Partecipare a una fiera è un’occasione per fidelizzare i clienti, intercettare nuovi potenziali acquirenti ed entrare in contatto con altri professionisti del settore. Eventi di questo tipo sono un’ottima opportunità per farsi conoscere, accrescere la visibilità della propria azienda e ottenere un guadagno in termini di brand reputation.
Quando si partecipa a una fiera come espositori, è indispensabile curare ogni particolare e non lasciare nulla al caso, stando attenti a proporre un’immagine di sé coerente con l’identità e i valori aziendali. Solo in questo modo è possibile trasformare l’interesse degli avventori in conversioni e risultati.
Ma come partecipare a una fiera? Per ogni manifestazione fieristica, di qualsiasi dimensione essa sia, la partecipazione deve essere organizzata nei dettagli per evitare sprechi di tempo e risorse. Nei mesi che precedono la fiera, è necessario:
- scegliere la fiera;
- progettare lo stand;
- comunicazione la partecipazione alla fiera combinando i mezzi digitali con quelli tradizionali;
- selezionare il personale;
- organizzare la logistica.
Scegliere la fiera
La prima cosa da fare quando si decide di partecipare ad una fiera di settore è scegliere con attenzione la manifestazione a cui prendere parte. Fare da espositori ad un evento di questo tipo, infatti, va ben oltre la semplice presenza fisica in luogo affollato. Significa investire risorse, tempo ed energie affinché la partecipazione alla fiera possa portare vantaggi concreti al proprio business.
Per scegliere la fiera più adatta alla tua azienda:
- definisci chiaramente gli obiettivi che intendi raggiungere;
- fai una ricerca approfondita sulle fiere di settore;
- analizza il bacino di utenza;
- considera la tua identità aziendale;
- valuta i costi;
- controlla data e location.
Prima di addentrarti nella ricerca della fiera a cui partecipare, stabilisci con chiarezza quali sono i tuoi obiettivi. Vuoi aumentare la visibilità del tuo brand, generare lead qualificati, incrementare le vendite o stabilire nuove partnership commerciali? Non puoi pensare di investire risorse in un evento di questo tipo senza avere le idee chiare sulla meta da raggiungere.
La chiave per fare la scelta giusta è la ricerca. Informati sulle fiere di settore in programma, consultando siti web, leggendo le recensioni delle edizioni precedenti e confrontandoti con altri professionisti che operano nel tuo campo per ottenere consigli e feedback sulle manifestazioni a cui hanno partecipato. Questo ti aiuterà ad identificare le fiere più rilevanti per la tua azienda.
Una volta individuate le fiere di tuo interesse, valuta con attenzione il bacino di utenza di ciascuna manifestazione, cercando informazioni sui risultati delle edizioni precedenti. Informati sugli espositori delle passate edizioni e su quelli degli eventi a cui vorresti partecipare.
In fase di scelta, non dimenticarti dell’identità aziendale. Assicurati che le fiere selezionate siano in linea con i valori della tua impresa. La coerenza con la tua immagine aziendale è indispensabile per attirare nuovi clienti, fornitori e collaboratori e instaurare relazioni di fiducia. Rifletti su come la tua azienda potrebbe inserirsi in un determinato ambiente fieristico e se ciò può portare ad un vantaggio competitivo.
La partecipazione a una fiera comporta spese che vanno pianificate con attenzione. Valuta i costi di partecipazione e quelli per l’allestimento dello stand, la produzione del materiale promozionale e la logistica. Non dimenticare di verificare se sono attivi bonus statali per la partecipazione a manifestazioni fieristiche, che potrebbero aiutarti a contenere i costi.
Da ultimo, controlla con attenzione le date e la location della fiera. È bene che siano congruenti con il tuo calendario aziendale e che siano accessibili per il tuo pubblico di riferimento. La location, in particolare, influenzerà aspetti logistici come l’alloggio e il trasporto del personale e dei materiali.
Una volta scelta la fiera a cui partecipare, non ti resta che contattare gli organizzatori per ottenere informazioni dettagliate sull’evento, come gli spazi a disposizione per gli espositori, i servizi inclusi e le opportunità di promozione aggiuntive.
Studiare uno stand sostenibile
Uno degli aspetti più importanti di cui bisogna occuparsi prima di partecipare ad una fiera di settore è la progettazione dello stand espositivo, che sarà il tuo biglietto da visita per tutta la durata dell’evento.
Lo stand non è solo uno spazio in cui mostrare i tuoi prodotti e/o servizi, ma una vera e propria vetrina, che rappresenta la tua identità e la tua immagine aziendale. La sua funzione è catturare l’attenzione dei visitatori.
