Se vi state chiedendo come organizzare un evento aziendale siete nel posto giusto! In questo articolo vi parleremo di cosa sono gli eventi aziendali e le diverse tipologie, vi racconteremo come si organizza un evento corporate e quanto importante sia l’individuazione della giusta location, vi consiglieremo a chi affidarvi per l’intera organizzazione, chiavi in mano.
Mettetevi comodi, date spazio alla vostra curiosità, lasciatevi interrogare dagli stimoli, se potete, preparatevi un caffè perché sarà un bellissimo viaggio nel nostro magico mondo degli eventi.
Desideriamo rispondere alle vostre domande, a quelle che ci rivolgete ogni volta che ci affidate i vostri momenti importanti, quelle che scaturiscono dalla consapevolezza che l’organizzazione non si può improvvisare e che bisogna porsi prima di tutto, prima ancora di iniziare a stendere un progetto.
Diciamoci la verità: alcune risposte non potranno essere unisone perché ogni evento è diverso da un altro ed è per questo che amiamo il contatto diretto con Voi!
Cosa sono gli eventi aziendali?
Iniziamo con il fare chiarezza su cos’è un evento aziendale.
Vi sembrerà un punto di partenza scontato ma fino a quando non capiamo quali sono i confini dentro i quali muoverci difficilmente ne usciremo con un’idea chiara e condivisa.
Un evento aziendale è, di fatto, lo strumento di comunicazione per eccellenza che come azienda potete utilizzare per rivolgervi a:
- I vostri dipendenti per informarli sulle novità o in un’ottica di armonizzazione dell’ambiente di lavoro;
- I vostri partner commerciali per rafforzare il rapporto con loro e per dimostrare forza e affidabilità del vostro marchio;
- Il grande pubblico per presentare nuovi prodotti o parlare di un cambiamento all’interno del brand.
Un evento aziendale è una sinfonia dove per sinfonia si intende una disposizione armoniosa di elementi. Più precisamente è una sinfonia di arti e linguaggi che si fondono nelle loro diverse espressioni ma che insieme dialogano, senza sovrastrutture, e fanno dono dell’esperienza.
Ci piace immaginarci come gli interpreti di questa sinfonia, delle differenze di voci, timbri, colori, capacità espressive, stili per trovare quel mix di elementi che più si confà al bisogno dei nostri Clienti.
L’evento aziendale è:
- Per Voi azienda è la più alta espressione di comunicazione verso i vostri interlocutori;
- Per gli Ospiti un momento che deve rimanere nella memoria;
- Per Endes la gioia di costruire con creatività e competenza.
Passiamo al secondo step: a che tipo di evento stai pensando?
La domanda giusta da porsi è: qual è il mio obiettivo e chi voglio raggiungere? È solo analizzando questi input che possiamo orientarci nella molteplicità delle diverse tipologie di eventi aziendali che esistono.
Quali possono essere gli eventi corporate che un’azienda come la vostra può organizzare? Ecco un elenco che abbiamo costruito partendo dalla nostra esperienza:
Congressi
Incontri, per lo più periodici, che hanno lo scopo di accrescere la preparazione professionale dei partecipanti. Promuovono la discussione e il confronto perché i temi che vengono trattanti sono di interesse comune sia dal punto di vista professionale che culturale.
Focus: confronto tra esperti.
Convegni
Nascono per condividere conoscenze, divulgare informazioni, approfondire argomenti attraverso l’esposizione da parte di esperti e il dibattito. Spesso sono di respiro internazionale.
Focus: divulgazione di conoscenza
Anniversari e ricorrenze aziendali
Sono le occasioni che devono essere festeggiate! I traguardi si raggiungono con la condivisione e l’apporto di una squadra solida, proiettata al futuro e fedele fatta di dipendenti ma anche di fornitori e Clienti. La gratitudine deve essere esplicitata.
Focus: credibilità e fidelizzazione.
Business Game
È strumento per uno storytelling aziendale innovativo che restituisce una fotografia chiara del comportamento del team. Crea un ambiente simulato dove sfidare sé stessi e gli altri con dinamiche competitive che suscitano coinvolgimento, attenzione, interazione dei partecipanti.
Focus: sfida che stimola, divertimento che libera.
Eventi aziendali heritage
Un meraviglioso lavoro di analisi e sintesi del DNA dell’azienda, di consapevolezza interna dei valori e della storia aziendale, di promozione della propria brand identity.
