Come organizzare un congresso o un convegno

Organizzare un congresso o un convegno è un’operazione che richiede studio, programmazione e un’esecuzione magistrale: solo in questo modo l’evento può dirsi efficace e le risorse allocate diventano un investimento e non una perdita. 

Data la complessità organizzativa, logistica ed attuativa molte aziende si affidano a fornitori esterni capaci di raccogliere le informazioni essenziali e di accompagnare i brand fino al giorno dopo del grande evento. Ma come organizzare un congresso o un convegno di successo? Gli esperti insegnano che questo processo si articola in 6 fasi: 

  • Obiettivi e concept sostenibile
  • Budget
  • Tempi
  • Comunicazione
  • Logistica e allestimenti green
  • Attività post-evento

L’organizzazione non si esaurisce al termine dell’evento stesso. Le attività post-evento, come il follow up e il consuntivo, servono per valutare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti.

Definire gli obiettivi e il concept sostenibile

Prima di entrare nel dettaglio di come si organizza un congresso o convegno, bisogna chiarire che si tratta di due tipologie di eventi aziendali differenti:

  • il congresso è un incontro di grande rilevanza che coinvolge molti partecipanti che condividono gli stessi interessi culturali e professionali. Dura più giorni e ha lo scopo di accrescere le competenze di chi vi partecipa;
  • il convegno è una riunione fra specialisti di un particolare settore che attira un pubblico più ristretto, ma che può essere d’interesse per l’opinione pubblica.

Che si tratti di un convegno o di un congresso, gli aspetti ai quali prestare attenzione in fase organizzativa perché l’evento abbia successo sono i medesimi.

Il primo passo è definire il concept dell’evento, ovvero tutti gli elementi strutturali che lo costituiscono. Non si identifica con il progetto definito, ma con l’idea che ne è alla base. È una sorta di “metaprogetto” in cui si delineano gli obiettivi di fondo, il target di riferimento, le modalità di svolgimento dell’evento, i costi e il budget.

La definizione del concept è il punto di partenza per la realizzazione vera e propria dell’evento: è un momento d’ispirazione in cui si immagina come sarà l’evento e quali saranno le sue caratteristiche principali. È una visione iniziale di tutti gli elementi fondamentali che accompagneranno l’organizzazione del congresso o del convegno.

Nel contesto attuale, sempre più sensibile ai temi che riguardano la sostenibilità, quando si definisce il concept dell’evento, si è chiamati ad adottare un approccio basato sulla responsabilità sociale, ambientale ed economica. Gli organizzatori non posso fare a meno di ideare un concept sostenibile, prestando attenzione a tutti gli aspetti che costituiscono l’evento.

Quando si parla di concept sostenibile, ci si riferisce all’ideazione di un evento in modo tale che abbia il minor impatto negativo sull’ambiente, la società e l’economia, cercando al tempo stesso di massimizzarne i benefici a vantaggio della collettività e del contesto circostante. 

Significa, in altri termini, progettare l’evento mettendo al centro la sua dimensione sociale, ambientale ed economica, promuovendo pratiche responsabili e sostenibili: minimizzare il consumo di risorse, limitare le emissioni inquinanti, coinvolgere attivamente la comunità locale, scegliere fornitori sostenibili che operano nel rispetto della normativa vigente, adottare inclusione e diversità come principi guida.

La definizione di un concept sostenibile diventa quindi il fondamento per l’organizzazione di un evento in grado di raggiungere i suoi obiettivi non solo pratici ma anche etici, impattando positivamente e in modo duraturo sulla società e sull’ambiente.

Oltre a definire il concept bisogna delineare quali sono gli obiettivi da raggiungere, un passaggio indispensabile per pianificare le azioni da mettere in atto e prendere decisioni mirate in fase organizzativa. È opportuno che gli obiettivi siano misurabili affinché si possano monitorare i progressi raggiunti e tenere traccia dell’efficacia delle azioni svolte. 

