Come organizzare un evento ibrido?

Organizzare un evento ibrido è sempre più necessario. Nato come esigenza in tempo di pandemia, durante cui era impossibile per molte persone partecipare agli eventi in presenza, si rivela anche ora un’ottima soluzione per coinvolgere più partecipanti, permettendo di assistere o partecipare attivamente sia da remoto che in loco. 

Organizzare un evento ibrido richiede una pianificazione accurata e la considerazione di diversi fattori per garantire il successo:

  • scelta degli speaker;
  • location sostenibile;
  • piattaforma di streaming;
  • materiale multimediale;
  • creazione di valore anche per il pubblico da casa;
  • sponsor sostenibili.

Tutti questi aspetti devono essere debitamente considerati per coinvolgere più persone possibili da remoto e tenerli ancorati allo schermo proprio come se fossero presenti dal vivo.

Per farlo è necessaria la competenza di un organizzatore di eventi esperto, che sappia gestire il contesto dal punto di vista organizzativo e creativo, e che sia supportato da tecnici digitali esperti in grado di rendere l’evento fluido e coinvolgente anche per chi lo segue da casa.

Scelta degli speaker

Una delle sfide più grandi nell’organizzazione di un evento, in particolare di un evento ibrido, è quella di scegliere gli speaker adatti per garantire un coinvolgimento ottimale di tutti i partecipanti, sia quelli presenti fisicamente che quelli connessi da remoto.

Ecco i passi base per non sbagliare la scelta degli oratori:

  • selezionare oratori che sappiano coinvolgere con tecniche adatte alla situazione;
  • utilizzare tecniche di presentazione innovative;
  • assicurarsi che gli oratori usino al meglio la tecnologia disponibile;
  • scegliere oratori esperti.

In primo luogo, è importante selezionare degli oratori che siano in grado di coinvolgere il pubblico in presenza e da remoto allo stesso modo. Ciò significa che gli speaker devono essere in grado di trasmettere il loro messaggio in modo chiaro e coinvolgente, utilizzando strumenti e tecniche che si adattino alle esigenze di chi segue da casa.

Inoltre, è essenziale che gli speaker degli eventi ibridi siano in grado di mantenere l’attenzione del pubblico online durante tutto il corso dell’evento. Ciò può essere ottenuto attraverso l’utilizzo di tecniche di presentazione innovative e coinvolgenti, come l’utilizzo di immagini, video, quiz e sondaggi interattivi.

Un’altra considerazione importante da fare è sulla tecnologia utilizzata per la trasmissione dell’evento. Gli speaker devono essere in grado di utilizzare al meglio gli strumenti tecnologici disponibili, come il microfono e la webcam, per garantire una qualità audio e video ottimale e una chiara comunicazione con speaker e spettatori lontani.

Infine, è importante scegliere degli oratori che siano esperti nel loro campo e in grado di fornire contenuti di alta qualità, informazioni utili e interessanti per il pubblico, sia in presenza che online.

Come è facile intendere, la scelta degli oratori per un evento ibrido è un processo che richiede attenzione e cura per garantire una buona esperienza di partecipazione da parte di tutti gli ospiti, indipendentemente dalla loro posizione.

Scelta della location fissa sostenibile

La scelta della location fissa sostenibile per un evento ibrido è un aspetto cruciale da considerare per coinvolgere un pubblico ampio e variegato e garantire il successo dell’iniziativa, facendo in modo che abbia un basso impatto ambientale.

In un mondo sempre più digitale, gli eventi ibridi rappresentano la nuova frontiera dell’intrattenimento e la scelta della location giusta diventa ancora più importante per garantire una connessione fluida e stabile con gli ospiti online.

Una location adeguata non solo deve soddisfare i requisiti di spazio, logistica e comfort per i partecipanti presenti in loco, ma deve anche essere sostenibile e offrire soluzioni innovative per coinvolgere e tenere connessi gli ospiti remoti.

Ecco cosa prendere in considerazione:

  • accessibilità e buoni collegamenti con i mezzi di trasporto pubblici;
  • allestimento sostenibile;
  • infrastrutture digitali avanzate;
  • soluzioni di networking innovative;
  • sicurezza;
  • comfort;
  • servizio di accoglienza.

