Organizzare un evento aziendale di successo significa pianificare tutto nei minimi dettagli e accertarsi che i propri ospiti vivano un’esperienza memorabile. I servizi di ospitalità giocano un ruolo determinante in questo senso: che si tratti di un congresso, una conferenza, un seminario, un workshop o una fiera, coccolare gli invitati e farli sentire ben accolti è fondamentale.
Essere ospitali significa riservare agli ospiti un’attenzione particolare. È il modo perfetto per far sì che raggiungano una piena soddisfazione e che percepiscano positivamente l’evento e l’azienda organizzatrice. I servizi di ospitalità, infatti, assicurano un vantaggio in termini di brand awareness e brand reputation.
Offrire servizi di ospitalità ai propri invitati in occasione di un evento aziendale significa mettere a budget spese aggiuntive. Il Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008 definisce questa tipologia di spese “spese di ospitalità”, al fine di distinguerle dalle spese di rappresentanza.
Vediamo quali sono i servizi che rientrano nelle spese di ospitalità e cosa prevede la legge in merito al trattamento fiscale, con particolare riferimento alla detraibilità IVA.
Spese di ospitalità dei clienti: cosa rientra?
La Circolare n. 34 del 13 luglio 2009 dell’Agenzia delle Entrate recita che le spese di ospitalità sono “spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa”.
Si tratta, dunque, di spese che l’azienda sostiene, in occasioni specifiche, per il viaggio, il vitto e l’alloggio di soggetti attraverso cui consegue i propri ricavi e di soggetti che, in qualche modo, abbiano già manifestano o possano manifestare un interesse di natura commerciale verso i propri beni e/o servizi.
Quale modo migliore per fare sentire i partecipanti ben accolti se non offrendo loro un servizio di transfer privato? Nel momento in cui, in fase di pianificazione dell’evento, si prevedono trasferimenti da un luogo ad un altro o dall’albergo alla stazione/aeroporto, è buona norma organizzare preventivamente gli spostamenti, offrendo agli invitati un servizio di transfer. È un’ottima soluzione per evitare i problemi generalmente legati alla mobilità cittadina.
Quando gli ospiti arrivano da lontano rispetto al luogo in cui si svolgerà l’evento oppure la durata dell’evento è di più giorni, molte aziende scelgono di offrire ai partecipanti il pernottamento presso una struttura ricettiva. In questo caso, è compito dell’agenzia di eventi individuare un alloggio all’altezza dell’iniziativa e situato in un punto della città comodo da raggiungere.
Nel momento in cui si prenota l’alloggio per gli ospiti, le aziende possono scegliere la formula più adatta alle proprie esigenze. Offrire una sistemazione che includa anche il vitto, ovvero una pensione completa o una mezza pensione, è l’ideale perché gli invitati possano vivere un’esperienza pienamente confortevole. Ad influire su questa decisione sono, ovviamente, la tipologia e la durata dell’evento.
Le spese di viaggio, vitto e alloggio di questo tipo, sostenute dall’impresa per ospitare clienti attuali e potenziali e connotate da gratuità, sono spese di ospitalità.
Spese di ospitalità detraibili
La legge prevede un trattamento fiscale specifico per le spese di ospitalità, diverso da quello previsto per le spese di rappresentanza. Le spese sostenute per l’ospitalità dei clienti, infatti, assumono un peso differente, in quanto sono strettamente correlate alla produzione di ricavi dell’impresa.
In altri termini, si tratta di spese che vengono sostenute all’interno di un contesto commerciale ben definito e che hanno come destinatari tutti quei soggetti attraverso cui l’azienda che organizza l’evento consegue effettivamente i propri ricavi.
Mentre l’IVA sulle spese di rappresentanza è al 100% indetraibile, fatta eccezione per quelle sostenute per l’acquisto di beni che hanno un costo unitario non superiore a 25,82 €, la disciplina dell’imposta sul valore aggiunto stabilisce che le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, attuali e potenziali, attraverso cui l’azienda consegue o può conseguire i propri ricavi, sono detraibili al 100%.
Ai fini della detraibilità IVA, la legge stabilisce oneri documentali stringenti per le imprese che sostengono spese qualificabili come di ospitalità. In particolare, il legislatore prevede che le imprese possano beneficiare della detraibilità solo se dispongono di una documentazione completa che attesti:
- le generalità degli ospiti;
- la durata dell’evento;
- il luogo dell’evento;
- la natura delle spese sostenute.
Questo passaggio è fondamentale perché l’Amministrazione finanziaria possa svolgere un’attività di controllo efficace. I dati più rilevanti, come è possibile immaginare, sono quelli che riguardano gli ospiti dell’evento. La piena detraibilità delle spese di ospitalità, infatti, è possibile solo se si riscontra che si tratti di clienti, attuali o potenziali, dell’azienda.
Inoltre, è bene ricordare che, ai fini della detraibilità integrale delle spese di ospitalità, la documentazione oggetto di controllo deve dare prova del nesso tra le spese sostenute a favore degli ospiti e la loro effettiva partecipazione all’evento.
Le aziende che non osservano queste norme e non provvedono a tenere apposita documentazione perdono il diritto alla detraibilità al 100% delle spese di ospitalità. In sede di controllo, però, è sempre possibile integrare gli elementi documentali richiesti per avere accesso alla detraibilità integrale delle spese.
Devi organizzare il tuo prossimo evento aziendale e tra i servizi a cui non vuoi proprio rinunciare ci sono quelli di ospitalità? Noi di Endes abbiamo maturato una profonda esperienza nel settore degli eventi e siamo a tua completa disposizione per organizzare un’esperienza memorabile. In base agli obiettivi che intendi raggiungere e alle tue esigenze di budget, individuiamo le soluzioni più adatte per fare sentire i tuoi ospiti come a casa.