Focus: alla scoperta dei “mai più senza”.
Road-show aziendali
Un’attività di brand awareness che si caratterizza per il contatto diretto con i potenziali Clienti, on the road! Un evento itinerante, che si ripete in diverse città, generalmente interattivo e coinvolgente.
Focus: muoviti verso il cliente.
Team-building
Focalizzatevi sul capitale umano della vostra azienda e chiedetevi se sta funzionando tutto in modo lineare. Se così non fosse, potete rimediare introducendo delle attività educative e divertenti di gruppo per stimolare l’affiatamento, facilitare la comunicazione, dare spazio alle skills.
Focus: la squadra che conta.
Incentive
Vere e proprie esperienze speciali per ringraziare i Clienti per la loro fidelizzazione e per congratularsi con i dipendenti per il raggiungimento di determinati obiettivi motivandoli a fare sempre meglio.
Focus: quando le parole non bastano.
Family-Day aziendali
Aprire le porte della famiglia azienda alle famiglie dei propri dipendenti è sicuramente un modo per consolidare il senso di appartenenza, per dimenticare per un giorno le gerarchie, per fare un gesto di accoglienza.
Focus: coinvolgimento a 360°.
Eventi Phygital
Prevedono una forte interazione tra il mondo fisico e quello digitale. I relatori e pochi Ospiti sono fisicamente in una location reale o virtuale da dove viene trasmesso l’evento. Il resto dei Partecipanti invece, segue l’evento da remoto tramite pc o smartphone.
Focus: sostenibilità per raggiungere un’audience infinita.
Eventi Digitali
Non è assolutamente necessario essere tutti in una stessa location reale… ogni relatore e partecipante può collegarsi da ovunque si trovi e questa è l’innovazione. Potete decidere di crederci oppure no ma funzionano se al centro ci sono gli Ospiti.
Focus: ingaggiare il pubblico.
Lancio di un prodotto e inaugurazioni
Dopo un lungo tempo di progettazione, studi di mercato, scambio di idee, strategia e pianificazione, cantiere, schizzi, tentativi arriva il momento in cui svelare e raccontare per la prima volta… il come deve lasciare il segno.
Focus: stupire.
Ospitalità aziendale VIP
Programmi culturali originali, creativi e fuori dall’ordinario curati nel dettaglio. L’accoglienza è un’arte, il segreto è mettersi dalla parte degli Ospiti e assisterli dal momento del loro arrivo con cura e dedizione.
Focus: far sentire importante l’ospite.
Come organizzare un evento aziendale?
Una volta che si è individuata la tipologia di evento che si desidera esplorare, come per qualsiasi progetto che si rispetti, anche quello legato all’organizzazione di un evento richiede tempo, dedizione, competenza.
Quindi cosa fare per un evento aziendale di successo?
Non esiste la ricetta perfetta da seguire per organizzare il perfetto evento aziendale ma sicuramente possiamo condividere con voi alcune linee guida, i nostri migliori “consigli per l’uso” per guidarvi in questo percorso, dall’inizio alla fine.
Prima di tutto ascoltatevi, raccogliete i giusti input, ponetevi domande mirate e indagate in profondità senza trascurare alcun dettaglio per capire cosa vi aspettate esattamente dall’evento, quali sono i vostri obiettivi.
Una questione da sviscerare da subito è il budget destinato all’evento perché, come diciamo sempre, tutto si può fare ma tutto dipende dal budget: diamo vita al migliore evento aziendale possibile con il budget che si ha a disposizione.
E questo è solo l’inizio!
Poi è il momento di dare spazio alla creatività con il brainstorming: un confronto interno durante il quale, partendo dal briefing, iniziate ad analizzare tutte le possibili opportunità. Le idee fluiscono, lo scambio è costruttivo, l’esperienza insegna, il coinvolgimento appassiona con la giusta dose di realismo e l’intento di “portare a terra” perché è la concretezza che fa fare passi decisi e determinati.
È qui che potete ispirarvi alle arti e ai linguaggi, al loro potere, al loro saper comunicare un unico messaggio seppur in forme diverse, l’una accanto all’altra in un’esplosione di forme e colori.
Il risultato? Dal brainstorming nasce il concept, senza il quale non ci sarebbe l’evento!
