Quando si sceglie un’agenzia di eventi online, è importante prestare attenzione a diversi fattori per valutarne la qualità e l’affidabilità.
Come sappiamo, l’organizzazione di eventi online o ibridi è un’ottima opportunità per migliorare la comunicazione e il networking tra aziende, clienti e partner. Perciò è fondamentale, affinché la riuscita sia ottima, valutare che chi si occupa dell’organizzazione disponga di tutto il necessario, in termini di attrezzature e di competenze.
Per quanto riguarda le prime, intendiamo proprio gli strumenti tecnologici all’avanguardia e di alta qualità, in grado di garantire la perfetta riuscita dell’evento.
Quanto alle competenze e all’esperienza, consultando il sito internet e i profili social dell’agenzia e leggendo le esperienze di altri clienti, possiamo meglio valutare se il nostro possibile organizzatore sarà in grado di garantire un servizio di qualità e professionale.
Vediamo, quindi, quali informazioni prendere sotto l’aspetto tecnico e come valutare l’immagine che l’agenzia organizzatrice offre di sé e l’impressione avuta da chi si è già affidato a lei.
Attrezzature
Organizzare eventi digitali richiede l’utilizzo di diverse attrezzature specifiche, che possono rivelarsi fondamentali per garantire un evento di successo e coinvolgere il pubblico.
Nel valutare un’agenzia di eventi online, perciò, assicurati che si avvalga di partner tecnicamente preparati e che dispongono di tutta l’attrezzatura all’avanguardia, necessaria per service audio e video:
- computer ad alte prestazioni;
- connessione internet affidabile e veloce;
- webcam per la registrazione di video e per le videoconferenze;
- microfono di qualità per la registrazione;
- set di luci per garantire una buona illuminazione nel caso di eventi online in cui i partecipanti sono in primo piano, come webinars o interviste;
- software di videoconferenza affidabili per riunioni virtuali e presentazioni online;
- piattaforma di gestione degli eventi per registrare partecipanti, inviare inviti, inviare promemoria e gestire le iscrizioni;
- strumenti di marketing per promuovere gli eventi online (social media marketing e pubblicità online);
- software di editing video per modificare e migliorare la qualità dei video registrati;
- attrezzature audiovisive come telecamere ad alta definizione, microfoni wireless e attrezzature per il montaggio video;
- server dedicato se si tratta di eventi online su larga scala per gestire il traffico elevato e garantire la stabilità del sito web.
Negli ultimi anni, l’organizzazione degli eventi aziendali ha subito una forte evoluzione, grazie all’utilizzo di tecnologie innovative, quali la realtà virtuale e aumentata o il Metaverso, le quali rendono le esperienze ancora più interattive, consentendo agli utenti di sentirsi come se fossero fisicamente presenti all’evento.
Inoltre, APP dedicate e personalizzate, chatbox, codici QR e altre soluzioni digitali, permettono ai partecipanti di accedere ai contenuti dell’evento in modo semplice e veloce.
Tutto ciò può essere ottenuto non solo mediante semplici attrezzature, ma anche con l’utilizzo di tecnologie innovative che consentano esperienze immersive e coinvolgenti.
Per questo è indispensabile valutare che l’agenzia scelta miri alla continua evoluzione per impiegare le migliori tecnologie nel progettare convegni, meeting aziendali, convention e congressi, siano essi in presenza, digital oppure phygital.
L’evento online o ibrido, dunque, non rappresenta semplicemente un’alternativa a quello in presenza, ma un’opportunità per porre un focus diverso sulle relazioni sociali e sugli aspetti emotivi dell’incontro. La sfida è di mantenere l’intensità dei rapporti umani nell’ambito del virtuale, a fianco di una loro maggior dinamicità.
Naturalmente perché ciò accada in modo immersivo e senza ostacoli occorre la presenza di un supporto tecnico continuativo durante ogni fase dell’evento, con personale esperto in grado di gestire le attrezzature nella loro complessità e di far fronte a possibili imprevisti tecnici.
Storico e recensioni
Lo storico e le recensioni clienti sono altri due aspetti chiave da considerare nel valutare un’agenzia per l’organizzazione di eventi online.
Una vasta esperienza e una reputazione positiva possono significare che l’agenzia è in grado di offrirti servizi di alto livello per garantire il successo del tuo evento. Ecco, dunque, come valutare il servizio attraverso:
- sito web dell’agenzia e i canali social;
- esperienza nel settore di tuo interesse;
- recensioni degli altri clienti;
- capacità di affrontare problemi e imprevisti.
Innanzitutto, su sito web e canali social dell’agenzia si possono trovare preziose informazioni sulle sue precedenti esperienze di lavoro, sugli eventi già organizzati, sui clienti importanti che ha avuto.
In particolare, si può verificare la sua esperienza nell’organizzare eventi simili al tuo e se abbia mai ricevuto premi o riconoscimenti per il lavoro svolto.
Successivamente, leggendo le recensioni degli altri clienti dell’agenzia, è possibile prendere in esame i feedback positivi, ma anche e soprattutto le recensioni negative, che possono raccontare molto sul suo modo di lavorare e sulla sua efficienza e professionalità.
Dalle recensioni è possibile capire, infatti, la sua capacità di gestire le situazioni difficili o impreviste, e se è stata disponibile e accogliente nei confronti di eventuali lamentele da parte di un cliente insoddisfatto.
Le opinioni e le richieste dei clienti sono un importante stimolo per chi si occupa di eventi. Per questo motivo ti consigliamo di leggere anche questo articolo in cui ti suggeriamo altre 2 domande da fare a un’agenzia di eventi per capire se sia all’altezza della situazione.
Prerogativa di un organizzatore qualificato è, infatti, proprio saper ascoltare le aspettative e le preferenze di chi si affida alla sua esperienza, oltre che cogliere le peculiarità che distinguono un’azienda dalle altre, per garantire un evento unico e cucito su misura per lei.
È proprio questa la mission di Endes. Indipendentemente dal tipo di evento che organizziamo, sia in presenza, online, oppure ibrido, l’attenzione ultima è sempre sulle persone: tu cliente, e i tuoi ospiti.