Quali sono i compiti affidati alle hostess

Il ruolo delle hostess durante gli eventi aziendali è tanto importante quanto vario. È stato già detto e scritto mille volte che sono il biglietto da visita della vostra azienda durante queste occasioni. Meno nota è la risposta alla domanda su quali sono i compiti affidati alle hostess.

Queste figure professionali sono il primo punto di contatto per gli ospiti di un evento. Oltre ad accoglierli e aiutarli nella sistemazione, possono essere responsabili dell’accreditamento, della gestione della sala congressi, del materiale informativo e dell’area ospitalità.

Tra i compiti affidati alle hostess può esserci quello di fornire assistenza per qualsiasi problema che si verifichi durante la giornata o di assicurarsi che gli organizzatori siano al corrente di eventuali variazioni o criticità, in modo da poterli affrontare immediatamente.

Continuate a leggere per conoscere più in dettaglio quali sono le mansioni di queste professioniste dell’accoglienza e dell’ospitalità.

ENDES accogliere ospiti

Accogliere gli ospiti

Il principale compito affidato alle hostess è accogliere gli ospiti dell’evento e farli sentire a proprio agio per tutta la durata del loro soggiorno.

Prima di tutto sono responsabili di gestire gli accrediti. Questo significa che, dopo aver identificato l’ospite, devono verificarne il nome con l’elenco degli invitati previsti, di quelli già registrati e di quelli registrati con esigenze particolari e degli on site.

Consegnano quindi il badge e si assicurano che tutti gli ospiti possano entrare nella sala dell’evento. Tra i compiti affidati alle hostess c’è anche quello di assistere i presenti nella sistemazione di bagagli, borse e cappotti nel servizio guardaroba.

Inoltre, si occupano della gestione della sala: collaborano nella disposizione dei posti a sedere, seguono le prime file riservate, tengono traccia di eventuali richieste o sistemazioni speciali da parte dei partecipanti (come l’accesso per le sedie a rotelle) e si assicurano che tutti abbiano la possibilità di ascoltare le presentazioni dei relatori.

Infine, le hostess hanno anche il compito di accompagnamento ai posti riservati degli ospiti, assicurandosi che trovino rapidamente la loro postazione nella sala.

Le hostess sono tenute a chiedere ai partecipanti quali sedute sono riservate a loro perché:

  • Una busta o un biglietto stanno a significare che il posto è riservato a qualcuno che non è ancora arrivato.
  • I badge VIP o i cavalieri sulle sedute indicano i posti riservati a ospiti importanti e, in questo caso, le hostess sanno che è necessario prestare particolare attenzione a queste persone e fornire loro un servizio eccezionale.
  • I badge per i relatori segnalano i posti riservati per i tavoli lavoro. Tra i compiti delle hostess c’è quello di assicurarsi che vengano fatti sedere il prima possibile dopo la fine del loro intervento, in modo che non si sentano affrettati o affollati da altri partecipanti che potrebbero aver bisogno di assistenza per orientarsi nella location.

È anche importante che le hostess sappiano dove siedono i partecipanti prima di iniziare il lunch o il dinner, in modo da poter accogliere personalmente i VIP al loro arrivo ed accompagnarli.

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Orientare gli ospiti all’interno della manifestazione

Le hostess sono spesso responsabili di orientare gli ospiti all’interno della manifestazione.

Questo include l’orientamento a:

  • Evento: L’hostess può ricevere un copione da seguire per accogliere gli ospiti e fornire loro una panoramica della manifestazione. Si possono anche preparare dispense con informazioni più dettagliate su ciò che accade durante l’evento e su come gli ospiti possono partecipare.
  • Location: Se ci sono luoghi particolari in cui si svolgeranno determinate attività, come una sala dedicata al coffee break, le professioniste dell’accoglienza devono indicarlo in modo che tutti sappiano dove andare se vogliono prendervi parte.
  • Programma: Uno dei compiti affidati alle hostess è illustrare il piano dell’intera giornata, compresi i tempi e i luoghi delle varie attività e qualsiasi loro caratteristica speciale. In alcune occasioni vengono forniti a ogni partecipante un programma cartaceo al momento dell’arrivo; altre hanno programmi disponibili online in anticipo, in modo che i partecipanti possano pianificare quando arrivare al luogo in cui si terrà l’evento.

Le hostess si occupano anche dell’hospitality desk, il punto in cui gli ospiti possono ricevere assistenza per domande, richieste e dubbi. Ad esempio, se l’ospite ha bisogno di indicazioni per raggiungere la sala dove si tiene il light lunch o se ha una domanda sui dettagli della registrazione, l’hostess deve essere in grado di rispondere in modo preciso e garbato.

Hanno anche il compito di tenere d’occhio le porte per far entrare e uscire le persone in maniera efficiente. Per questo motivo devono essere in grado di lavorare in modo rapido, pur mantenendo un elevato livello di servizio al cliente.

Delle vere professioniste dell’accoglienza sono preparate nell’arte dell’ospitalità, in modo da garantire che il vostro evento si svolga in modo fluido e impeccabile e che l’esperienza sia memorabile per gli ospiti.

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Gestire il materiale informativo e dare informazioni generali

Oltre a quanto detto fino ad ora, i compiti affidati alle hostess sono anche:

  • Gestire il materiale informativo: Da esperte quali sono, devono essere in grado di gestire qualsiasi domanda o preoccupazione che un ospite può avere in relazione alla vostra azienda. Ciò include una corretta gestione del materiale informativo come brochure, opuscoli o dépliant che spiegano come utilizzare un determinato prodotto o servizio fornito dalla vostra impresa.
  • Dare informazioni generali: Le hostess devono anche essere istruite sulle informazioni generali relative alla vostra azienda, compresa la sua storia e la sua mission.
  • Fornire supporto linguistico: In un mondo in cui gli affari internazionali sono più importanti che mai, è essenziale disporre di specialisti dell’ospitalità in grado di interagire in lingua straniera con gli ospiti. Il loro ruolo, infatti, può richiedere un supporto nella comunicazione con i convenuti in merito a richieste di servizi o informazioni di carattere generale.

Oltre a saper svolgere questi compiti, le hostess delle agenzie di eventi ricevono una formazione approfondita sulle abilità interpersonali, sul parlare in pubblico e sull’etichetta. Sanno ascoltare attivamente e impegnarsi proattivamente in modo che tutti si sentano a proprio agio.

Come vere padrone di casa, inoltre, hanno stile e raffinatezza e sanno intrattenere una conversazione con gentilezza e cordialità. Sanno anche come spostarsi da un gruppo all’altro con garbo e gestiscono bene lo stress in ogni situazione.

In un settore in cui l’eccellenza è la norma e ci si aspetta la perfezione, le hostess e gli steward hanno una responsabilità incredibile. 

Durante l’evento, rappresentano voi. Si interfacciano direttamente con i vostri ospiti e quindi è importante scegliere il servizio con moltissima cura.

L’obiettivo di Endes è sempre stato quello di far sentire ogni ospite il benvenuto al vostro evento. Quindi, se desiderate organizzare un evento per la vostra azienda, non esitate a richiedere il nostro servizio di accoglienza attento al dettaglio, svolto da hostess e steward attentamente selezionati e costantemente formati. 

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