Tra i principali obiettivi che ci si può prefiggere di raggiungere ci sono: 

  • aumentare la rete di relazione e contatti; 
  • ottenere nuovi fondi di finanziamento; 
  • aumentare la brand awareness; 
  • divulgare specifici prodotti o servizi, oppure lanciarne di nuovi.

Stimare il budget

Una volta stabiliti gli obiettivi dell’evento, prima di identificare gli strumenti più adatti per raggiungerli, è fondamentale definire un budget dal quale dipendono tutte le scelte operative. 

Stimare con precisione quali siano i costi da sostenere per la realizzazione di un congresso o convegno permette di verificare in anticipo se le risorse disponibili sono sufficienti per coprire l’ammontare dei costi o se, al contrario, è opportuno rinunciare a qualcosa o cercare sponsorizzazioni.

Come definire il budget? È opportuno segnare tutte le voci di spesa e anche eventuali imprevisti (per essere coperti in caso di necessità). Tra le spese che non possono assolutamente mancare nel budget plan ci sono quelle per:

  • affitto della location;
  • compenso dei relatori;
  • personale per l’accoglienza e la gestione dell’evento;
  • noleggio di attrezzature audio-video;
  • catering;
  • promozione dell’evento e marketing.

Le voci di costo variano a seconda della tipologia di evento da organizzare. Se, per esempio, il convegno o congresso in programma ha una portata internazionale e coinvolge partecipanti provenienti da diverse parti del mondo, nel budget plan è indispensabile inserire anche i costi per il servizio di traduzione ed eventualmente anche quelli relativi alla trasferta e al pernottamento degli ospiti.

Definire un preventivo di spesa è un passaggio importante anche perché, al termine del convegno o congresso, permette di effettuare un confronto tra ciò che si era ipotizzato di spendere e ciò che realmente si è speso, e quantificare il guadagno maturato.

Tempi e Gantt dell’evento

Le attività necessarie all’organizzazione di un evento hanno tempi di realizzazione differenti. Per raggiungere gli obiettivi prefissati è fondamentale pianificare e programmare ogni singola azione con attenzione e tenerne traccia all’interno di uno schema, preferibilmente digitalizzato, come il diagramma di Gantt

È uno strumento che permette di rappresentare graficamente le attività da svolgere e i tempi entro i quali completarle, seguendo l’andamento dei lavori in maniera chiara fin dal primo colpo d’occhio. 

Il diagramma di Gantt è costruito da un asse orizzontale che rappresenta l’arco temporale, suddiviso in fasi incrementali, e da un asse verticale che rappresenta le attività da svolgere. È un ottimo strumento per capire facilmente a che punto ci si trova e qual è l’andamento del flusso di lavoro.

Le tempistiche necessarie per organizzare un convegno o un congresso dipendono da: 

  • obiettivi prefissati; 
  • numero di partecipanti; 
  • complessità e rilevanza dell’evento.

È essenziale muoversi con ampio anticipo quando l’evento aziendale coinvolge relatori rinomati nel settore, per cui ci si aspetta un’elevata affluenza di partecipanti, oppure ha una portata internazionale. 

Sebbene sia difficile quantificare quanto tempo prima cominciare ad organizzare un evento, bisogna considerare che quando la complessità è elevata (ad esempio la prima edizione) è preferibile cominciare anche 1 anno prima della data stabilita. 

stimare il budget

Comunicare il congresso o convegno

Un congresso o convegno, per avere successo, deve essere comunicato in modo efficace, tenendo conto della sua natura e dei suoi obiettivi. Per raggiungere il proprio target di riferimento bisogna scegliere i canali di comunicazione più adeguati.

