza intoppi, essere di supporto nella risoluzione di eventuali problemi tecnici e collaborare con gli altri componenti del team per garantire la perfetta esecuzione dell’evento.

Il consiglio è selezionare personale che abbia già un’esperienza pregressa nel ruolo e nel settore e che sappia come comportarsi per aiutare l’azienda organizzatrice a raggiungere i suoi obiettivi.

Scegliere figure professionali inadatte o poco consone significherebbe vanificare tutti gli sforzi profusi per organizzare il roadshow, una tipologia di evento di cui le persone e le relazioni umane rappresentano il cuore pulsante.

Anche in questo caso, è possibile fare una scelta sostenibile, rivolgendosi ad un’agenzia di organizzazione eventi socialmente responsabile che propone un servizio di hostess e steward inclusivo. Noi di Endes, per esempio, collaboriamo con numerose realtà che promuovono le pari opportunità nel mondo del lavoro e abbiamo scelto di inserire nei nostri organici persone con sindrome di Down e disabilità intellettiva, per aiutarle a raggiungere una migliore qualità della vita.

Budget e permessi

Tra gli aspetti che giocano un ruolo determinante sul successo del roadshow ci sono la pianificazione del budget e la richiesta dei permessi. Questi fattori sono strettamente interconnessi e, se organizzati correttamente, permettono di ottimizzare le risorse disponibili e operare nel rispetto delle normative locali.

La pianificazione del budget è cruciale affinché l’evento non si riveli un fallimento. Il primo passo è redigere un budget plan dettagliato, prendendo in considerazione tutte le spese legate al roadshow, inclusi costi logistici, per il personale, l’allestimento e le attività promozionali. In questa fase, la trasparenza è fondamentale per evitare spiacevoli sorprese finanziarie.

È opportuno avere le idee chiare su quali sono le priorità e, in base a questa valutazione preliminare, allocare le risorse in modo strategico. È altrettanto importante mettere in conto eventuali imprevisti, così da non compromettere l’integrità dell’evento nel caso in cui dovessero verificarsi.

Monitorare le spese durante tutto il corso del roadshow è essenziale per apportare correzioni tempestive in caso di necessità. Questo, inoltre, tornerà utile al termine dell’evento, quando si dovrà fare una comparazione tra i costi previsti in fase di pianificazione e quelli effettivi.

La richiesta dei permessi è un’operazione articolata ma essenziale per organizzare un roadshow nel rispetto delle normative vigenti. I requisiti possono variare notevolmente tra una città e l’altra: è essenziale fare una ricerca approfondita per ogni tappa del roadshow.

In genere, però, i permessi da richiedere alle amministrazioni locali sono autorizzazioni per l’occupazione di spazi pubblici, la somministrazione di cibo e bevande e l’installazione di strutture temporanee. La definizione chiara di queste necessità fin dalle prime fasi della pianificazione consente di evitare ritardi e intoppi durante l’esecuzione dell’evento.

Spesso, è previsto anche il coinvolgimento delle autorità locali per garantire il rispetto delle normative. A questo proposito, una comunicazione aperta è fondamentale per la buona riuscita del roadshow e può contribuire a creare relazioni positive che potrebbero facilitare l’ottenimento di permessi in futuro.

La gestione delle tempistiche è cruciale. La richiesta dei permessi deve essere avviata con ampio anticipo rispetto alla data prevista per il roadshow, considerando il tempo necessario per l’approvazione e eventuali modifiche richieste dalle autorità competenti.

Budget e permessi

Esecuzione sostenibile

Il sesto step per organizzare un roadshow di successo e a basso impatto ambientale è pianificare con anticipo tutte le azioni necessarie per l’esecuzione sostenibile dell’evento, rivolgendo particolare attenzione alle pratiche che permettono di minimizzarne l’impatto ecologico.

Un elemento chiave nella realizzazione di un roadshow sostenibile è la corretta gestione dei rifiuti. La presenza di appositi contenitori per la raccolta differenziata e la promozione del riciclo sono essenziali. Collaborare con fornitori locali attivi nel settore della raccolta e dello smaltimento dei rifiuti è la soluzione ideale per massimizzare l’efficienza del processo.

Inoltre, è opportuno preferire materiali riciclabili o compostabili non solo per l’allestimento dello stand green, ma anche per la distribuzione di materiali promozionali o il servizio di catering

Se, infatti, durante il roadshow è prevista la somministrazione di cibo e bevande, il consiglio è rivolgersi ad un fornitore sostenibile che, oltre a offrire stoviglie ecologiche, propone alimenti a km 0: un’ottima idea per valorizzare i prodotti del posto e rafforzare il legame con la comunità che ospita l’evento.

Esecuzione sostenibile

Consuntivo e post-evento

L’ultima fase è quella del consuntivo e delle attività post-evento, un momento di valutazione e riflessione che non solo offre la possibilità all’azienda organizzatrice di misurare il successo del roadshow, ma che fornisce anche informazioni utili per migliorare eventuali edizioni future.

Il consuntivo serve per mettere a confronto le spese previste con ciò che effettivamente si è speso. Differenze significative aiutano a capire come comportarsi per elaborare le future stime e ottimizzare l’allocazione delle risorse.

L’analisi della performance è altrettanto importante. È fondamentale valutare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti, tenendo conto dell’affluenza di partecipanti, del numero di interazioni e dei feedback del pubblico, elementi che forniscono un quadro completo delle prestazioni e che aiutano a identificare eventuali aree di miglioramento.

Per raccogliere feedback e capire come i partecipanti abbiano vissuto l’esperienza del roadshow è possibile ricorrere a sondaggi online o interviste. Tutte le informazioni raccolte diventano una base preziosa da cui partire per l’organizzazione delle future edizioni.

Un’altra operazione spesso trascurata ma fondamentale è la valutazione delle pratiche sostenibili adottate durante l’evento. Misurare l’impatto ambientale del roadshow, dalla pianificazione delle tappe alla gestione dei rifiuti, consente di capire se le iniziative sostenibili che sono state implementate hanno avuto successo.

È opportuno eseguire anche un’analisi critica delle performance dei partner e dei fornitori. Questo significa revisionare in modo dettagliato gli accordi contrattuali, valutando la qualità dei servizi forniti, il rispetto delle tempistiche concordate e il livello di soddisfazione generale.

Tra le attività post-evento rientra anche la creazione di contenuti, come video highlight, articoli di riepilogo o webinar, per mantenere viva l’attenzione attorno al roadshow anche dopo la sua conclusione. L’uso strategico dei canali online per condividere contenuti e coinvolgere il pubblico permette di creare relazioni di fiducia e rendere l’evento ancora più memorabile.

Consuntivo e post evento

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