La sostenibilità economica, sociale ed ambientale ci riguarda tutti da vicino. Le imprese non possono chiamarsi fuori da quella che è la vera sfida del presente: agire in modo responsabile nei confronti del contesto in cui viviamo.
Le aziende sensibili al tema e che traducono questa consapevolezza in azioni concrete hanno un valore aggiunto che le distingue dai concorrenti. La sostenibilità, perché sia reale e tangibile, deve riguardare tutte le attività d’impresa, compresa l’organizzazione di eventi.
Chi vuole associare la propria immagine ad un evento a basso impatto ambientale, economico e sociale ed è alla ricerca di supporto per organizzarne uno deve scegliere un’agenzia di eventi sostenibile, che sia in grado di dare il proprio contributo, oltre che una prova concreta del proprio impegno nell’adozione di pratiche sostenibili.
Nel business degli eventi, le realtà che hanno a cuore la sostenibilità ambientale, sociale ed economica sono numerose. Si tratta di agenzie che attuano azioni mirate per ridurre gli impatti che le proprie attività hanno sull’ambiente, l’economia e la società.
Vediamo quali sono gli aspetti ai quali prestare attenzione per capire se un’agenzia di eventi è sostenibile.
Evento pianificato
Organizzare un evento sostenibile significa, prima di tutto, pianificarlo in modo tale da ridurre il più possibile gli impatti ambientali, economici e sociali sul territorio e la comunità e lasciare un’eredità positiva alle generazioni presenti e future.
Un’agenzia di eventi sostenibile crea progetti pianificati nei minimi dettagli, tenendo conto non solo degli aspetti economici legati all’evento, ma anche del contesto sociale e ambientale di riferimento.
Organizzare un evento sostenibile, infatti, significa adottare un approccio integrato che metta al centro non solo le esigenze del cliente e gli obiettivi da raggiungere, ma anche l’ambiente e la comunità che lo ospitano, in un’ottica di sostenibilità economica, sociale ed ambientale.
La pianificazione di un evento sostenibile richiede un controllo a 360° su ogni aspetto che lo costituisce. Questo significa prestare attenzione a tutte le parti coinvolte e che, direttamente o indirettamente, entrano in gioco: fornitori, sponsor e lavoratori. C’è di più: è bene considerare anche coloro che abitano nell’area in cui si trova la struttura deputata ad ospitare l’evento.
Perché una buona pianificazione può fare la differenza? Perché è in questo momento che si è chiamati a compiere delle scelte che giocano un ruolo determinante nel successo dell’evento.
Per fare un esempio: se l’intenzione è regalare un gadget ai partecipanti, la domanda che bisogna porsi non è qual è il migliore gadget eco-sostenibile da acquistare e donare, ma se il gadget è davvero necessario per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Una delle scelte più importanti da compiere durante la pianificazione di un evento sostenibile è quella della location, un punto critico per un Paese come l’Italia, architettonicamente molto vecchio e dove, nella maggior parte dei casi, è difficile intervenire strutturalmente per rendere le strutture più sostenibili.
L’agenzia più adatta a cui rivolgersi è quella che valuta con attenzione le location disponibili, proponendo al cliente strutture certificate, soprattutto per quanto riguarda l’efficientamento energetico. È importante, inoltre, accertarsi che la struttura prescelta sia facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, a piedi o in bici, per limitare il più possibile le emissioni di carbonio dovute allo spostamento dei partecipanti.
L’evento prevede un momento di ristoro per gli ospiti? In fase di pianificazione, è necessario definire la quantità di cibo realmente necessaria in base al numero atteso di partecipanti. Il che non significa essere poco generosi, ma evitare sprechi alimentari. In molti si preoccupano raramente di dove vadano a finire gli avanzi. Un’agenzia di eventi sostenibile, durante la progettazione, mette in conto la collaborazione con organizzazioni benefiche e altri enti a cui donare eventuali eccedenze al termine dell’evento.
Anche il tema della logistica merita le dovute attenzioni. Organizzare un evento sostenibile significa preoccuparsi, in fase di pianificazione, di come fare arrivare le merci e le attrezzature tecniche presso la struttura. Una buona pratica è scegliere fornitori che hanno sedi vicine al luogo dell’evento, in modo da ridurre le emissioni e i consumi derivanti dalla movimentazione dei materiali. Questa soluzione, inoltre, contribuisce a immettere liquidità nell’economia locale e a valorizzare le maestranze del posto e il territorio.
La migliore agenzia di eventi sostenibili è quella che opera in modo trasparente e coerente, attuando azioni che mettono al centro lo sviluppo sostenibile e che permettono di gestire in modo adeguato tutte le risorse disponibili, senza secondi fini (greenwashing).
È da considerare un plus l’impegno nella valutazione delle prestazioni, finalizzata a misurare i risultati raggiunti in termini di sostenibilità. Questo aspetto è una sicurezza per il cliente e permette all’agenzia di eventi di identificare eventuali aree di miglioramento.
Certificazione ISO 20121
Capire se un’agenzia di eventi è sostenibile non è semplice. Uno dei modi migliori per determinare se è affidabile e in grado di soddisfare le proprie esigenze è valutare le certificazioni che possiede, prima fra tutte la ISO 20121.
La certificazione ISO 20121 è una norma internazionale che definisce gli standard di gestione per l’organizzazione di eventi sostenibili. Non si concentra solo sulla questione ambientale, ma considera le performance di sostenibilità nella sua complessità, tenendo conto anche degli aspetti economici e sociali.
Tecnicamente, la ISO 20121 non certifica la sostenibilità dell’evento, ma la sostenibilità dell’intero processo che sta dietro la gestione dell’evento: per ottenerla, infatti, è necessario che l’agenzia di eventi crei una catena di fornitori virtuosa.
Nata come evoluzione della certificazione BS8901, la ISO 20121 si applica alle agenzie di eventi che intendono implementare un sistema di gestione sostenibile per tutti i tipi di eventi e soggetti coinvolti nel processo organizzativo e attuativo dell’evento ed essere conformi ad una policy di sviluppo sostenibile.
Noi di Endes, agenzia di eventi a Verona, possediamo la certificazione ISO 20121, che ci impegna direttamente e indirettamente, tramite collaboratori e fornitori, a:
- soddisfare il cliente tramite la pianificazione dettagliata dell’evento, presupposto indispensabile per creare valore e sostenere lo sviluppo sostenibile;
- prestare attenzione ai diritti dei lavoratori e alle persone con disabilità;
- utilizzare attrezzature e metodi operativi attenti all’ambiente e alla riduzione delle emissioni inquinanti;
- ottimizzare le soluzioni di mobilità e ridurre gli sprechi;
- gestire i rifiuti in modo sostenibile;
- ridurre i consumi energetici e idrici;
- scegliere fornitori sostenibili che operano nel rispetto della normativa, con un’attenzione particolare alla qualità dei materiali;
- sensibilizzare dipendenti, fornitori, partner e clienti sulle tematiche della sostenibilità sociale, economica ed ambientale.
Abbiamo scelto di investire in un percorso di sostenibilità e responsabilità sociale, agendo sull’intera catena di fornitura, dagli approvvigionamenti alla distribuzione. Il nostro obiettivo è generare benefici per le persone, per l’ambiente e per i clienti, innescando un circolo virtuoso che conduca al benessere delle comunità locali.
Perseguiamo gli obiettivi di sostenibilità in tutte le fasi dell’evento e puntiamo al raggiungimento degli obiettivi prefissati secondo quanto pianificato.
