I ruoli dello staff in un evento sono molteplici e tutti fondamentali affinché fiere, cocktail, cene di gala, meeting o inaugurazioni abbiamo successo.
I membri dello staff svolgono un ruolo molto importante nel far sì che l’evento si svolga senza intoppi e aiutano gli ospiti a godersi ogni momento. Possono essere responsabili di fornire informazioni, indirizzare gli invitati alle varie attività, aiutarli a orientarsi e talvolta sono anche responsabili dell’assistenza all’allestimento e della pulizia della sede.
In sostana, lo staff di un evento è la spina dorsale dell’intera manifestazione. Si assicura che ogni dettaglio sia curato e che tutto fili liscio, affinché gli invitati possano divertirsi e non preoccuparsi di nulla.
Ecco perché parte del personale deve essere presente per tutta la durata dell’evento ed essere disponibile per qualsiasi domanda o necessità.
Sicurezza
La sicurezza degli eventi è una parte importante del processo di pianificazione. Chi ricopre ruoli relativi alla sicurezza hanno il compito di:
- garantire l’incolumità degli ospiti;
- aiutare a risolvere eventuali problemi.
Quindi è impegnato sia nella fase di preparazione che durante l’evento.
Nella prima fase deve occuparsi di seguire tutte le pratiche di allestimento, verificando che la location sia sicura per ospitare il numero di persone prestabilito. Nel corso dell’evento deve, invece, accertarsi che tutto proceda senza rischi per l’incolumità dei presenti.
Perciò è fondamentale che conosca bene la location in ogni dettaglio, verificando:
- numero di agenti necessari per garantire la sicurezza dell’area e, se necessario, delle zone circostanti;
- accessibilità di tutte le uscite;
- adeguatezza dell’illuminazione, in modo che nessuno si senta insicuro o a disagio.
- quante persone parteciperanno e quali saranno i loro ruoli, nel caso di personalità;
- quanti veicoli arriveranno;
- piano antincendio.
Chi occupa ruoli relativi alla sicurezza deve essere in possesso di una pianta della zona suddivisa in settori e di un piano di emergenza ed evacuazione a seguito della valutazione dei rischi.
Inoltre deve essere provvisto di un elenco di contatti in caso di emergenza o qualora accada qualcosa che richiede attenzione immediata. Se qualcosa va storto, deve intervenire e informare immediatamente le forze dell’ordine, se necessario.
Se possibile, è meglio avere almeno due o tre addetti al ruolo di sicurezza, in modo che ci sia sempre qualcuno che vigili su tutto ciò che accade e che tenga d’occhio tutte le entrate/uscite dalle aree interne/esterne.
Lo staff addetto alla sicurezza fa capo all’organizzazione. Ecco perché in Endes siamo certi di fornire il miglior servizio ai nostri clienti, assicurandoci che ogni dettaglio sia curato, compresa la sicurezza.
Reclutiamo solo esperti capaci di affrontare anche i problemi più complessi. I nostri addetti alla sicurezza sono presenti in ogni momento durante gli eventi. Sono anche addestrati al controllo della folla e alle procedure di emergenza. Ciò significa che, qualunque cosa accada, gli invitati saranno al sicuro e nulla potrà rovinare l’evento.
Logistica
Lo staff addetto alla logistica ha un ruolo chiave per il successo di qualsiasi evento. Questa posizione richiede organizzazione, creatività, pazienza e attenzione ai dettagli.
L’incaricato della logistica ha la responsabilità di garantire che tutte le attrezzature e i materiali siano a posto e che tutto il personale sia consapevole dei propri ruoli. Si assicura che l’evento si svolga senza intoppi e nei tempi previsti.
Chi riveste ruoli nella logistica di un evento ha un gran numero di compiti nell’organizzazione. Tra questi vi sono:
- accordarsi coi fornitori e controllare le attrezzature noleggiate, affinché tutto funzioni correttamente e che sia disponibile quando serve;
- organizzare gli spazi disponibili, perché siano utilizzati in modo efficiente e riservati per l’evento.
