Organizzare un evento sostenibile significa attuare strategie ad hoc per minimizzare i suoi impatti ambientali, sociali ed economici e lasciare alla comunità, presente e futura, un’eredità di buone pratiche, soluzioni tecniche e modelli di comportamento responsabili.
La sensibilità verso il tema della sostenibilità è aumentata in maniera considerevole negli ultimi dieci anni. In uno scenario sempre più attento allo sviluppo sostenibile, anche il settore degli eventi è stato chiamato a ripensarsi e ad adottare atteggiamenti virtuosi nei confronti dell’ambiente, dell’economia e della società.
Alle imprese che scelgono di organizzare seminari, convegni, congressi, conferenze stampa, fiere e altri eventi aziendali adottando un approccio sostenibile è richiesto un investimento economico importante, che può essere però recuperato nel tempo perché in grado di garantire numerosi benefici nel lungo termine.
Dalla valutazione del contesto alla scelta dei fornitori, dall’individuazione della location più adatta al catering, dalla gestione dei rifiuti alla responsabilità sociale: vediamo come organizzare un evento sostenibile di successo.
Pianificare ponendo al centro la sostenibilità
Organizzare un evento sostenibile implica un impegno in termini di costi, tempo ed energie e richiede l’adozione di un approccio che tenga conto non solo degli aspetti economici dell’evento, ma anche del contesto sociale e ambientale che lo ospita.
Mettere al centro la sostenibilità è ciò che facciamo noi di Endes: creiamo progetti che considerano tutte le alternative ambientali, economiche e sociali che hanno a che fare con l’evento, sia direttamente che indirettamente, preferendo quelle più attente all’ambiente e alla comunità locale.
Nel dettaglio, le componenti a cui prestare attenzione durante la pianificazione di un evento sostenibile sono tre:
- componente economica: è bene che l’evento abbia ricadute positive sull’economia locale e sull’occupazione e che sia in grado di garantire benefici derivanti dalla domanda diretta di beni e servizi da parte di chi organizza l’evento e dalla domanda indiretta di beni e servizi da parte dei partecipanti (trasporti, ristorazione, strutture ricettive);
- componente sociale: i benefici che si possono ottenere organizzando un evento sostenibile sono anche sociali. Scegliere fornitori qualificati e certificati, attenti ai diritti dei lavoratori e alla qualità delle materie prime, è un’ottima soluzione in questo senso;
- componente ambientale: un evento sostenibile non solo limita gli impatti negativi sull’ambiente, ma ne produce di positivi, attraverso campagne di sensibilizzazione e l’offerta di prodotti ecologici. In questo modo, c’è una concreta possibilità che i partecipanti replichino l’esperienza vissuta nella vita di tutti i giorni.
I fattori da considerare sono numerosi e variano a seconda delle caratteristiche dell’evento e degli obiettivi da raggiungere. Conoscere a fondo questi aspetti è il primo passo per fare le scelte giuste in fase di pianificazione.
Selezionare fornitori sostenibili
L’evento sostenibile è un progetto che prende forma grazie al contributo non solo dei partecipanti, degli ospiti e dei relatori, ma anche dei fornitori di beni e servizi.
A volte, chi organizza un evento non dispone di un budget elevato e, di conseguenza, sceglie i fornitori in base al rapporto qualità/prezzo, senza considerare le politiche di sostenibilità adottate e l’impegno profuso a livello sociale e ambientale.
Organizzare un evento sostenibile significa selezionare i fornitori in base non solo all’economicità e alla qualità dell’offerta, ma anche alla sostenibilità d’impresa.