Non possono mancare un fondale brandizzato e roll-up, vele e totem personalizzati. Il logo e le informazioni più importanti devono essere ben visibili anche da lontano, quindi il consiglio è posizionarli nelle parti alte dei supporti. Puoi personalizzare anche il desk dello stand, così da rendere il tuo brand ancora più riconoscibile. Nella scelta dei colori, attieniti all’immagine coordinata della tua azienda.
Per quanto riguarda l’arredamento, gli organizzatori, in genere, mettono a disposizione stand pre-allestiti. Se lo desideri, però, puoi rendere lo spazio ancora più accogliente e confortevole creando un piccolo salottino, aggiungendo qualche poltroncina e un tavolino basso.
Se la fiera lo permette, un’ottima idea è ricavare una piccola area break con una macchinetta del caffè e qualche snack da offrire ai visitatori. Queste scelte non passano inosservati agli ospiti e li trattengono più a lungo presso il tuo stand.
Non dimenticarti del materiale promozionale. Una brochure di presentazione dell’azienda e dei biglietti da visita non possono mancare per entrare in contatto con nuovi clienti, fornitori e collaboratori.
La progettazione dello stand passa anche attraverso la scelta dei materiali. Molto in voga negli ultimi anni sono gli stand sostenibili, che contribuiscono a ridurre l’impronta ecologica dell’evento. Optando per questa soluzione, potrai dimostrare l’impegno della tua azienda a sostegno della sostenibilità, un punto di forza per il tuo marchio e un valore apprezzato dai consumatori.
Scegli materiali ecologici e sostenibili, come il legno certificato FSC, il cartone riciclato o i tessuti biodegradabili. Minimizza gli sprechi, pianificando con attenzione la quantità di materiali promozionali che utilizzerai. Se hai in mente di regalare dei gadget personalizzati ai visitatori, opta per oggetti sostenibili.
Comunicare la partecipazione alla fiera
La partecipazione a una fiera non si limita alla progettazione dello stand. È inutile prendere parte ad eventi di questo tipo senza che nessuno lo sappia. Qualche mese prima della manifestazione, comunica la partecipazione all’evento per massimizzare il ritorno sull’investimento.
Per farlo puoi utilizzare sia mezzi digitali che strumenti tradizionali, tra cui:
- sito web;
- social network;
- e-mail;
- stampa tradizionale.
Pubblica una news sul tuo sito web in cui informi gli utenti della partecipazione alla fiera. Fai in modo di riportare tutti i dati essenziali, tra cui la data e il luogo dell’evento, e utilizza un tono di voce accattivante che li inviti a prenderne parte.
Anche i social network sono un ottimo canale di comunicazione. Pubblica post informativi su tutte le piattaforme in cui sei presente e sponsorizzali, così da raggiungere il maggior numero di utenti. Non dimenticare di usare hashtag pertinenti e di coinvolgere il tuo pubblico con sondaggi e domande.
Sfrutta la mailing list aziendale per inviare un’e-mail di invito ad ogni contatto. Personalizza il messaggio e offri ai destinatari un motivo valido per visitare il tuo stand, dando alcune anticipazioni o proponendo promozioni speciali. Se sarai abbastanza audace, riuscirai a convertire i tuoi contatti, anche quelli di vecchia data, in visitatori e poi in clienti.
La stampa tradizionale continua a essere un canale importante per la promozione. Prepara un comunicato stampa in cui annunci la partecipazione alla fiera e invialo ai giornalisti di settore. In questo modo, potrai ottenere copertura mediatica e aumentare la tua visibilità.
Comunicare la partecipazione alla fiera è un processo che richiede pianificazione e costanza. L’obiettivo è mantenere il pubblico informato e coinvolto. Una strategia di comunicazione efficace può tradursi in un flusso maggiore di visitatori allo stand e, di conseguenza, nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Selezionare il personale
Durante la fiera è bene che siano presenti figure in grado di interfacciarsi con i potenziali clienti e di rappresentare la vera anima dell’azienda. La selezione del personale giusto può fare la differenza tra una partecipazione di successo e una meno efficace.
Assicurati che il personale che parteciperà alla fiera conosca a fondo i prodotti e/o servizi che presenterai. I membri del team dovranno essere in grado di rispondere alle domande dei visitatori e fornire informazioni dettagliate. Organizza sessioni di formazione per garantire che tutti siano adeguatamente preparati.