È l’ispirazione, l’idea creativa, il filo conduttore, è il trampolino di lancio per tutte le scelte che seguiranno, è la fase di transizione tra gli elementi teorici e la stesura di un progetto più realistico e delineato.
Si caratterizza per essere originale, interessante, coinvolgente, fresco, unico perché parla di quell’evento aziendale nello specifico e di nessun altro.
A questo punto è d’obbligo una check-list che contenga ogni singolo elemento a cui bisogna pensare per focalizzarsi sui “to do” e in quale ordine, con quale priorità.
Sì, perché l’organizzazione di un evento aziendale è anche questione di ottimizzazione del tempo, programmazione schedulata, raggiungimento di obiettivi intermedi temporali, focalizzazione sul macro così come sul dettaglio, pianificazione delle azioni.
Chiedetevi, quindi, quali fornitori è necessario coinvolgere e appassionateli al progetto. Così come è importante il briefing iniziale, allo stesso modo è fondamentale che i fornitori, accuratamente selezionati, abbiano informazioni efficaci, obiettivi condivisi, linee guida chiare e tutta la vostra fiducia nella loro professionalità.
Dalla location al servizio catering, dagli allestimenti tecnici a quelli floreali, dall’entertainment all’omaggio, dal servizio hosting alla comunicazione, dall’Ospite motivatore al momento emozionale tutto dovrà essere in linea con il concept dell’evento e ora più che mai rivolto alla sostenibilità.
Step-by-step il progetto prende forma, si adatta a nuove esigenze, si arricchisce di nuovi elementi, un pezzetto per volta si fissa e una volta costruita la struttura, poi è tutta questione di cura dettagli!
Fino a quando il giorno dell’evento si avvicina e bisogna essere preparati.
Mai più senza il Roadbook! Un unico documento riassuntivo dello svolgimento dell’evento nella sua cronologia e di tutti gli elementi che lo compongono.
Possiamo avere una memoria di ferro ma sicuramente ci potrà aiutare a ricordare, per esempio, quanti encoder sono stati previsti, quali sono gli orari dei pick-up dei relatori e i numeri di telefono degli autisti, il posizionamento dei riservati nelle prime file, gli in e out delle prenotazioni alberghiere e molto altro…così voi potete focalizzarvi sugli aspetti macro.
L’organizzazione di un evento aziendale può richiedere settimane ma anche mesi, a seconda della sua entità, i giorni precedenti sono di solito i più adrenalinici fino all’apice dell’emozione che è il giorno dell’evento.
Si toglie la pellicola dalla moquette, le luci si accendono, si posizionano i microfoni ai relatori, una hostess si sistema il badge, il violinista accorda il suo strumento, in regia si ripassa la scaletta ed ecco che arrivano i primi Ospiti e l’attenzione è tutta per loro.
Dove organizzare eventi aziendali?
I limiti dello spazio ai quali eravamo abituati, con gli eventi phygital e digitali si sono neutralizzati quindi il dove organizzare un evento aziendale è un tema che oggi si è amplificato.
Parliamo, per il momento, degli eventi in presenza e vediamo quali sono le domande da porsi per individuare la location perfetta:
- Quanti sono gli Ospiti e da quale area geografica provengono
- Di quanti e quali spazi abbiamo bisogno per: la registrazione, gli speech, se una o più sale, il catering, il momento di intrattenimento, eventuali incontri B2B, lo spazio espositivo
- Se è facilmente raggiungibile e in una posizione strategica
- Se è dotata di un parcheggio sufficientemente capiente o comunque se offre un servizio a pagamento nei dintorni. Sarebbe ottimale fosse anche vicino alla stazione se alcuni Ospiti arrivano in treno o comunque si può organizzare un servizio navetta
- La disposizione dei posti come deve essere? A platea, a ferro di cavallo, con i tavoli rotondi per una cena di gala, a classe, una boardroom. Teniamo presente che, a seconda della sua conformazione, ogni sala ha una gamma limitata di possibili disposizioni
- Quanto dell’allestimento di cui abbiamo bisogno, dobbiamo capire cosa c’è già e quanto invece è necessario prevedere. Questo ci permette di analizzare quanto possiamo personalizzare la location
- E se volessimo organizzare l’evento all’aperto? Benissimo ma bisogna sempre avere un piano B in caso di maltempo
- Non dimentichiamo che deve essere coerente con il nostro concept!