La location fissa di un evento ibrido sostenibile deve essere facilmente raggiungibile con i mezzi di trasporto pubblici. Questo contribuisce a ridurre l’uso dei mezzi privati e, di conseguenza, le emissioni di gas serra e l’impatto ambientale. Inoltre, optare per questa soluzione permette di rendere l’evento più inclusivo e accessibile per le persone provenienti da lontano.

Un altro fattore da considerare quando si sceglie la location dell’evento è l’allestimento. L’attenzione crescente nei confronti della sostenibilità suggerisce di optare per soluzioni eco-friendly, realizzate con materiali di recupero, riciclati o riciclabili, preferibilmente dotate di apposita certificazione.

Inoltre, nella location devono essere presenti tutte le infrastrutture necessarie per garantire un’esperienza di connessione digitale fluida e senza interruzioni. Per coinvolgere gli ospiti remoti, la location deve offrire soluzioni innovative come schermi LED interattivi, telecamere ad alta definizione e sistemi audio avanzati. In questo modo, gli ospiti che seguono l’evento da remoto potranno sentirsi coinvolti e partecipare attivamente alle attività organizzate.

Nella maggior parte dei casi, le location forniscono tutte le attrezzature necessarie per lo svolgimento dell’evento. In caso contrario, per limitare l’impatto ambientale, si consiglia di noleggiare tutto ciò che serve, rivolgendosi ad un fornitore collocato vicino al luogo dell’evento, così da limitare le emissioni inquinanti derivanti dal trasporto.

In un evento ibrido è fondamentale prevedere soluzioni che permettano di mantenere alta l’attenzione degli ospiti da remoto. Ad esempio, si possono organizzare attività di team building virtuale, sessioni di Q&A interattive, sondaggi online e discussioni in tempo reale tramite chat. In questo modo, tutti gli ospiti non solo si sentiranno coinvolti nell’evento, ma potranno anche interagire e dare il loro contributo in tempo reale.

La location fisica deve, dunque, offrire soluzioni di networking avanzate per consentire a tutti i partecipanti, presenti e da remoto, di connettersi tra loro e scambiarsi informazioni in modo efficace. Ma affronteremo meglio questo aspetto tra poche righe. 

Naturalmente è indispensabile scegliere una location che offra un ambiente confortevole e sicuro per i partecipanti in presenza, assicurandosi che siano rispettate tutte le norme di sicurezza e igieniche.

Da ultimo, ma non per importanza, è bene accertarsi che la location offra un servizio di accoglienza all’altezza dell’evento. Nel caso in cui ci si debba rivolgere ad un fornitore esterno per il servizio di hostess e steward, è possibile fare una scelta responsabile e affidarsi ad un’agenzia sostenibile.

Noi di Endes, per esempio, abbiamo deciso di inserire nei nostri organici giovani e persone diversamente abili, promuovendo una cultura aziendale incentrata sull’inclusività, anche rispetto alla disabilità, e sulle pari opportunità nel mondo del lavoro.

scelta piattaforma streaming

Scelta della piattaforma di streaming

Per rendere gli eventi ibridi molto coinvolgenti è fondamentale scegliere la piattaforma di streaming giusta, elemento fondamentale per la riuscita di un evento phygital.

Esistono molte piattaforme, e la scelta dipende dalle tue esigenze specifiche e dal tipo di evento che stai organizzando. Vediamo alcuni aspetti fondamentali di una buona piattaforma per organizzare eventi ibridi:

  • ampia gamma di funzionalità interattive (condivisione di presentazioni, sondaggi, chat, ecc.);
  • possibilità di creare stanze virtuali per per sessioni di lavoro di gruppo;
  • qualità video e audio affidabile per garantire una connessione fluida e priva di interruzioni;
  • sicurezza dei dati e rispetto della privacy dei partecipanti;
  • costo accessibile e adatto al tuo budget;
  • scalabilità per gestire il numero di partecipanti previsti;
  • supporto tecnico disponibile per risolvere eventuali problemi tecnici durante l’evento.

