Che il lavoro stia profondamente cambiando è un’evidenza che non possiamo negare.

Il Sole24Ore, in un articolo del 2018, parlava di come tecnologia e competenze avrebbero trasformato profondamente il modo di lavorare e che molto probabilmente negli anni a seguire fenomeni come lo smartworking e modelli flessibili e dinamici di organizzazione del lavoro avrebbero trovato più spazio e diffusione.

Ebbene, tutto si è avverato, con una grande ed inimmaginabile accelerazione dovuta alla pandemia che ha colpito il mondo.

E così profondi mutamenti hanno plasmato i modelli di business delle imprese. Uno tra tutti l’introduzione degli eventi digitali che oggi ricoprono un ruolo fondamentale nel processo di comunicazione del brand.

Cosa sono, quali sono i vantaggi, come si realizzano ed ottimizzano, cosa li può rendere speciali ve lo raccontiamo in questo articolo senza alcuna presunzione ma semplicemente partendo dalla nostra esperienza.

Se siete curiosi di scoprire come funzionano e il perché dovreste iniziare a pensare di organizzarne uno, qui troverete spunti interessanti!

Cos’è un evento digitale?

Innanzitutto sfatiamo l’opinione che l’evento digitale sia la semplice replica di un evento vissuto di persona.

Parliamo piuttosto di un modo nuovo di organizzare meeting, eventi, incontri di formazione, congressi che si avvale del potenziale che offre la tecnologia. Prevede la presenza dei partecipanti collegati da remoto anziché in una location fisica perché la trasmissione avviene in diretta live via web.

Siamo di fronte ad una trasformazione sostanziale del modo di comunicare. Il focus rimangono la creazione e la divulgazione di contenuti, il consolidamento di relazioni già esistenti e la creazione di nuovi legami ma ciò che fa la differenza è il mezzo: la tecnologia con le sue opportunità.

Le parole chiave rimangono quelle di sempre: incontro, condivisione, partecipazione, approfondimento, confronto, networking per arrivare al cuore delle persone.

Gli eventi digitali si dividono, fondamentalmente, in due categorie:

1) Le riunioni dove tutti possono parlare

2) I seminari durante i quali solo i relatori possono parlare mentre il pubblico può interagire con chat, domande e questionari.

Per spiegarvi meglio, analizziamo qualche format.

I meeting online

I meeting on-line, per esempio, appartengono alla prima categoria. Coinvolgono un numero ristretto di partecipanti e si caratterizzano per l’interazione. Se vi state chiedendo qual è il numero massimo di partecipanti possibili in un meeting vi rispondiamo che dipende dalla bravura del moderatore! In questo caso, infatti, è opportuno prevederlo così da garantire un ordine di interventi ed evitare il rischio di sovrapposizioni. Un consiglio: all’inizio del meeting chiedete all’audience di spegnere i loro microfoni e di accenderli solo quando è il loro turno di prendere la parola.

Anche le esperienze di team-building e di formazione prevedono una forte partecipazione degli Ospiti. Un buon metodo per coinvolgere tutti, quando sono molti, è di suddividere le squadre in rooms ciascuna di 5/10 partecipanti per agevolare la buona comunicazione.

I webinar

Alla seconda categoria, invece, appartengono per esempio i webinar. Un webinar è un incontro di approfondimento, di prassi focalizzato su un tema specifico, che di norma dura poco più di un’ora. Potremmo definirlo la riproduzione nel virtuale di un’aula che vede la presenza di uno o più relatori che trasferiscono contenuti e rispondono ad eventuali domande dei partecipanti che arrivano tramite chat/Q&A.

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Riunioni di dipartimento

Anche le riunioni con la rete vendita, per esempio, prevedono la trasmissione e condivisione di informazioni, conoscenze, novità di prodotto, tendenze dalla direzione verso i commerciali. Questi eventi digitali possono durare anche alcune ore purché abbiate pensato di inserire uno o più momenti di intrattenimento per far sentire gli Ospiti protagonisti.

Virtual fair

Quali sono i vantaggi degli eventi digitali

Se vi state chiedendo “ma chi ce lo fa fare di rinunciare al contatto diretto con i nostri Clienti, al caffè bevuto allo stand con loro, all’hospitality dei TOP Client, all’emozione che si prova ascoltando l’intrattenimento jazz durante l’aperitivo, allo scambio dei bigliettini da visita di interessanti contatti”, proviamo a rispondervi con quali sono i vantaggi degli eventi digitali. Insomma il perché sì.

