Organizzare un evento aziendale richiede tempo e competenze professionali tali da assicurare una pianificazione accurata e attenta ai minimi dettagli.
Molte sono le circostanze in cui organizzare un evento può portare benefici alla propria azienda:
- celebrare traguardi importanti (un anniversario, un successo raggiunto);
- presentare nuovi prodotti o servizi;
- organizzare convention o meeting di lavoro;
- rafforzare i rapporti con i clienti o i dipendenti;
- partecipare a fiere e eventi del settore.
Qualunque sia l’occasione, gli aspetti da curare alla perfezione sono sempre moltissimi. La prima cosa da fare è quindi contattare un organizzatore all’altezza della situazione, che sappia aiutarti a pianificare e gestire ogni aspetto dell’evento, dalla scelta della location fino alla definizione del programma.
Per cominciare, vediamo come scegliere l’organizzatore adatto alle tue esigenze.
Contattare un organizzatore sostenibile
Come abbiamo detto, per realizzare un evento aziendale di successo è fondamentale contattare un organizzatore di comprovata esperienza e professionalità.
Infatti, una buona organizzazione può fare la differenza tra un evento mediocre e uno ben riuscito. Organizzare eventi richiede un lungo e intenso lavoro per qualcosa che dura un giorno o poco più, e non è possibile replicare, correggendo quanto non è riuscito secondo le aspettative.
Per le aziende è, quindi, indispensabile contattare gli esperti del settore, se si vuole che l’evento riesca alla perfezione, evitando stress e ansie che andrebbero a gravare sulla mole di lavoro quotidiano che normalmente hanno in carico.
Perciò, quando vuoi organizzare un evento per la tua azienda, assicurati di contattare un’agenzia di eventi aziendali qualificata, che sappia dare attenzione costante alle tue reali esigenze in ogni fase della programmazione, occupandosi di:
- impostazione di obiettivi e budget;
- scelta della location e dei fornitori;
- elaborazione del programma;
- catering e assistenza tecnica;
- ricerca degli sponsor.
Nella scelta dell’azienda a cui affidare l’organizzazione del tuo evento, puoi fare la differenza rivolgendoti a un’agenzia sensibile al tema della sostenibilità economica, sociale e ambientale, che agisce in modo responsabile nei confronti del contesto in cui opera.
Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona, selezioniamo con attenzione i fornitori con cui collaborare, preferendo quelli impegnati nella tutela dell’ambiente e collocati vicino alla location prescelta per ridurre il più possibile le emissioni inquinanti, avvantaggiare le comunità locali e valorizzare le maestranze del posto.
Prestiamo attenzione anche agli sprechi alimentari. Abbiamo aderito al progetto Food for Good e agiamo concretamente per dare una seconda vita alle eccedenze di cibo al termine degli eventi, donandole ai meno fortunati.
Abbiamo scelto di investire anche su un percorso di responsabilità sociale, promuovendo una cultura aziendale incentrata sull’inclusività e sulla diversità. Collaboriamo al fianco di giovani e persone diversamente abili, mettendo al centro le pari opportunità nel mondo del lavoro e l’educazione delle nuove generazioni.
Affidare l’organizzazione a un’agenzia che adotta pratiche sostenibili significa non solo limitare gli impatti dell’evento sull’ambiente e la società e influenzare positivamente l’economia locale, ma anche avere la possibilità di sensibilizzare i partecipanti sul tema.
In generale, è buona norma contattare l’organizzatore almeno 6 mesi prima della data dell’evento, ma se questo è grande o complesso, come congressi e fiere, meglio muoversi con maggior anticipo, anche un anno prima.
Per valutare la professionalità dell’organizzatore, informati bene sugli eventi che ha realizzato e con quali clienti, quali certificazioni ha e da quanto opera nel settore. Inoltre, prima di contattarlo, ti sarà utile stilare una lista dei requisiti del tuo evento:
- di che tipo di evento si tratta;
- quali sono le esigenze dei tuoi ospiti;
- quali sono le tue aspettative.
Quindi, presenta la lista dei requisiti all’agenzia, per capire se può soddisfarli. Fai domande specifiche per capire se ha esperienza nell’organizzazione di eventi simili al tuo e chiedi di vedere alcuni dei progetti passati.
Dopo aver valutato la professionalità dell’agenzia e la sua capacità di gestire il tuo evento, assicurati di discutere e definire dettagli fondamentali quali:
- budget;
- modalità di comunicazione;
- piano di backup in caso di imprevisti.
Un’agenzia realmente qualificata e affidabile sa ottimizzare il tuo budget, realizzando le tue aspettative senza sprechi di risorse.
