I ruoli dello staff in un evento sono molteplici e tutti fondamentali affinché fiere, cocktail, cene di gala, meeting o inaugurazioni abbiamo successo.
I membri dello staff svolgono un ruolo molto importante nel far sì che l’evento si svolga senza intoppi e aiutano gli ospiti a godersi ogni momento. Possono essere responsabili di fornire informazioni, indirizzare gli invitati alle varie attività, aiutarli a orientarsi e talvolta sono anche responsabili dell’assistenza all’allestimento e della pulizia della sede.
In sostana, lo staff di un evento è la spina dorsale dell’intera manifestazione. Si assicura che ogni dettaglio sia curato e che tutto fili liscio, affinché gli invitati possano divertirsi e non preoccuparsi di nulla.
Ecco perché parte del personale deve essere presente per tutta la durata dell’evento ed essere disponibile per qualsiasi domanda o necessità.
Sicurezza
La sicurezza degli eventi è una parte importante del processo di pianificazione. Chi ricopre ruoli relativi alla sicurezza hanno il compito di:
- garantire l’incolumità degli ospiti;
- aiutare a risolvere eventuali problemi.
Quindi è impegnato sia nella fase di preparazione che durante l’evento.
Nella prima fase deve occuparsi di seguire tutte le pratiche di allestimento, verificando che la location sia sicura per ospitare il numero di persone prestabilito. Nel corso dell’evento deve, invece, accertarsi che tutto proceda senza rischi per l’incolumità dei presenti.
Perciò è fondamentale che conosca bene la location in ogni dettaglio, verificando:
- numero di agenti necessari per garantire la sicurezza dell’area e, se necessario, delle zone circostanti;
- accessibilità di tutte le uscite;
- adeguatezza dell’illuminazione, in modo che nessuno si senta insicuro o a disagio.
- quante persone parteciperanno e quali saranno i loro ruoli, nel caso di personalità;
- quanti veicoli arriveranno;
- piano antincendio.
Chi occupa ruoli relativi alla sicurezza deve essere in possesso di una pianta della zona suddivisa in settori e di un piano di emergenza ed evacuazione a seguito della valutazione dei rischi.
Inoltre deve essere provvisto di un elenco di contatti in caso di emergenza o qualora accada qualcosa che richiede attenzione immediata. Se qualcosa va storto, deve intervenire e informare immediatamente le forze dell’ordine, se necessario.
Se possibile, è meglio avere almeno due o tre addetti al ruolo di sicurezza, in modo che ci sia sempre qualcuno che vigili su tutto ciò che accade e che tenga d’occhio tutte le entrate/uscite dalle aree interne/esterne.
Lo staff addetto alla sicurezza fa capo all’organizzazione. Ecco perché in Endes siamo certi di fornire il miglior servizio ai nostri clienti, assicurandoci che ogni dettaglio sia curato, compresa la sicurezza.
Reclutiamo solo esperti capaci di affrontare anche i problemi più complessi. I nostri addetti alla sicurezza sono presenti in ogni momento durante gli eventi. Sono anche addestrati al controllo della folla e alle procedure di emergenza. Ciò significa che, qualunque cosa accada, gli invitati saranno al sicuro e nulla potrà rovinare l’evento.
Logistica
Lo staff addetto alla logistica ha un ruolo chiave per il successo di qualsiasi evento. Questa posizione richiede organizzazione, creatività, pazienza e attenzione ai dettagli.
L’incaricato della logistica ha la responsabilità di garantire che tutte le attrezzature e i materiali siano a posto e che tutto il personale sia consapevole dei propri ruoli. Si assicura che l’evento si svolga senza intoppi e nei tempi previsti.
Chi riveste ruoli nella logistica di un evento ha un gran numero di compiti nell’organizzazione. Tra questi vi sono:
- accordarsi coi fornitori e controllare le attrezzature noleggiate, affinché tutto funzioni correttamente e che sia disponibile quando serve;
- organizzare gli spazi disponibili, perché siano utilizzati in modo efficiente e riservati per l’evento.
- gestire delle scorte di materiali e attrezzature, assicurando che siano disponibili per eventuali emergenze o riparazioni.
- conoscere le esigenze degli ospiti e eventuali situazioni speciali;
- coordinarsi con gli altri reparti per garantire il regolare svolgimento;
- consigliare i clienti su come ridurre i costi pur mantenendo gli standard di qualità;
- pianificare il trasporto di merci, attrezzature e persone;
- sfruttare la tecnologia per assicurarsi di avere accesso a mappe aggiornate, sistemi GPS e altri strumenti di navigazione che possano aiutare negli spostamenti;
- saper gestire eventuali problemi di trasporto, come incidenti o ritardi causati da condizioni meteorologiche avverse che potrebbero influenzare la viabilità;
- assicurarsi che tutto venga imballato e riportato a casa in modo sicuro, una volta terminato l’evento.
Il successo di un addetto alla logistica per eventi dipende dalle sue capacità organizzative, dall’attenzione ai dettagli e dall’efficienza sia pur sotto pressione in un ambiente dinamico per far sì che tutto si svolga senza intoppi sia che si tratti di una festa, di un gala aziendale, di una manifestazione sportiva o culturale o di un qualsiasi altro tipo di evento.