Per Voi che desiderate organizzarne uno:

Economicità

L’evento digitale, a parità di numero di partecipanti, generalmente costa meno di un evento in presenza. Molte voci di spesa non sono previste: servizi catering, pernottamenti, transfer dalla stazione/aeroporto alla location dell’evento, servizio hosting…

Velocità

L’organizzazione di un evento digitale, seppur complessa e con molte 

sfaccettature, si realizza in tempi più rapidi, pensate solo per esempio a quanto tempo prima è necessario chiedere un’opzione in una location per trovarla libera!

Audience infinita

I Vostri Ospiti potranno essere molti di più dei posti disponibili in una sala congressuale, nelle piattaforme mediatiche non esistono limiti di accoglienza e potete comunicare con persone da ogni parte del mondo.

Per i Vostri Ospiti:

Sicurezza

Inutile dirlo, siamo ancora timorosi di spostarci. Con gli eventi digitali tenete al sicuro i Vostri Ospiti;

Da ovunque

Anche comodamente dal divano di casa oppure dal treno o ancor meglio da una spiaggia. Non importa dove si trovano i Vostri Ospiti, è sufficiente una buona connessione ad internet per esserci;

Ottimizzazione del tempo

Il tempo che negli eventi in presenza era dedicato al viaggio lo possono utilizzare per fare altro, un modo per mantenere gli impegni presi o dedicarsi alle passioni.

Per tutti:

Emozione

Per chi organizza e per chi partecipa, uniti dal vissuto di un’esperienza di intrattenimento coinvolgente ed emozionante che si può vivere anche nel digitale

Sostenibilità

Meno spostamenti significa una riduzione dell’impatto negativo che i trasferimenti hanno sull’ambiente e quindi sulla nostra vita

Post-evento

L’esperienza vissuta durante l’evento digitale si estende anche al post. Da una parte i report di partecipazione danno a Voi un quadro concreto del successo del Vostro evento e vi consentono la lead generation, dall’altra i partecipanti sanno che dietro a tutto ci siete Voi e per qualsiasi necessità potranno contattarvi

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Differenza tra eventi ibridi e totalmente digitali

Chiudete gli occhi e immaginate questa scena. 

Una location esclusiva (un museo, un palazzo d’epoca, un relais il palco di un teatro…), un fondale di pregio, 6 stativi luce che puntano sulla scena principale, una telecamera fissa posizionata dove può riprendere quanto sullo stage con un’unica inquadratura, una seconda telecamera in movimento che può dare uno sguardo da angolazioni diverse, un podio in plexiglass con microfono, due schermi rivolti ai relatori che trasmettono i contenuti delle slide.

Dietro alle quinte un desk di regia allestito con pc, encoder, un impianto audio, microfoni ad archetto quanti sono i relatori, un paio di microfoni gelato, schermi ognuno con un suo contenuto, cavi di collegamento (tanti), una scaletta con il susseguirsi degli interventi e con gli appunti scritti a mano su cosa inquadrare, quale contributo slide/video/immagine mandare in onda.

Ecco, tutto questo è l’evento phygital: una nuova tipologia di evento che prevede che i Relatori e pochi Ospiti VIP siano fisicamente in una stessa location da cui prende vita e viene trasmesso l’evento. Il resto dei Partecipanti, invece, seguirà l’evento da remoto tramite pc o smartphone.

Da remoto possono essere collegati l’intera rete vendita, i Vostri migliori Clienti, tutti gli stakeholders interessati all’evento, i Vostri dipendenti, in centinaia ma anche in migliaia di persone.

Gli eventi phygial si svolgono, quindi, all’interno di una location reale o virtuale – come il Virtual Set o il Chroma Key – nella quale i partecipanti da remoto vengono “immersi”. L’evento viene poi condiviso con il resto dei Partecipanti tramite una piattaforma informatica personalizzata, quella che meglio si adatta alle necessità dell’evento.

Qualora sia i Relatori che i Partecipanti si colleghino da remoto tramite pc o smartphone, l’evento che si realizza si definisce 100% digitale online.

Anche in questo caso è prevista una regia che: fa partire l’evento su piattaforma, si sincera che tutti i relatori siano collegati e che attivino microfono e telecamera, condivida i contenuti di slide e video al momento giusto, interagisca in chat con i partecipanti collegati da remoto e li supporti per qualsiasi necessità, dia il via al momento delle domande e risposte, chiuda l’evento.