Il consiglio è preferire fornitori che:
- adottano un sistema di gestione sostenibile per i propri servizi;
- valutano costantemente le proprie prestazioni ambientali, al fine di migliorare la gestione dell’impatto ambientale dei processi d’impresa;
- hanno sedi operative vicine a luogo dell’evento, in modo da ridurre le emissioni e i consumi derivanti dallo spostamento dello staff e dal trasporto dei materiali;
- promuovono o prendono parte a progetti che hanno ricadute positive sull’ambiente (forestazione, campagne di sensibilizzazione ambientale, compensazione di CO2);
- possiedono la certificazione SA 8000, che corrisponde ad un sistema di gestione incentrato sulle condizioni di lavoro;
- redigono un bilancio di sostenibilità che tiene conto degli aspetti sociali, economici e ambientali;
- agiscono secondo un codice etico redatto internamente e consultabile pubblicamente.
I fattori a cui prestare attenzione e che fanno ricadere la scelta su un fornitore piuttosto che su un altro variano in base agli obiettivi di sostenibilità, al concept dell’evento, ai valori che si desidera trasmettere, al contesto territoriale di riferimento e al target da raggiungere.
Scegliere un luogo accessibile con i mezzi pubblici
La location è il luogo dove l’evento va in scena. I fattori che contribuiscono alla scelta della soluzione più adatta sono numerosi: la capienza della struttura, la presenza di strumenti all’avanguardia, la possibilità di erogare servizi aggiuntivi per gli ospiti. Difficilmente, in questa fase, si tiene conto anche dell’impatto della location sull’ambiente circostante.
Individuare una sede adeguata non è mai facile, soprattutto perché non vi è la possibilità di intervenire a livello strutturale per migliorare la sostenibilità delle strutture presenti sul territorio.
Organizzare un evento e scegliere una location sostenibile significa valutare con attenzione gli aspetti:
- qualitativi, per garantire ai partecipanti un’esperienza fruitiva ottimale;
- organizzativi, per soddisfare le esigenze degli organizzatori;
- sostenibili, perché l’evento possa considerarsi sensibile alla salvaguardia dell’ambiente. A questo proposito, il consiglio è prestare attenzione all’efficienza termica ed elettrica della struttura e alle pratiche di gestione adottate a livello ambientale (raccolta differenziata, forniture ecologiche, …).
È fondamentale, inoltre, scegliere una location che sia ben collegata con il trasporto pubblico e che si trovi in una posizione baricentrica rispetto alle distanze che i partecipanti devono percorrere per raggiungere la struttura.
Gli eventi organizzati all’interno di spazi accessibili con i mezzi pubblici, o anche a piedi e in bicicletta, contribuiscono a ridurre le emissioni di carbonio.
Ridurre lo spreco alimentare
Il valore aggiunto di un’azienda che organizza un evento è l’accoglienza. Quale occasione migliore per stare insieme di quella dove si mangia e si beve? Offrire ai partecipanti una pausa pranzo, un coffee break o un rinfresco a buffet permette di rendere l’incontro piacevole e memorabile.
Al termine di un evento di questo tipo, spesso, ci si trova con una grande quantità di cibo avanzato. Vedere pietanze diventare spazzatura fa male alla coscienza. Quello dello spreco alimentare è un problema comune nel settore, che però può essere evitato adottando gli accorgimenti giusti.
Organizzare un evento sostenibile che preveda un momento di ristoro significa ridurre gli sprechi e l’impatto negativo sull’ambiente che ne deriva. Per farlo occorre pianificare le quantità di cibo da servire in base al numero atteso di partecipanti, senza esagerare.
Il consiglio è scegliere una location, un servizio di catering o un’agenzia di organizzazione di eventi sensibile al tema, che provveda a dare una seconda vita al cibo avanzato. In che modo? Incoraggiando gli ospiti a portare con sé eventuali avanzi, donando il cibo ad organizzazioni benefiche o consegnandolo ad enti che possano occuparsene.
Noi di Endes siamo specializzati nell’organizzazione di eventi sostenibili e agiamo concretamente per ridurre gli sprechi alimentari in queste occasioni. Abbiamo aderito all’iniziativa Food for Good, un progetto di recupero delle eccedenze alimentari a cura di Federcongressi, in collaborazione con Banco Alimentare ed Equoevento. Il cibo recuperato al termine degli eventi viene donato alle case famiglia, alle mense per poveri e ai centri per rifugiati.