Tra le APP più utilizzate per gli eventi phygital ci sono piattaforme come Microsoft Teams, Zoom, Discord, Skype e Google Meet. Tutte queste piattaforme offrono una vasta gamma di funzionalità che ti permettono di coinvolgere attivamente i partecipanti, come la condivisione di presentazioni, la partecipazione a sondaggi e la creazione di gruppi di discussione.

Inoltre, alcune piattaforme come Zoom offrono anche funzionalità avanzate, tra cui la possibilità di creare stanze virtuali per networking o la gestione di breakout room per le sessioni di lavoro di gruppo.

Per scegliere la piattaforma giusta, è necessario valutare attentamente:

  • proprie esigenze;
  • budget;
  • numero di ospiti previsti. 

Una piattaforma di streaming ben scelta aiuterà a coinvolgere in modo efficace, creando una connessione emotiva con i partecipanti anche a distanza.

Slide e materiale multimediale

Non ci stanchiamo di ripetere che con uno scenario ibrido, è possibile coinvolgere un pubblico più ampio, garantendo allo stesso tempo un’esperienza coinvolgente e interattiva per chi partecipa online.

Grazie a slide e materiale multimediale come video e presentazioni interattive, è possibile creare un’esperienza coinvolgente per tutti. Ciò significa che il contenuto può essere progettato e presentato in modo da mantenere gli spettatori impegnati e concentrati sull’evento, indipendentemente dalla loro posizione.

Gli strumenti di partecipazione online, come la chat e le funzioni di domande e risposte, sono fondamentali per creare un’esperienza interattiva e coinvolgente per il pubblico online. Consentono, infatti, di porre domande agli oratori, partecipare alle discussioni e interagire con gli altri partecipanti, creando una vera e propria comunità virtuale.

Per mantenere gli spettatori di un evento ibrido ancorati allo schermo è, dunque, importante utilizzare soluzioni innovative che rendano l’esperienza digitale altrettanto coinvolgente e interattiva come quella in presenza. Ciò può essere ottenuto attraverso l’uso di tecnologie all’avanguardia, come:

  • realtà aumentata e virtuale;
  • sessioni di networking;
  • Q&A interattive;
  • team building virtuale;
  • sondaggi online;
  • discussioni in tempo reale tramite chat.

Esse consentono a tutti i partecipanti di connettersi tra loro e scambiarsi informazioni in modo efficace e le varie attività multimediali permettono di mantenere alta l’attenzione degli ospiti da remoto.

Crea valore anche per il pubblico da casa

La diffusione degli eventi ibridi ha trasformato radicalmente il modo in cui le persone partecipano e interagiscono con gli eventi. È per questo che in ogni evento phygital deve prevalere la capacità dell’organizzatore di creare valore anche per il pubblico da casa.

Il successo di un evento ibrido ruota, infatti, attorno al design dell’esperienza.

Gli organizzatori devono concentrarsi sulla creazione di esperienze che siano coinvolgenti, divertenti e utili, indipendentemente dal luogo di partecipazione.

Ci sono diverse strategie che possono essere utilizzate per creare valore per chi segue l’evento ibrido da casa:

  • creazione di contenuti personalizzati (webinar o video);
  • tecnologie interattive (chat e sondaggi);
  • social media.

La creazione di contenuti personalizzati, come webinar o video che forniscono informazioni utili e pertinenti, consente agli utenti lontani di sentirsi coinvolti e apprezzare l’esperienza.

Altrettanto efficace si rivela la soluzione di utilizzare tecnologie interattive, come chat dal vivo e sondaggi in tempo reale, per coinvolgere gli spettatori a distanza. Questi strumenti possono aiutare a creare una sensazione di partecipazione e a far sentire gli utenti coinvolti e importanti per l’evento.

Infine, gli organizzatori possono utilizzare il potere dei social media per creare comunità online intorno all’evento. L’utilizzo di hashtag specifici e la condivisione di contenuti su piattaforme social può aiutare a promuovere l’evento e a creare un senso di appartenenza per gli utenti che partecipano da casa.