Per questo tipo di eventi un ruolo fondamentale lo giocano le prove con i relatori nelle settimane precedenti i quali, al momento del loro intervento, saranno a tu per tu con lo schermo del loro pc e magari per alcuni sarà per la prima volta.

C’è chi il public speaking ce l’ha nel DNA e chi, invece, ha bisogno di alcune best practices per rendere efficace il più possibile la sua partecipazione. Ecco perché abbiamo raccolto e condiviso i “Do and Don’ts del perfetto relatore”.

Organizzatevi per fissare un incontro on-line con ciascun relatore e per dedicargli il tempo di cui ha bisogno per sentirsi a suo agio di fronte alla telecamera: qualche consiglio utile per dove posizionarsi e quale sfondo prediligere, per verificare la qualità dell’immagine e della luce, per provare la condivisione dello schermo e le funzionalità della piattaforma, per un recap della scaletta e qualche suggerimento del mestiere.

Un relatore preparato, sicuro e coinvolgente è sicuramente uno dei valori aggiunti che garantisce un evento di successo anche nel digitale.

Come creare engagement in un evento digitale

Se abbiamo appena parlato di come coinvolgere i relatori e farli sentire responsabili della buona riuscita dell’evento, come possiamo creare engagement per gli Ospiti?

Non improvvisate con qualche domanda non concordata lanciata in chat e non fate affidamento solo sulla simpatia del moderatore che con qualche sketch può interrompere piacevolmente il ritmo del Vostro evento digitale, non lanciate un video che avete scaricato da youtube pensando che nessuno l’abbia ancora visto, non andate in onda senza esservi chiesti: come possiamo rendere protagoniste le persone?

Personalizzate, personalizzate, personalizzate.

Il coinvolgimento attivo, l’emozione che arriva al cuore, la vibrazione che non si dimentica, il ricordo dell’evento nel tempo per quel particolare ingrediente di stupore sono molto di più.

Tutto parte da uno studio minuzioso del target di riferimento e dell’obiettivo dell’evento che generano l’idea creativa che a sua volta illumina l’individuazione della forma d’arte o dello strumento più idoneo per trasformare il concept in vissuto.

E così nascono mix inaspettati come la Finanza e la Divina Commedia, l’avreste mai immaginato?

L’unico modo per portare a terra quanto vi stiamo raccontando è narrarvi dell’intrattenimento emozionale che abbiamo creato per un evento phygital.
Dei cento canti del poema di Dante Alighieri ne abbiamo selezionati cinque, quanti i temi che sarebbero stati trattati nel corso dell’evento.

Li abbiamo letti tutti 100? Diciamo che ci siamo fatti una bella cultura per individuare quelli che più potessero essere in linea con i contenuti e i messaggi che si volevano trasmettere.

Non ci siamo limitati ad attualizzare un’opera d’arte scritta più di 700 anni fa ai giorni nostri ma abbiamo accompagnato gli Ospiti nella lettura della finanza con occhi nuovi, quelli di Dante, e lasciato che fosse proprio la voce del sommo poeta a recitarli.
Così gli Ospiti sono stati catapultati oltre la realtà, hanno sognato, abbiamo rivelato loro i desideri del nostro Cliente in modo insolito e grazie alla cultura un’esperienza virtuale ha assunto valore.

Musica, danza, teatro, recitazione, arte, grafica ma anche gaming, caccia al tesoro, concorsi e 3d entertainment…sono infinite le opportunità per raccontarvi, narrare la Vostra storia, parlare del brand e della Vostra identità, coinvolgere gli spettatori facendo leva sulle emozioni oltre che sui contenuti.

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Come organizzare eventi digitali

Ora che vi abbiamo ben incuriosito, ci piace condividere con Voi alcuni trucchi del mestiere per organizzare il Vostro evento digital di successo!

Prendete nota di questi punti, non sottovalutateli mai, ma, anzi, focalizzatevi sulla fusione tra la tecnologia e il rapporto umano, tra una piattaforma per trasferire i contenuti e chi i contenuti li crea, tra obiettivi da raggiungere ed empatia.

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1) Non sottovalutare la tecnologia

Avere una buona connessione internet è condizione sine-qua-non perché si realizzi un evento digitale e aggiungiamo di più: non basta una rete wi-fi, verificate con la location che ci sia la possibilità di un collegamento via cavo senza filtri sulla porta ethernet; diversamente cambiate location! La banda garantita in Up e Down dipende da ciò che dovete trasmettere.