Gestire i rifiuti e i materiali monouso
La gestione dei rifiuti e dei materiali monouso richiede molto lavoro in fase di preparazione ed è uno degli aspetti più importanti da considerare quando si organizza un evento sostenibile.
Per quanto riguarda i rifiuti, non è sufficiente accordarsi con gli enti che gestiscono la raccolta post-evento. È necessario creare le condizioni perché sia possibile fare la raccolta differenziata all’interno della struttura, organizzandola con il supporto della location, del catering o in proprio.
Un’ottima soluzione è posizionare contenitori per la raccolta dell’umido, della plastica, della carta, del vetro e dell’indifferenziato in punti strategici della struttura, accertandosi che siano chiaramente identificabili. A questo proposito, è fondamentale che sul luogo siano presenti addetti e volontari che spieghino agli ospiti come disfarsi in modo adeguato dei rifiuti.
In merito alla gestione dei materiali monouso, gli eventi green e sostenibili prediligono il riutilizzo e il riciclo a discapito dell’usa e getta. Agire in ottica circolare significa preferire stoviglie lavabili e riutilizzabili. Nel caso in cui l’evento non lo permetta, utilizzare piatti, bicchieri e posate monouso realizzati in materiale biodegradabile e compostabile è una valida alternativa, che consente peraltro di conferire cibo e stoviglie in un solo contenitore per la raccolta.
Quando si parla di materiali monouso non si fa riferimento solo all’occorrente per i momenti di ristoro, ma a tutti i materiali necessari per l’organizzazione e la promozione dell’evento, come per esempio gli inviti, i badge per l’ingresso alla struttura e gli allestimenti della location.
Il consiglio è ridurre il più possibile l’utilizzo della carta, a partire dalla stampa degli inviti e dei badge. Sfruttare il digitale, inviando ai partecipanti inviti e badge in formato elettronico, è la soluzione.
Per quanto riguarda l’allestimento, se non si può rinunciare a locandine, striscioni, roll-up e pannelli indicatori, il consiglio è assicurarsi che possano essere riutilizzati, optando per soluzioni ecologiche realizzate con carta riciclata o alternative compostabili. Per farlo è sufficiente rivolgersi ad una tipografia certificata Eco-print e/o che utilizzi supporti certificati FSC, PEFC ed Ecolabel.
Consapevolezza e responsabilità sociale
Organizzare un evento sostenibile significa affidare la pianificazione e la gestione dello stesso ad un’agenzia di eventi responsabile nei confronti del contesto circostante. Avere un ruolo attivo nel mondo di oggi, infatti, significa promuovere buone pratiche e valori che hanno a che fare non solo con la sostenibilità ambientale, ma anche con la responsabilità sociale e l’inclusione.
Noi di Endes facciamo tutto quanto è in nostro potere per affrontare in modo proattivo problematiche d’impatto etico e sociale, prestando particolare attenzione ai dipendenti e alla comunità esterna di clienti e fornitori. Agiamo in modo concreto perché questa presa di posizione sia reale, tangibile e continuativa nel tempo, nella speranza che possa contribuire a una società migliore nel suo complesso.
I giovani sono un capitale umano importantissimo che deve essere tutelato e preservato attraverso percorsi di formazione e sensibilizzazione. A questo proposito, collaboriamo con giovani studenti, valorizzando le loro competenze e attitudini e aiutandoli a sviluppare soft skills che potranno essergli utili in futuro.
Inoltre, supportiamo in modo diretto realtà locali e nazionali che promuovono l’inclusione, anche rispetto alla disabilità, come Fondazione Più di un Sogno, un’associazione benefica che sostiene progetti socioeducativi rivolti ad adolescenti con disabilità intellettive.
Esternamente, proponiamo ai clienti soluzioni che abbiano un impatto etico e sociale positivo sulla comunità, selezionando fornitori sostenibili e responsabili.