Inoltre, essa ti mette al corrente di ogni passaggio della pianificazione, coinvolgendoti in tutto il processo con una comunicazione continua e trasparente.
Naturalmente, un’agenzia di tal calibro è assolutamente preparata ad affrontare ogni step di cui si compone il lavoro dell’organizzatore di eventi, non ultimo la gestione degli imprevisti tramite la predisposizione anticipata di uno o più “piani B”.
Tutto questo lo facciamo in Endes. Grazie alla nostra comprovata esperienza e conoscenza del settore, possiamo garantirti un evento perfetto e riuscito sotto ogni aspetto, curandone attentamente la pianificazione in ognuna delle varie fasi.
Tra queste, la scelta della location e del programma sono sicuramente tra le più importanti e delicate, in quanto misurano la reale abilità di un’agenzia nell’organizzare un evento aziendale tailor made. Vediamole in dettaglio.
Decidere assieme location e programma
Una volta che hai trovato un organizzatore esperto e affidabile, puoi decidere la location e il programma perfetti per il tuo evento aziendale.
Nel decidere la location più adatta, affidati all’agenzia per valutare bene questi aspetti:
- posizione della location;
- tipo di evento e di attività;
- spazi e attrezzature;
- budget.
È fondamentale scegliere un luogo facilmente accessibile per tutti i partecipanti, indipendentemente dal mezzo di trasporto utilizzato, considerando quindi la vicinanza di aeroporti, stazioni ferroviarie, fermate dei mezzi pubblici. Per esempio, se la maggior parte degli ospiti arriverà in auto, la zona dovrebbe essere servita da autostrade e parcheggi.
Se vuoi organizzare un evento intimo, puoi optare per una location fuori città, ma in tal caso assicurati di poter organizzare gli spostamenti dei partecipanti con servizi di trasporto pubblico o un servizio di navetta.
Decidere la location adatta dipende anche dal tipo di evento. Se le attività previste richiedono un ambiente formale, un hotel di lusso o una sala conferenze potrebbero essere la scelta migliore. Per un’atmosfera più informale, invece, meglio una location all’aperto come un parco o una spiaggia.
Inoltre, la location dovrebbe soddisfare ogni requisito del tuo evento, incluse le esigenze di spazi e attrezzature.
Per esempio, per una conferenza o un seminario, dovrà essere dotata di spazi e strumenti per le presentazioni e per le attività di networking. Invece, se stai organizzando un evento all’aperto, è preferibile un luogo con ampi spazi verdi e con la possibilità di allestire strutture temporanee. Deve essere presa in considerazione anche la disponibilità di servizi che potrebbero esserti fondamentali, quali la connessione Wi-Fi, l’audio e la videoconferenza, il catering, l’assistenza tecnica.
Infine, la decisione dipende ovviamente anche dal budget a tua disposizione. L’abilità dell’organizzatore di eventi sta anche qua, nel riuscire a trovare per te una location che si adatti alle tue esigenze senza compromettere la qualità dell’evento. Perciò, è fondamentale che tu capisca come scegliere un’agenzia di eventi aziendali e cosa valutare, per sapere esattamente a chi affiderai l’organizzazione del tuo evento aziendale.
Quanto al programma, esso dovrà risultare coerente con lo scopo dell’evento e adatto alla location scelta. Esso dipende, quindi, dagli stessi fattori sopra elencati, oltre che dalla durata dell’evento.
Se questo si svolge in un solo giorno, il programma dovrà includere tutte le attività necessarie, ma senza sovraccaricare la giornata. Se si svolge in più giorni, attività variegate potranno essere suddivise per giornate per mantenere viva l’attenzione dei partecipanti, includendo momenti di svago e relax.
La decisione della location e del programma dipendono anche dalla modalità in cui si svolge l’evento aziendale:
- in presenza;
- online;
- in modalità ibrida.
Se ti interessa anche l’opzione digital o phygital, puoi approfondire sul nostro blog come valutare un’agenzia di eventi online.
È, quindi, evidente che, decidere la location ideale e un programma ben strutturato e coinvolgente, per garantire il successo del tuo evento aziendale e la totale soddisfazione dei tuoi ospiti, richiede all’organizzatore un’attenta pianificazione e una buona dose di creatività.
La chiave per creare eventi memorabili è prendere in considerazione i bisogni e le aspettative dei partecipanti: aspetto a cui Endes dà assoluta importanza per un sicuro ritorno d’immagine del brand, attraverso la personalizzazione di ogni progetto e focalizzandoci sulle persone e le loro reali esigenze e aspettative.