- gestire delle scorte di materiali e attrezzature, assicurando che siano disponibili per eventuali emergenze o riparazioni.
- conoscere le esigenze degli ospiti e eventuali situazioni speciali;
- coordinarsi con gli altri reparti per garantire il regolare svolgimento;
- consigliare i clienti su come ridurre i costi pur mantenendo gli standard di qualità;
- pianificare il trasporto di merci, attrezzature e persone;
- sfruttare la tecnologia per assicurarsi di avere accesso a mappe aggiornate, sistemi GPS e altri strumenti di navigazione che possano aiutare negli spostamenti;
- saper gestire eventuali problemi di trasporto, come incidenti o ritardi causati da condizioni meteorologiche avverse che potrebbero influenzare la viabilità;
- assicurarsi che tutto venga imballato e riportato a casa in modo sicuro, una volta terminato l’evento.
Il successo di un addetto alla logistica per eventi dipende dalle sue capacità organizzative, dall’attenzione ai dettagli e dall’efficienza sia pur sotto pressione in un ambiente dinamico per far sì che tutto si svolga senza intoppi sia che si tratti di una festa, di un gala aziendale, di una manifestazione sportiva o culturale o di un qualsiasi altro tipo di evento.
Comunicazione
Il membro dello staff responsabile della comunicazione dell’evento è la mente del successo dell’occasione.
Si occupa della pianificazione e dell’esecuzione delle attività di comunicazione per l’evento in questione. Ciò può includere:
- sviluppo di una strategia di comunicazione efficace per promuovere l’evento;
- creazione di materiali promozionali;
- gestione dei canali di diffusione online e offline;
- gestione del budget;
- valutazione del successo dell’evento.
In generale, chi ha ruolo di responsabile della comunicazione lavora per generare interesse e coinvolgimento intorno all’evento stesso e per attirare il maggior numero possibile di partecipanti. Questo è ciò che facciamo in Endes per promuovere gli eventi dei nostri clienti e diffonderne il successo.
A tal fine utilizziamo diversi canali di comunicazione, incluso coinvolgere agenzie che si occupano della creazione di contenuti per il sito web dell’evento e gestire le relazioni con i media.
Per fare un buon lavoro di promozione, è necessario sviluppare una strategia di comunicazione, decidendo dove concentrare i nostri sforzi: stampa, radio, televisione, ecc. Una volta decisi i mezzi di diffusione più efficaci per raggiungere il nostro pubblico target, sviluppiamo un piano di diffusione e creiamo materiale promozionale da diffondere prima e durante l’evento.
Nell’organizzazione di un evento la comunicazione è fondamentale, ma è altrettanto importante saper gestire il budget per la comunicazione.
La prima cosa che il nostro staff considera nella gestione del budget per la comunicazione di un evento è, quindi, come comunicare con i partecipanti e quanto costerà farlo.
Catering
Quando si organizza un evento, uno dei punti da tenere in considerazione per il suo successo è il catering.
Quando si trovano a gustare del buon cibo, gli ospiti si rilassano e si crea un’atmosfera conviviale, ottima per approfondire la conoscenza e creare legami duraturi.
Lo staff dedito al catering ha, quindi, un ruolo molto importante e deve essere dotato di una certa sensibilità e attenzione verso gli invitati.
Che siano servite al tavolo o al buffet, le pietanze devono essere gustose e proposte con stile, proprio come l’atmosfera di cui è intriso l’evento.
Ci sono molti modi per organizzare un catering, a seconda del tipo di evento e del budget a disposizione. La nostra agenzia seleziona i migliori servizi di catering e banqueting per soluzioni a buffet o per invitati comodamente seduti a tavola, all’aperto o all’interno di una sala ricevimenti.
Qualsiasi sia la soluzione, lo staff di Endes fa in modo che il catering sia un fattore di successo dell’evento.