Alcune azioni e strategie promozionali da mettere in atto affinché il proprio evento possa ottenere la dovuta risonanza sono:

  • inviare l’invito a tutte le persone che si vuole partecipino all’evento, con largo anticipo, così che possano organizzare i propri impegni ed essere presenti al convegno o congresso; 
  • realizzare il materiale promozionale, tra cui brochure informative da consegnare ai partecipanti, contenenti il programma dell’incontro e altre informazioni utili. Anche i volantini da distribuire in azienda o tra i clienti sono un ottimo strumento, così come le locandine da affiggere nei locali aziendali o fuori e dentro la location;
  • diffondere un comunicato stampa con tutte le informazioni più importanti sull’evento, tra cui data, orario, location, nomi dei relatori, programma delle attività e degli interventi con relativi orari. Il comunicato stampa deve mettere in risalto l’evento e anche l’azienda che lo organizza. Deve essere inviato, insieme ad una brochure informativa, alle radio, alle tv e alle testate locali o nazionali affinché ne diano notizia;
  • comunicare l’evento online, tenendo conto della diversificazione dei canali a disposizione. Chi redige un comunicato stampa può pubblicarlo sul sito aziendale, insieme alla brochure informativa, dando risalto agli aspetti più rilevanti dell’evento. La tipologia di contenuto da pubblicare sui social varia a seconda della piattaforma utilizzata. Su Instagram, per esempio, i protagonisti indiscussi sono i contenuti visuali;
  • promuovere l’evento sfruttando le mailing list aziendali, attingendo ai database di tutti i partner promotori e non solo. Se l’evento si svolge dopo molto tempo rispetto all’invio della comunicazione, è buona norma pianificare più invii a distanza di un certo periodo di tempo, chiedendo ai destinatari, nel caso in cui non l’avessero già fatto, di comunicare se parteciperanno o meno.

Un’azione di promozione per eventi aziendali può essere considerata efficace quando accompagna l’evento dall’inizio alla fine. Un congresso o convegno, a prescindere dalla sua portata, deve essere comunicato nel modo giusto per assicurarsi la giusta risonanza e affluenza.

Logistica e allestimenti green

La gestione della logistica è un fattore strategico nell’organizzazione di ogni tipo di evento. Quando si parla di logistica, si fa riferimento ad un insieme di attività che hanno a che fare con l’ospitalità, l’accoglienza e lo spostamento di persone, nonché con l’allestimento sostenibile della struttura ospitante scelta.

È fondamentale organizzarsi per reperire e trasportare tutte le strumentazioni di cui la location non è dotata e che sono indispensabili per la buona riuscita dell’evento aziendale. Anche se l’attrezzatura tecnica di cui si necessita varia a seconda della tipologia di evento, non possono mancare: 

  • computer;
  • schermi e maxischermi;
  • impianti di amplificazione e microfoni;
  • proiettori;
  • strumenti per la registrazione audio e video;
  • Wi-Fi.

Nella scelta dei fornitori per l’allestimento, non bisogna lasciarsi guidare esclusivamente dal rapporto qualità/prezzo. Per essere davvero sostenibili è essenziale considerare, oltre all’offerta più vantaggiosa, anche criteri quali capacità di innovazione, allineamento con gli obiettivi di sostenibilità dell’evento, distanza dalla location (per minimizzare le emissioni inquinanti), impegno ambientale e sociale del fornitore.

Noi di Endes selezioniamo fornitori sostenibili che, oltre a valorizzare le maestranze del posto, offrono allestimenti green realizzati con materiali ecosostenibili, ovvero che hanno un impatto minimo a livello ambientale per quanto riguarda tutte le fasi del loro ciclo di vita (produzione, imballaggio, trasporto, smaltimento e riciclo). 

Quando si allestisce la struttura è importante tenere conto non solo degli aspetti tecnici, ma anche delle attività di accoglienza. A questo proposito, è fondamentale riservare molta attenzione all’allestimento della reception, il primo luogo dove ci si reca quando si arriva ad un evento. I banchi devono essere collocati vicino all’ingresso e devono essere presidiati da personale informato per tutta la durata del congresso o convegno.

Scegliere con attenzione lo staff incaricato di assistere gli ospiti, sia alla reception che all’interno della sala, è fondamentale per farli sentire ben accolti dall’inizio alla fine dell’evento. 