Il giusto equilibrio tra questi elementi, una pianificazione accurata e una forte attenzione alla creazione di esperienze coinvolgenti e personalizzate possono rendere l’esperienza ibrida davvero immersiva anche per chi la segue da casa e possono creare una vera interazione tra le due tipologie di pubblico, quello presente è quello da remoto.

Sponsor sostenibili

La scelta degli sponsor sostenibili per un evento ibrido è un aspetto cruciale da considerare per organizzare una manifestazione coinvolgente e di successo. 

Gli sponsor scelti devono essere allineati agli obiettivi dell’evento e in grado di offrire valore aggiunto al pubblico. L’organizzazione deve, perciò, saper identificare gli sponsor in grado di fornire contenuti di qualità e prodotti o servizi rilevanti per gli interessi degli spettatori.

Ecco alcuni tratti da individuare negli sponsor ideali per eventi phygital:

  • forte presenza online e un’ampia audience sui social media;
  • capacità di offrire soluzioni per mantenere il pubblico online impegnato e concentrato sull’evento;
  • saper fornire soluzioni tecnologiche avanzate;
  • disponibilità a collaborare per personalizzare la loro offerta in base alle esigenze specifiche dell’evento.

Il fatto che abbiano una forte presenza online e una vasta audience sui social media permetterà di promuovere l’evento sui loro canali e attirare il pubblico a partecipare.

Una collaborazione efficace con gli sponsor di un evento ibrido consiste anche nel fatto che questi  possano offrire soluzioni per mantenere il pubblico online impegnato e concentrato sull’evento. Ciò può avvenire includendo l’utilizzo di tecniche di gamification per incentivare la partecipazione e la creazione di contenuti interessanti e coinvolgenti.

Gli sponsor in un contesto phygital devono essere in grado di garantire la propria presenza mostrandosi al passo con le soluzioni tecnologiche avanzate adottate durante l’evento stesso. Ciò le mostrerà allineate con le aspettative degli ospiti e renderà anche la loro stessa presenza più performante.

Affinché il risultato sia di qualità elevata, gli sponsor dovrebbero essere disposti a collaborare con l’organizzatore dell’evento, personalizzando la loro offerta in base alle esigenze specifiche del contesto ibrido. 

Questo può includere la creazione di esperienze su misura per il pubblico online, con tanto di servizi di traduzione per coinvolgere gli ospiti internazionali. Per concludere l’evento con una nota positiva e permettere agli sponsor di ottenere un guadagno in termini di visibilità, un’ottima idea è regalare ai partecipanti in presenza un gift pack ecologico.

I gadget devono essere scelti in base alle caratteristiche del pubblico, a meno che non si decida di puntare su qualcosa di uso comune. Sponsor sostenibili, in genere, propongono portachiavi, penne, matite piantabili, taccuini, borracce, shopper o gadget tecnologici realizzati con materiali riciclati. 

Questa scelta rappresenta un’ottima strategia per diminuire gli sprechi, ridurre il consumo di materiali inquinanti e lanciare un messaggio preciso: il rispetto dell’ambiente è doveroso. È un modo attraverso cui l’azienda organizzatrice può promuovere all’esterno l’impegno a sostegno della sostenibilità, ottenere un guadagno in termini di brand reputation e stimolare i partecipanti ad adottare le buone pratiche di cui hanno fatto esperienza durante l’evento.

Tutti questi aspetti dell’organizzazione di un evento ibrido devono naturalmente essere affidati a un organizzatore esperto, in grado di individuare gli elementi cruciali per il successo e saperli calibrare in modo da rendere l’esperienza piacevole e coinvolgente sia in presenza che da remoto. 

La competenza maturata da Endes nell’organizzazione di eventi ci ha reso in grado di creare contesti phygital di successo, in grado di trasmettere emozioni anche a chi vi partecipa da lontano. 

Tutto ciò, unito alla capacità di organizzare eventi taylormade, ci permette di rendere ogni contesto ancora più inclusivo, tenendo conto delle esigenze di tutti i partecipanti, ovunque essi si trovino.

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