Comunicazione
Il membro dello staff responsabile della comunicazione dell’evento è la mente del successo dell’occasione.
Si occupa della pianificazione e dell’esecuzione delle attività di comunicazione per l’evento in questione. Ciò può includere:
- sviluppo di una strategia di comunicazione efficace per promuovere l’evento;
- creazione di materiali promozionali;
- gestione dei canali di diffusione online e offline;
- gestione del budget;
- valutazione del successo dell’evento.
In generale, chi ha ruolo di responsabile della comunicazione lavora per generare interesse e coinvolgimento intorno all’evento stesso e per attirare il maggior numero possibile di partecipanti. Questo è ciò che facciamo in Endes per promuovere gli eventi dei nostri clienti e diffonderne il successo.
A tal fine utilizziamo diversi canali di comunicazione, incluso coinvolgere agenzie che si occupano della creazione di contenuti per il sito web dell’evento e gestire le relazioni con i media.
Per fare un buon lavoro di promozione, è necessario sviluppare una strategia di comunicazione, decidendo dove concentrare i nostri sforzi: stampa, radio, televisione, ecc. Una volta decisi i mezzi di diffusione più efficaci per raggiungere il nostro pubblico target, sviluppiamo un piano di diffusione e creiamo materiale promozionale da diffondere prima e durante l’evento.
Nell’organizzazione di un evento la comunicazione è fondamentale, ma è altrettanto importante saper gestire il budget per la comunicazione.
La prima cosa che il nostro staff considera nella gestione del budget per la comunicazione di un evento è, quindi, come comunicare con i partecipanti e quanto costerà farlo.
Catering
Quando si organizza un evento, uno dei punti da tenere in considerazione per il suo successo è il catering.
Quando si trovano a gustare del buon cibo, gli ospiti si rilassano e si crea un’atmosfera conviviale, ottima per approfondire la conoscenza e creare legami duraturi.
Lo staff dedito al catering ha, quindi, un ruolo molto importante e deve essere dotato di una certa sensibilità e attenzione verso gli invitati.
Che siano servite al tavolo o al buffet, le pietanze devono essere gustose e proposte con stile, proprio come l’atmosfera di cui è intriso l’evento.
Ci sono molti modi per organizzare un catering, a seconda del tipo di evento e del budget a disposizione. La nostra agenzia seleziona i migliori servizi di catering e banqueting per soluzioni a buffet o per invitati comodamente seduti a tavola, all’aperto o all’interno di una sala ricevimenti.
Qualsiasi sia la soluzione, lo staff di Endes fa in modo che il catering sia un fattore di successo dell’evento.
Per questo ci occupiamo anche dei dettagli:
- definire il budget;
- identificare le esigenze alimentari degli ospiti;
- scegliere il fornitore di catering;
- pianificare il menu;
- comunicare con chi ha ruolo di addetto alla logistica;
- controllare tutto nel giorno dell’evento.
Il primo passo per organizzare il catering di un evento è stabilire quanto si è disposti a spendere per cibo e servizio. Successivamente, è necessario prendere in considerazione le esigenze alimentari dei presenti, come allergie o intolleranze alimentari. Ciò presuppone un costante dialogo con l’azienda protagonista dell’evento, che a sua volta deve conoscere gusti e necessità degli invitati.
In base alla zona, allo stile del catering e dell’evento siamo in grado di scegliere il fornitore migliore per soddisfare le esigenze dietetiche, di etichetta e di budget. A questo punto ci occupiamo di pianificare il menù, scegliendo i piatti più adatti all’occasione e alla stagione.
L’incaricato al catering dialoga con chi ricopre il ruolo di responsabile della logistica, che si occupa della fornitura di attrezzature e dell’organizzazione del cibo in loco.
Infine, il giorno dell’evento lo staff addetto al catering deve controllare tutto, dalla freschezza degli ingredienti al servizio, facendo in modo che tutto sia gestito in modo efficace e veloce.
Il catering è una parte molto importante del processo di pianificazione. Se vogliamo che il nostro evento sia un successo, è essenziale mantenere una buona comunicazione col servizio catering ed essere sempre consapevoli di ciò che sta accadendo.
Accoglienza
Quando si organizza un evento di alto profilo, l’accoglienza ha un ruolo fondamentale.
L’organizzatore deve riuscire a:
- impressionare immediatamente gli ospiti offrendo una buona immagine dell’azienda rappresentata;
- far sentire tutti i presenti accolti in un ambiente amichevole fin dall’inizio.
Per svolgere questi compiti nel modo più corretto, Endes si affida a hostess e steward altamente formati, in grado di coinvolgere le persone.
Avere un ruolo nell’accoglienza di un evento significa avere dimestichezza con la location, essere a conoscenza degli argomenti trattati e interfacciarsi nel modo migliore con gli invitati.
Poiché in Endes, crediamo che il successo di un evento inizi dal suo ricevimento, ecco di cosa si occupa il nostro staff per garantire un’accoglienza ottimale:
- creare una lista degli ospiti;
- assegnare un’area di accoglienza;
- preparare un team di accoglienza;
- fornire informazioni sull’evento;
- fare sentire gli ospiti i benvenuti;
- gestire i problemi;
- fare un follow-up.
Creare una lista degli invitati e tenere traccia degli RSVP aiuta il personale a sapere quante persone aspettarsi e a prepararsi di conseguenza.
Designare un’area specifica per l’accoglienza, come l’atrio o il banco della reception, aiuterà a mantenere l’ordine e a far sì che gli ospiti sappiano dove andare. Alcuni membri dello staff devono ricoprire il ruolo informatori sull’evento e rispondere alle domande. La presenza di informazioni, come il programma o una mappa della struttura, aiuterà infatti gli ospiti a orientarsi e a sapere cosa aspettarsi durante l’evento.
Il sorriso o un saluto amichevole di hostess e steward farà sentire gli invitati benvenuti e a proprio agio. Inoltre è indispensabile avere un team di supporto designato per gestire eventuali problemi o situazioni inaspettate, come un ospite smarrito o un problema con le attrezzature. Ciò aiuterà a mantenere l’ordine e a ridurre al minimo le cause di rischio sul buon andamento dell’evento.
Al termine dell’evento, è importante fare un follow-up con gli ospiti per raccogliere feedback e chiedere se ci sono stati problemi durante l’accoglienza, in modo da poterli evitare in futuro. Ricorda che un’accoglienza fluida e raffinata darà una buona prima impressione agli ospiti e contribuirà al successo dell’evento.