Fare le giuste domande a un’agenzia di eventi ti può aiutare a capire se quest’ultima sarà in grado di soddisfare le tue esigenze e offrirti un servizio di qualità.
Infatti, se stai cercando di organizzare un evento, può essere difficile sapere da dove cominciare e un’agenzia specializzata può semplificare notevolmente il processo, a patto che ispiri in te fiducia da subito.
Prima di tutto, assicurati di avere una buona conoscenza dell’obiettivo da raggiungere. Ciò ti consentirà di fare domande mirate.
Potresti cominciare col chiedere al tuo interlocutore in agenzia informazioni sulla sua esperienza in ambito eventi simili al tuo, come pensa di soddisfare le tue esigenze, come verranno gestiti gli imprevisti, se vengono forniti servizi personalizzati, quali servizi sono compresi e tutto quel che ti è necessario sapere sulla gestione di budget e timeline.
Poiché l’organizzazione di un evento richiede tempo e impegno, porre le giuste domande ti aiuterà a scegliere l’agenzia che davvero può fare la differenza sul successo del tuo evento.
Prenditi, quindi, il tempo necessario per domandare ciò che ti sembra più importante e assicurati di sentirti a tuo agio con l’organizzatore, prima di impegnarti.
Per essere certi che nulla ti sfugga, ecco un focus su ciò che è più importante sapere quando ci si rivolge a un’agenzia di eventi.
Quali servizi sono compresi?
È estremamente importante che l’agenzia che organizza un evento si assuma la responsabilità di coordinare tutti i servizi compresi, necessari per creare un evento di successo.
Una buona organizzazione richiede una pianificazione accurata, una gestione efficace del budget e una comunicazione chiara tra tutte le parti coinvolte. L’agenzia deve avere, quindi, un team di professionisti competenti e con esperienza, in grado di gestire ogni aspetto dell’evento, dall’allestimento alla logistica, dalla scelta dei fornitori alla gestione delle emergenze. Solo in questo modo è possibile garantire la massima soddisfazione dei partecipanti e il successo dell’evento.
Nello specifico, quando cerchi l’agenzia che organizzerà il tuo futuro evento, devi preoccuparti di domandare tutto ciò che concerne:
- pianificazione;
- gestione della produzione;
- comunicazione;
- coordinamento.
In altre parole queste sono le domande a cui non può mancare una risposta:
- Quali tipi di eventi avete organizzato?
- Con quanti ospiti ?
- Come scegliete i fornitori?
- Che tipo di supervisione fate?
- Che garanzie di reperibilità date?
Uno dei servizi principali offerti da Endes è proprio la pianificazione dell’evento. La nostra squadra di professionisti esperti aiuta a definire gli obiettivi dell’evento, a stabilire un budget e a scegliere la location ideale per l’evento. Inoltre, assistiamo i clienti nella gestione degli aspetti logistici dell’evento, tra cui la prenotazione di alloggi e il trasporto per gli ospiti.
Un altro servizio molto impegnativo di cui, naturalmente, ci occupiamo è la gestione della produzione dell’evento. Questo include l’organizzazione di tutte le attrezzature necessarie, come l‘audio e l’illuminazione, il palcoscenico e i video, così come la gestione degli artisti o degli speaker che partecipano all’evento. Ci assicuriamo che tutto sia in ordine e funzioni perfettamente per garantire una presentazione di alta qualità.
Inoltre, è sotto la nostra cura anche la comunicazione dell’evento. Questo significa creare un’immagine coordinata dell’evento, progettare materiali di marketing e dedicarci alla promozione sui canali di comunicazione appropriati, come i social media. In questo modo ci assicuriamo del fatto che l’evento sia pubblicizzato in modo efficace e che raggiunga il pubblico desiderato.
Infine, offriamo un servizio di coordinamento dell’evento. Ciò significa che il nostro team sarà presente durante l’intero evento per garantire che tutto proceda come pianificato, senza escludere la gestione degli imprevisti, che in caso si presentassero, sappiamo affrontare in modo professionale, cosicché tu possa goderti l’evento senza preoccupazioni.
Gestione del budget e della timeline
La gestione del budget è uno degli aspetti più critici dell’organizzazione di un evento.
L’agenzia deve essere in grado di fornire:
- stima precisa dei costi;
- offrire opzioni per diversi budget;
- informazioni sulla gestione dei costi imprevisti.
La nostra agenzia ha un sistema di monitoraggio dei costi durante tutto il processo di organizzazione, in modo da essere in grado di rilevare eventuali aumenti e di prendere tempestivamente le azioni correttive necessarie. Inoltre, approntiamo sempre un piano di gestione dei costi imprevisti, in modo da poter gestire eventuali problemi senza compromettere la qualità dell’evento.
La gestione del budget deve, dunque, essere un processo trasparente e collaborativo tra l’agenzia e il cliente, con un’attenzione particolare alla comunicazione continua. Ecco perché l’agenzia dovrebbe essere in grado di fornire una stima dettagliata dei costi e dei servizi inclusi nel prezzo (location e servizi, catering e ospitalità alberghiera, comunicazione, supporto all’organizzazione e logistica), in modo che il cliente possa valutare le opzioni e prendere decisioni informate.
Ecco, quindi, alcune domande da fare all’agenzia per verificare la sua competenza in questo ambito.
- Quali sono i costi previsti per l’evento?
- Quali servizi sono inclusi nel prezzo?
- In caso di superamento del budget, come vengono gestiti gli extra e come viene informato il cliente?
- Avete esperienza nella gestione di eventi con budget simili al mio?
- Quali sono i risultati raggiunti in passato?
Oltre alla gestione del budget, è importante anche la gestione della timeline, ovvero come vengono gestite la pianificazione e la tempistica dell’evento.
Nella nostra agenzia abbiamo timeline dettagliate per l’organizzazione di ogni evento, con scadenze chiave ben definite e siamo organizzati per gestire eventuali ritardi o imprevisti, assicurando che tutto sia pronto per la data stabilita.
Ecco, in tal proposito, qualche altra domanda da fare all’agenzia che stai per ingaggiare per capire come gestirà i tempi dell’evento.
- Quali sono le scadenze principali dell’organizzazione dell’evento e come vengono gestite?
- Come vengono gestiti i ritardi o i cambiamenti dell’ultimo minuto nella pianificazione dell’evento?
- Quali sono le modalità di comunicazione con il cliente durante la fase di organizzazione dell’evento?
In questo modo, avendo posto le domande appropriate alla tua agenzia, avrai la certezza del fatto che tutto funzionerà come ti aspetti e potrai attendere serenamente il giorno dell’evento.