Dopo una prima esplorazione, la site inspection è il passo successivo da fare per verificare tutte le informazioni che abbiamo raccolto, conoscere personalmente un referente che sarà il nostro punto fermo e ci assisterà sino al giorno dell’evento, ipotizzare altre soluzioni non prevedibili senza aver prima toccato con mano, immaginare l’evento negli spazi fisici.
Anche negli eventi phygital è necessario individuare una location fisica e quello che sappiamo per certo è che dovrà ospitare solo i relatori e pochi Ospiti.
Per individuarla dobbiamo metterci dalla parte dei partecipanti che assisteranno all’evento da remoto con la volontà di immergerli virtualmente in un mondo altro rispetto a dove si trovano, che li sappia emozionare, che li incuriosisca, che li tenga ingaggiati. Perché allora non pensare ad una visita virtuale della location, ad un aneddoto raccontato dal padrone di casa, ad una telecamera che diventa gli occhi dei nostri Ospiti, ad una caccia al tesoro per esplorare gli angoli nascosti.
La tecnologia, poi, ci può portare ovunque, anche sulla luna se lo desideriamo, grazie al chromakey così la location può essere davvero in qualsiasi parte del mondo pur rimanendo ciascuno a casa propria.
A chi affidarsi per un evento aziendale?
Dopo tutto quello che vi abbiamo raccontato forse avete già escluso la soluzione “fai da te”!
Chi può organizzare al meglio il vostro evento aziendale se non chi lo fa come professione? A ciascuno la sua attività, fate fare ad un’agenzia di organizzazione eventi.
Innanzitutto perché sa cosa fare e come farlo bene, segue in ogni dettaglio della preparazione e dell’evolversi dell’evento:
- Conosce la molteplicità delle arti e dei linguaggi della sinfonia e sa quali utilizzare e come modellarli di volta in volta.
- Ha una rete di fornitori fidati tra cui individuare il migliore per ciascun evento, anche in termini di qualità/prezzo per fare save sul vostro budget.
- Non esiste evento senza imprevisto ma l’importante è sapere come fare fronte e gestirlo, competenze che si acquisiscono con l’esperienza nell’organizzazione.
Qualora vi capitasse di pensare di non avere abbastanza tempo non dovete preoccuparvi perché chi organizza eventi sa come ottimizzarlo né abbiate il timore di aver dimenticato qualcosa perché l’agenzia ha sempre tutto sotto controllo.
Nel caso in cui ci fossero degli Ospiti stranieri l’agenzia si preoccuperà di predisporre il servizio di interpretariato per far sentire i vostri Ospiti a loro agio comunicando nella loro lingua.
I partecipanti al vostro evento saranno al centro, dall’accoglienza fino alla partenza, e ad occuparsi di loro sarà un servizio hosting altamente qualificato pensato, coordinato e formato dall’agenzia.
Accoglienza e positività sono i sine-qua-non di un’agenzia che ha a cuore il successo dei vostri event. Un’agenzia è a vostra disposizione, collabora con voi e voi non dovrete occuparvi di nulla se non di vivere il vostro evento.
Come scegliere l’agenzia eventi per la tua azienda?
Come scegliere l’agenzia giusta per voi?
Sarà l’agenzia con la quale collaborare per tutto il tempo del prima, del durante e del dopo il vostro evento quindi dovrà senza dubbio saper ascoltarvi con attenzione, capirvi con apertura, consigliarvi con sincerità, spiegarvi con pazienza, scandire i tempi con puntualità, anticipare i vostri bisogni.
Proprio per questo uno degli aspetti cruciali sui quali concentrarsi è l’empatia! Andate oltre e scegliete le persone per la stima che avete in loro, la consapevolezza che sono dalla vostra parte e la bontà del loro know-how che sono disposte a mettere a vostra disposizione.
Se si tratta di un’agenzia che ha un’esperienza pluriennale raccontata con i fatti e non solo con le parole, con i dati concreti e misurabili, con le opinioni belle e reali di chi l’ha conosciuta prima di voi, con i successi degli eventi che ha organizzato allora è quella giusta!
Fidatevi di una realtà strutturata dotata di un team permanente competente per l’esperienza pluriennale che ha maturato e vissuto, dello spirito propositivo e della spinta creativa che caratterizzano un’agenzia, dell’autentica ricerca di innovazione e dell’apertura al nuovo che la spingono ad essere alla continua ricerca del miglioramento e di soluzioni non convenzionali. Trovate il particolare che vi attrae.