Per questo ci occupiamo anche dei dettagli:
- definire il budget;
- identificare le esigenze alimentari degli ospiti;
- scegliere il fornitore di catering;
- pianificare il menu;
- comunicare con chi ha ruolo di addetto alla logistica;
- controllare tutto nel giorno dell’evento.
Il primo passo per organizzare il catering di un evento è stabilire quanto si è disposti a spendere per cibo e servizio. Successivamente, è necessario prendere in considerazione le esigenze alimentari dei presenti, come allergie o intolleranze alimentari. Ciò presuppone un costante dialogo con l’azienda protagonista dell’evento, che a sua volta deve conoscere gusti e necessità degli invitati.
In base alla zona, allo stile del catering e dell’evento siamo in grado di scegliere il fornitore migliore per soddisfare le esigenze dietetiche, di etichetta e di budget. A questo punto ci occupiamo di pianificare il menù, scegliendo i piatti più adatti all’occasione e alla stagione.
L’incaricato al catering dialoga con chi ricopre il ruolo di responsabile della logistica, che si occupa della fornitura di attrezzature e dell’organizzazione del cibo in loco.
Infine, il giorno dell’evento lo staff addetto al catering deve controllare tutto, dalla freschezza degli ingredienti al servizio, facendo in modo che tutto sia gestito in modo efficace e veloce.
Il catering è una parte molto importante del processo di pianificazione. Se vogliamo che il nostro evento sia un successo, è essenziale mantenere una buona comunicazione col servizio catering ed essere sempre consapevoli di ciò che sta accadendo.
Accoglienza
Quando si organizza un evento di alto profilo, l’accoglienza ha un ruolo fondamentale.
L’organizzatore deve riuscire a:
- impressionare immediatamente gli ospiti offrendo una buona immagine dell’azienda rappresentata;
- far sentire tutti i presenti accolti in un ambiente amichevole fin dall’inizio.
Per svolgere questi compiti nel modo più corretto, Endes si affida a hostess e steward altamente formati, in grado di coinvolgere le persone.
Avere un ruolo nell’accoglienza di un evento significa avere dimestichezza con la location, essere a conoscenza degli argomenti trattati e interfacciarsi nel modo migliore con gli invitati.
Poiché in Endes, crediamo che il successo di un evento inizi dal suo ricevimento, ecco di cosa si occupa il nostro staff per garantire un’accoglienza ottimale:
- creare una lista degli ospiti;
- assegnare un’area di accoglienza;
- preparare un team di accoglienza;
- fornire informazioni sull’evento;
- fare sentire gli ospiti i benvenuti;
- gestire i problemi;
- fare un follow-up.
Creare una lista degli invitati e tenere traccia degli RSVP aiuta il personale a sapere quante persone aspettarsi e a prepararsi di conseguenza.
Designare un’area specifica per l’accoglienza, come l’atrio o il banco della reception, aiuterà a mantenere l’ordine e a far sì che gli ospiti sappiano dove andare. Alcuni membri dello staff devono ricoprire il ruolo informatori sull’evento e rispondere alle domande. La presenza di informazioni, come il programma o una mappa della struttura, aiuterà infatti gli ospiti a orientarsi e a sapere cosa aspettarsi durante l’evento.
Il sorriso o un saluto amichevole di hostess e steward farà sentire gli invitati benvenuti e a proprio agio. Inoltre è indispensabile avere un team di supporto designato per gestire eventuali problemi o situazioni inaspettate, come un ospite smarrito o un problema con le attrezzature. Ciò aiuterà a mantenere l’ordine e a ridurre al minimo le cause di rischio sul buon andamento dell’evento.
Al termine dell’evento, è importante fare un follow-up con gli ospiti per raccogliere feedback e chiedere se ci sono stati problemi durante l’accoglienza, in modo da poterli evitare in futuro. Ricorda che un’accoglienza fluida e raffinata darà una buona prima impressione agli ospiti e contribuirà al successo dell’evento.