La capacità di comunicare in modo efficace è essenziale. Il personale deve essere cordiale e in grado di intrattenere conversazioni con i visitatori. Le abilità comunicative sono fondamentali per coinvolgere il pubblico e rendere l’esperienza positiva per tutti.
Il personale, inoltre, deve presentarsi in modo professionale e coerente con l’immagine aziendale. Uniformi, abbigliamento aziendale o distintivi possono contribuire a creare un aspetto riconoscibile.
Cerca persone entusiaste e motivate. L’energia positiva può essere contagiosa e attirare l’attenzione dei visitatori. Assicurati che il tuo team sia entusiasta della partecipazione e del contributo che può dare.
Organizza i turni in modo che il tuo stand sia sempre ben coperto durante l’orario di apertura della fiera. Prendi in considerazione la rotazione dei membri del team in modo che nessuno si stanchi e che tutti abbiano l’opportunità di riposarsi.
Assegna ruoli specifici a ciascun membro del team. Ad esempio, uno potrebbe occuparsi delle presentazioni, un altro delle dimostrazioni pratiche e un altro delle interazioni con i visitatori. In questo modo, ciascuno saprà esattamente cosa fare e avrà un compito ben definito.
È usuale nelle aziende, soprattutto in quelle medio-piccole, selezionare il personale per la fiera cercando tra i propri collaboratori. Tuttavia, prendendo parte a questa tipologia di eventi, è molto probabile che si incontrino profili diversi, difficili da gestire, soprattutto se si è alla prima esperienza. Questo può rappresentare una difficoltà per gli espositori.
La soluzione è ricorrere ad un servizio di hostess e steward qualificati. Un personale di supporto, infatti, può rivelarsi utile per rompere il ghiaccio con i visitatori, catturare la loro attenzione e condurli senza forzature all’interno del tuo spazio espositivo. Si tratta di professionisti che possiedono le competenze per creare relazioni di valore.
Organizzare la logistica
Oltre alla progettazione dello stand, alle attività di comunicazione e alla selezione del personale, bisogna prestare molta attenzione anche alla scelta dei fornitori e alla gestione della logistica, ovvero alle tempistiche e alle modalità di consegna, allestimento e disallestimento dei materiali necessari per lo svolgimento dell’evento.
Anche in questo caso, molto spesso, le aziende tendono ad affidare l’organizzazione della logistica ai propri collaboratori, anche se questo esula dalle loro mansioni e rischia di generare stress all’interno dell’ambiente di lavoro.
Il consiglio è affidarsi ad un’azienda specializzata nel settore degli eventi, che possa aiutarti ad organizzare la presenza alla fiera nei minimi dettagli, occupandosi anche della logistica. In questo modo, potrai concentrarti sull’evento e sui visitatori, senza preoccuparti di null’altro.
Organizzare la logistica significa:
- mettere a punto una lista dettagliata delle attività da completare e delle scadenze da rispettare, così da evitare lo stress last-minute;
- organizzare il trasporto per il personale e i materiali da esporre, senza dimenticarsi dell’alloggio;
- verificare le dimensioni e la configurazione dello stand per assicurarsi di avere spazio a sufficienza per esporre i propri prodotti e/o servizi;
- accertarsi che tutti i materiali promozionali e le attrezzature necessarie per l’evento vengano consegnati per tempo, opportunamente imballati ed etichettati;
- pianificare in anticipo la configurazione in loco di dispositivi tecnologici aggiuntivi rispetto a quelli messi a disposizione dagli organizzatori.
La pianificazione logistica è essenziale perché la partecipazione alla fiera si svolga senza intoppi. Assicurati di avere tutte le risorse e gli strumenti necessari per garantire che il tuo stand sia operativo e accogliente per i visitatori. Con una buona organizzazione logistica, potrai concentrarti sul tuo obiettivo principale: attirare l’attenzione dei partecipanti e ottenere nuovi contatti.
Quando cominciare a organizzare la partecipazione alla fiera? Tutte le valutazioni preparatorie che abbiamo passato in rassegna richiedono tempo. In linea di massima, il consiglio è iniziare circa 6-9 mesi prima dell’evento.
Una volta organizzata la partecipazione alla fiera, è necessario procedere per fasi ben precise identificando un referente, interno o esterno, che avrà il compito di accertarsi di essere nei tempi stabiliti.
Noi di Endes, agenzia di organizzazione eventi a Verona, abbiamo maturato una profonda esperienza nel settore delle manifestazioni fieristiche, al fianco di aziende che hanno partecipato a questi eventi in qualità di espositori. Scegli la fiera di settore a cui desideri partecipare e raccontaci la tua idea: renderemo memorabile la tua partecipazione all’evento.