2) Scegli la giusta piattaforma

Privilegiate quelle con immagini hd e con un audio reale per farvi sentire in modo forte e chiaro; più vi permette una buona personalizzazione più sarete riconoscibili.
La piattaforma deve garantire il più possibile l’interazione con i relatori, permettendo ai partecipanti di fare delle domande tramite la chat dedicata o la sessione delle Q&A.
L’iscrizione deve essere semplice, senza app da installare.

3) Content is the king!

Per essere credibili ed interessanti, bisogna creare contenuti esclusivi, utili, approfonditi e documentati. In questo modo potrete fare la differenza ed anticipare domande, dubbi e curiosità del Vostro target. Affrontate ogni argomento in modo dettagliato ed accattivante, con spirito critico e siate il più concreti possibile. Avere qualche Ospite autorevole potrebbe essere di grande appeal.

4) Sii umano anche nel digitale

Partite dal presupposto che dietro ad ogni singola telecamere c’è sempre una persona il cui interesse e la cui attenzione devono essere costantemente stimolati. Potrebbe esservi di aiuto pensare a come vorreste voi essere “coccolati”. Rendete il più umano possibile il Vostro evento digitale creando quante più relazioni possibili con gli Ospiti e spezzando il ritmo dell’evento con proposte di intrattenimento emozionanti!

5) Crea curiosità 

Sin dalla fase di comunicazione dell’evento. Le persone devono percepire che esserci fa la differenza, che il tempo che dedicheranno all’evento è ben speso e per Voi la loro presenza ha valore.

6) Non dimenticare l’help-desk

Per non perdere il valore aggiunto del rapporto one-by-one. Ogni singolo Ospite deve sentirsi importante e sapere che vi occuperete di lui per qualsiasi necessità, fateglielo sapere comunicando un numero telefonico dedicato per fornire loro assistenza…chi ha meno dimestichezza con la tecnologia saprà di non essere solo.

A chi affidarsi per un evento aziendale digitale

Come avrete capito, non basta aver organizzato un incontro su Google Meet o su Zoom per saper pensare un evento digitale, perché l’evento digitale non è questo.

Se doveste decidere di organizzare da soli un evento digitale consapevoli delle numerose piattaforme digitali che si sono sviluppate in questo ultimo tempo e convinti che gestire un evento, dal webinar ad un evento phygital, tutto sommato sia un’attività semplice, sappiate che c’è chi può aiutarvi a massimizzare i risultati e a stimolare nei Vostri Ospiti il desiderio di incontrarvi ancora!

Fidatevi di chi gli eventi aziendali li organizza sul serio, numeri e risultati alla mano, di chi sa come emozionare i Vostri Ospiti perché conosce il mercato, le novità, le diverse forme d’arte, perché si è formato e costantemente aggiornato sulle tendenze sempre nuove. 

Fidatevi di chi, ascoltandovi, vi consiglierà il format migliore per il Vostro obiettivo di business, di chi conosce la differenza tra inviare un link di collegamento univoco oppure una mail personalizzata che parla ai Vostri Ospiti, di chi ha una comprovata esperienza anche nell’organizzazione degli eventi in presenza e ha trasferito nel digitale le sue competenze.

Fidatevi di chi vi dice che gli eventi digitali sono opportunità concrete per incontrare i Vostri clienti, reali e potenziali, e che non hanno nulla da invidiare a quelli in presenza, perché ci hanno creduto, li hanno pensati, organizzati, vissuti, ripensati, riorganizzati, rivissuti.

Lo sappiamo, l’essere umano ha una resistenza innata al cambiamento. Ora più che mai, però, è fondamentale essere pionieri, anticipare, accogliere con prontezza e fiducia i nuovi trend, guardare al futuro con fare audace senza voler necessariamente rimanere radicati ad un mondo che non c’è già più.

E come diceva Henry Ford: “Il meglio che possiamo fare è cogliere le opportunità, calcolare i rischi connessi, stimare la nostra abilità di gestirli, e fare i nostri progetti con fiducia.”

Noi facciamo nostri anche i Vostri progetti mettendoci tutta la nostra passione, competenza, professionalità, esperienza, cura del dettaglio.

Potete raccontarceli, vi ascoltiamo, ci confrontiamo, mettiamo a Vostra disposizione il nostro know-how anche in ambito digitale, creiamo sinergie, stimoliamo la creatività.

Prenotate un “caffè virtuale insieme a noi”. Vi aspettiamo!