Se avete mai organizzato un evento di beneficenza, sapete bene quanto tempo e quanto impegno richieda. Dalla fase di pianificazione a quella di esecuzione, può essere estenuante. In questo articolo, vi daremo alcuni consigli su come organizzare un evento di beneficenza, in modo da risparmiarvi un po’ di stress e assicurarvi che l’evento si svolga senza intoppi.
Le fasi fondamentali per la buona riuscita di questa tipologia di eventi sono:
- definire lo scopo;
- fissare un obiettivo misurabile;
- pianificare un budget;
- assegnare un target;
- schierare il team;
- prenotare la location;
- gestire i fornitori;
- scegliere lo sponsor;
- crea un metodo per le donazioni.
Vediamole tutte in maniera più approfondita.
Definire lo scopo
Il primo passo per organizzare un evento di beneficenza è definire lo scopo, la causa, il pubblico e l’obiettivo.
Lo scopo definisce il motivo per cui si organizza l’evento. Dovrebbe essere qualcosa di abbastanza convincente da spingere le persone a donare il loro tempo e il loro denaro. Ad esempio: “Una buona causa” o “Aiutare gli orfani in Africa” o “Sensibilizzare sul riscaldamento globale” ecc.
La causa fornisce dettagli sull’utilizzo del denaro (ad esempio, l’acquisto di libri e matite per le scuole). Si possono anche fornire dettagli su quante persone o bambini potrebbero beneficiarne (ad esempio, 10 scuole).
Il pubblico descrive chi dovrebbe partecipare all’evento e cosa ne trarrà (ad esempio, giovani studenti che hanno bisogno di aiuto per i compiti). Può anche includere eventuali requisiti specifici per i partecipanti, come restrizioni di età, requisiti di indirizzo e-mail, preferenze alimentari, ecc.)
Fissare un obiettivo misurabile
Il secondo passo più importante nell’organizzazione di un evento di beneficenza è fissare un obiettivo misurabile. È importante perché dovete essere in grado di sapere quando avete finito il vostro progetto e quando ha avuto successo. Il modo migliore per farlo è stabilire una data limite per il completamento del lavoro, creando una lista di controllo o scrivendo tutti i passi che mancano al completamento. Questo vi permetterà anche di monitorare costantemente i progressi verso il raggiungimento dell’obiettivo e di darvi una maggiore motivazione lungo il percorso!
Pianificare un budget
A questo punto, dovete pianificare un budget. Anche se i costi dell’organizzazione di un evento di questo tipo possono variare notevolmente a seconda di ciò che avete in mente, ci sono alcuni elementi di base che dovrete considerare:
- Quanto denaro avete bisogno di raccogliere?
- Quanto costerà alla vostra organizzazione o azienda ospitare questo evento di beneficenza?
- Quanto costerà la pubblicità (se esiste)?
- Quanto costerà il cibo e le bevande?
Dove dovrebbe svolgersi l’evento, quanto deve essere lontano dalla città e qual è il costo associato all’apertura di quel luogo in quella data e a quell’ora.
Assegnare un target
Assegnare un target significa stabilire un obiettivo da raggiungere che, nel caso di eventi di beneficenza, è tipicamente quello di raccogliere il maggior numero possibile di fondi per l’organizzazione benefica.
Potete creare un calendario con un programma di eventi che si svolgeranno per raggiungere questo obiettivo. Il calendario dipende dalle dimensioni dell’evento e dalla velocità con cui si vuole raggiungere l’obiettivo.
Se avete a disposizione molto tempo, ad esempio mesi o anni, è meglio un ritmo lento ma costante per la raccolta di fondi piuttosto che tentare troppo e perdere interesse all’ultimo minuto. Se il tempo a disposizione non è molto o se volete che il vostro evento si concluda rapidamente, accelerate gli sforzi di raccolta fondi aumentando la pubblicità e cercando degli sponsor.
Schierare il team
Quando si organizza un evento di beneficenza, è necessario schierare il team per portare a termine il lavoro. Il vostro team sarà responsabile di tutto, dalla pianificazione e progettazione dell’evento al reperimento degli sponsor e alla promozione. Per assicurarsi che il vostro evento di beneficenza abbia successo, ecco alcuni consigli per costruire una squadra forte:
Costruite la vostra rete di contatti. Chiedete ad amici, familiari e contatti di lavoro se sono disposti a dare una mano nella pianificazione o nella promozione. Se non siete sicuri di dove cercare potenziali volontari, prendete in considerazione la possibilità di contattare enti di beneficenza locali, come i banchi alimentari, che potrebbero essere interessati a collaborare.