Anche in questo caso, è possibile fare una scelta socialmente responsabile: noi di Endes, fermi sostenitori delle pari opportunità nel mondo del lavoro, proponiamo un servizio di hostess e steward inclusivo. Collaboriamo con realtà locali e nazionali che promuovono l’inclusione, anche rispetto alla disabilità, come Fondazione Più di un Sogno, una Onlus che aiuta adolescenti con sindrome di Down e disabilità intellettiva a raggiungere una migliore qualità della vita.

Anche i servizi da fornire ai partecipanti vanno curati con attenzione. Il primo passo è capire cosa offre la struttura ospitante e quali servizi aggiuntivi potrebbero fare al caso proprio. Tra i più richiesti ci sono:

  • servizio di transfer per facilitare l’arrivo dei partecipanti sul luogo dell’evento, soprattutto se la location non è semplice da raggiungere con i mezzi pubblici;
  • prenotare un alloggio vicino alla sede del convegno o congresso per i partecipanti che ne hanno bisogno e che lo richiedono, specialmente se l’evento dura più giorni e attira persone provenienti da altre città o paesi.

Se i servizi per i partecipanti non sono quasi mai a carico dell’organizzatore dell’evento, quelli dedicati ai relatori, invece, sì. Questo vale soprattutto se tra gli speaker ci sono personaggi di spicco e autorità di rilievo internazionale. È buona norma che, in questo caso, trasporto, vitto e alloggio siano a carico dell’azienda.

Quale modo migliore per dare un valore aggiunto al proprio evento aziendale se non organizzando un catering? A seconda della durata del convegno o congresso, offrire ai partecipanti pause caffè e light lunch, meglio se a buffet, è un’ottima idea. 

Se la location scelta per organizzare l’evento è un hotel, il catering è un servizio che può essere richiesto internamente. In caso contrario, è necessario rivolgersi ad un fornitore esterno, solo dopo essersi accertati che la struttura disponga di una sala dove allestire i punti di ristoro.

Post-evento e consuntivo

Le attività post-evento corrispondono alla misurazione della soddisfazione dei partecipanti e delle persone coinvolte nel processo di pianificazione, alla valutazione degli obiettivi raggiunti e alla consuntivazione.

È importante, prima di tutto, raccogliere i feedback di tutti coloro che hanno partecipato all’evento: al termine dell’incontro, si può chiedere ai partecipanti di compilare un questionario di gradimento per valutare l’offerta dei servizi e fornire suggerimenti per le edizioni future. È importante raccogliere i pareri anche di tutti coloro che si sono occupati della pianificazione dell’evento: il feedback dei fornitori, degli sponsor e del personale della location ospitante è prezioso per capire cosa ha funzionato e cosa, invece, avrebbe meritato qualche attenzione in più.

Fatto ciò, non resta che mettere a confronto gli obiettivi prefissati con quelli effettivamente raggiunti. Se, per esempio, l’obiettivo di partenza era quello di aumentare la brand awareness della propria azienda, il metodo più efficace per capire se si è riusciti nel proprio intento è valutare la customer satisfaction.

In ultima battuta, preventivo di spesa alla mano, è fondamentale fare un confronto tra ciò che si era ipotizzato di spendere e ciò che effettivamente si è speso. È un passaggio importante da compiere perché permette di valutare le spese sostenute ed eventuali guadagni ottenuti. È un’analisi preziosa qualora in programma ci siano altre edizioni.

L’organizzazione di convention aziendali e l’organizzazione di convegni aziendali richiedono metodo, abilità di pianificazione e disponibilità di risorse, in termini di denaro, tempo e competenze. La tua azienda non è dotata di un team interno dedicato? Rivolgiti ad esperti del settore perché tutto proceda senza intoppi. Noi di Endes siamo specializzati nell’organizzazione di eventi aziendali a Verona. Raccontaci la tua idea. Pianificheremo tutto nei dettagli e creeremo un congresso o convegno su misura. Non dovrai fare altro che attendere serenamente il giorno dell’evento.

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