Scegliere lo staff per un evento è uno dei compiti più importanti per qualsiasi organizzatore. È indispensabile dedicarsi alla scelta del miglior personale possibile, in grado di fornire un servizio di prim’ordine e di contribuire a far sì che l’evento si svolga senza intoppi.
La scelta del personale può rappresentare una sfida, soprattutto se l’evento prevede molti ospiti. Per garantire che ciascuno di essi si senta a proprio agio e ben assistito, è importante scegliere il team giusto.
Il genere di evento e la sua ubicazione contribuiscono a determinare il tipo di staff da reclutare e il numero di persone necessarie, per creare un contesto indimenticabile.
Ecco cosa un organizzatore di eventi competente deve fare per scegliere il proprio staff.
Consigli per selezionare lo staff per un evento
Partiamo da alcuni consigli per selezionare lo staff per un evento, prendendo ispirazione dal modus operandi della nostra azienda e dai migliori professionisti del settore.
Per garantire il successo, è indispensabile avere lo staff giusto. La scelta non è un’operazione semplice perché occorre personale formato e adatto al tipo di evento in programma. È facile intuire che per esempio, lo staff dedicato a una manifestazione sportiva si differenzi da quello selezionato per un’occasione nel settore lusso.
Perciò, quando si organizza un evento, è importante saper selezionare il personale addetto, seguendo un iter severo ed esigente, che così si compone:
- definire i ruoli da ricoprire;
- stabilire i requisiti per ogni posizione;
- scegliere il personale giusto;
- condurre colloqui e valutazioni;
- preparare un piano di emergenza;
- fornire a tutti una preparazione adeguata.
Quando si organizza un evento, è importante considerare le posizioni che devono essere ricoperte dal personale e stabilire i requisiti per ogni ruolo, prendendo in considerazione fattori come l’esperienza, le competenze linguistiche e le qualifiche professionali.
Per essere sicuri di aver scelto le persone giuste, è importante condurre colloqui e valutazioni. In alcuni casi l’organizzatore può avvalersi di un team già formato e selezionato; in altri può dover prendere in considerazione la possibilità di condurre colloqui con nuovi candidati.
Nel caso dell’assunzione di nuovi membri non basta limitarsi alle competenze e alle attitudini professionali, ma è necessario accertarsi che il futuro elemento del team non abbia precedenti penali o problemi legali.
È anche importante assicurarsi di avere un piano di emergenza nel caso in cui si verifichi un imprevisto e occorra un elemento in più, o uno dei membri debba essere sostituito.
Prima dell’evento, è fondamentale fornire una formazione adeguata per avere la certezza che la squadra sia pronta e preparata per svolgere al meglio il proprio ruolo.
I ruoli dello staff in un evento (cluster)
I ruoli dello staff in un evento devono essere assegnati con massima cura.
I membri dello staff non sono solo responsabili dell’ordinato svolgimento dell’evento, ma anche di garantire che gli ospiti ed eventuali relatori vivano un’esperienza piacevole.
Ecco alcuni ruoli comuni da ricoprire:
- supervisione;
- logistica;
- sicurezza;
- comunicazione;
- catering;
- accoglienza.
L’organizzatore dell’evento, responsabile della pianificazione, della promozione e dell’esecuzione, è affiancato da un direttore che coordina e supervisiona tutte le attività.
Tutte le dinamiche di preparazione e gestione si snodano su indicazione di questo responsabile delle operazioni, che si occupa delle questioni logistiche, come l’allestimento della location, illuminazione, audio, video e sicurezza.
È fondamentale che ci sia anche una figura che si occupa delle relazioni con i media, ovvero di comunicazione, promozione dell’evento e partnership con le aziende.
Quasi ogni evento è accompagnato da un’occasione culinaria come un buffet, un aperitivo o addirittura una cena di gala. È, quindi, importante che vi sia un responsabile del catering, che si occupi del menu e della qualità dei prodotti e del servizio.
Infine, cosa sarebbe un evento se non ruotasse attorno ai partecipanti? Per questo motivo è fondamentale che vi sia un responsabile delle relazioni che si occupi dei contatti, delle prenotazioni e del supporto. Da lui dipendono hostess e steward capaci di coinvolgere gli invitati e assisterli nei loro bisogni e desideri, rappresentando lo spirito dell’evento.
Poiché ogni evento ha esigenze specifiche, può capitare che siano indispensabili anche altre figure, che variano in base al contesto, agli invitati e agli obiettivi.
La gestione dello staff per un evento
La gestione dello staff per un evento deve essere accurata e comprendere:
- pianificazione;
- coordinamento;
- follow-up.
Poiché la prima impressione che gli ospiti riceveranno conta molto e deve essere rassicurante, la pianificazione delle attività è fondamentale per controllare il lavoro del team e correggere tempestivamente la rotta in caso di problemi.
Un metodo efficace per organizzare il personale è creare piccole aree di responsabilità e assegnarle a un referente che coordini il team. Quest’ultimo deve assicurarsi che il suo gruppo lavori appropriatamente, controllare tutto ciò che rientra sotto le sue competenze, comunicando regolarmente con gli altri referenti.
È molto importante che ogni membro del team sappia come procedere in caso di imprevisti.
Il modo più efficace per garantirlo è un programma dettagliato che indichi gli orari e i possibili imprevisti per ogni singolo momento. Se tutti sono informati, è più facile avere il controllo della situazione.
È necessario tenere a mente che scegliere una squadra significa anche riuscire a creare il giusto clima di collaborazione in cui ciascuno avrà il proprio ruolo e farà del proprio meglio per la buona riuscita dell’evento.
Ogni membro del team deve essere, infatti, adeguatamente formato per saper gestire con professionalità le esigenze degli ospiti. Un ottimo steward o hostess deve essere in grado di rendere interessante l’occasione facendo nascere relazioni e interazioni tra i partecipanti, in modo naturale e semplicemente creando una piacevole armonia tra brand, partecipanti, spazi e intrattenimenti.
Il candidato ideale
Definiti quali sono i ruoli dello staff in un evento, viene il momento di scegliere il candidato ideale.
Questa figura perfetta è colui che è in grado di comprendere i diversi livelli di successo e di lavorare per garantire che ogni partecipante trovi il proprio ritorno: per gli sponsor o i partner il successo può essere legato a un buon ritorno sull’investimento; per i partecipanti, corrisponde a un’esperienza eccellente.
Lo staff di un evento deve anche essere flessibile e capace di riorganizzarsi al volo. Cerchiamo, quindi, di scegliere candidati che siano in grado di rispondere ai cambiamenti di programma e che non si lascino intimidire dagli imprevisti.
Inoltre, il personale deve essere in grado di resistere fisicamente e mentalmente per molto tempo, poiché le ore di preparazione di un evento non si contano.
Solo scegliendo le persone giuste, è possibile costruire una squadra di valore e di qualità per rispettare tutte le aspettative.
Naturalmente per scegliere un team adatto serve l’esperienza di un organizzatore competente. Se volete essere davvero certi che il vostro evento sia rappresentato da uno staff preparato, in grado di mettere a proprio agio i vostri ospiti e di creare l’atmosfera giusta, il team di Endes è a vostra disposizione per scegliere lo staff che renderà l’occasione indimenticabile.