Reclutate i membri del team con attenzione, facendo compilare loro un modulo di candidatura in cui descrivono perché desiderano tanto questa posizione di volontariato e quali capacità/esperienze possiedono che li renderebbero un contributo prezioso durante tutte le fasi del processo di pianificazione (ad esempio, la raccolta di fondi). In questo modo tutti sanno cosa ci si aspetta dagli altri fin dall’inizio e nessuno rimane deluso quando le cose non vanno sempre secondo
Prenotare la location
Ora che conoscete il tipo di evento che volete organizzare e il pubblico target, è il momento di prenotare la location. Pensate a dove si troverà il vostro gruppo target e a come potrebbe sentirsi a suo agio nel partecipare.
Ad esempio, se state organizzando un evento per persone di 20 anni, prenotare una location non raggiungibile con i mezzi pubblici potrebbe limitare la partecipazione all’evento. D’altra parte, se state organizzando un evento per persone anziane che vivono in comunità vicine con un facile accesso ai mezzi di trasporto pubblico, come autobus o treni, allora probabilmente avrebbe senso per questo gruppo non solo perché li farebbe sentire a proprio agio, ma anche perché hanno più opzioni quando arriva il momento di andarsene più tardi dopo aver terminato i loro affari lì senza avere problemi a tornare a casa dopo.
Gestire i fornitori
Una volta individuati, dovrai gestire i fornitori. È importante verificare che siano affidabili e, tra le cose da verificare, ci sono:
- Reputazione: Chiedete in giro e vedete se qualcuno ha sentito parlare di loro o ha avuto una brutta esperienza con loro in passato. Verificate le recensioni sui social e altri siti in cui le persone lasciano feedback sulle aziende.
- Referenze: Non limitatevi a chiedere a qualcuno che lavora per il fornitore, ma chiedete anche ad altri che hanno utilizzato i suoi servizi. Anche in questo caso potete anche consultare le recensioni su siti web e i social network.
- Esperienza: Controllate se l’azienda è specializzata solo in eventi di beneficenza o lavora con diversi tipi di clienti.
Se possibile, cercate di contattare direttamente i clienti precedenti, per non affidarvi solo a ciò che un dipendente potrebbe dirvi sulla bontà della loro azienda.
Scegliere lo sponsor dell’evento
Scegliere lo sponsor è una delle fasi più importanti nell’organizzazione di un evento di beneficenza. Se non avete sponsor, può essere difficile convincere un numero sufficiente di persone a partecipare e a raccogliere fondi per la vostra causa.
Innanzitutto, considerate il tipo di evento che volete organizzare. Ad esempio, se state progettando una mostra d’arte o un concerto, è probabile che le aziende locali della vostra zona siano disposte a contribuire con donazioni in denaro o a sponsorizzare elementi come il rinfresco dell’evento.
Altri tipi di eventi sono più difficili da finanziare perché richiedono costi iniziali maggiori: ad esempio, se state organizzando una vendita in cortile o una vendita di torte per la comunità, le aziende locali potrebbero non contribuire al finanziamento perché sanno che non andrà a beneficio diretto della loro attività.
Creare un metodo per le donazioni
Una delle cose più importanti che dovete fare come organizzatori di eventi di beneficenza è creare un metodo per le donazioni.
Quando si organizza un evento di beneficenza, può essere difficile decidere se chiedere o meno delle donazioni. Volete assicurarvi che i vostri ospiti si divertano e sentano che stanno aiutando una buona causa, ma potreste anche temere di farli sentire sotto pressione per far loro donare del denaro.
Abbiamo scoperto che il modo migliore per gestire questo problema è quello di creare un modo semplice per consentire alle persone di fare una donazione durante l’evento stesso, e poi offrire loro l’opportunità di inviare un assegno dopo il fatto, se preferiscono. Se volete allestire uno stand per le donazioni al vostro evento, assicuratevi che ci sia un modo facile per le persone di donare senza disturbare troppo l’evento.
Altri metodi molto diffusi sono:
- Donare online sul sito web dell’evento. Questo è uno dei modi più semplici per donare: basta seguire le istruzioni sullo schermo.
- Donazione online tramite PayPal o carta di credito. È possibile farlo dal telefono o dal computer, quindi è molto comodo!
- Donazione via SMS. Se non siete preoccupati per i problemi di sicurezza, questo è un modo semplice per le persone che non hanno accesso a computer o telefoni per donare denaro.
- Predisporre un IBAN sul quale convogliare le donazioni. È come un numero di conto corrente bancario, ma è usato a livello globale invece che in un solo Paese o regione.
Non è facile mettere in piedi un evento di beneficenza, ma con una buona pianificazione e organizzazione è possibile realizzarlo. La cosa più importante da ricordare è che il vostro obiettivo deve essere misurabile. In questo modo, saprete esattamente quanto denaro dovete raccogliere entro la fine dell’evento, in modo che tutti sappiano quanto sia stato o meno un successo.
Se state pensando di organizzare un evento di beneficenza, noi di Endes siamo pronti a darti una mano. Non esitate a contattarci per scoprire come possiamo aiutarti!
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