Sapere come organizzare una conferenza stampa è fondamentale per chi si occupa di organizzazione di eventi, per chi vuole diffondere una notizia importante o desidera attirare l’attenzione sulle ultime novità della propria azienda.
Si tratta, infatti, di un evento che permette ad aziende o personalità di interfacciarsi direttamente con una platea nazionale o internazionale, utilizzando i giornalisti invitati come tramite.
È possibile utilizzare questo genere di evento per diffondere un messaggio al pubblico o per entrare nelle case dei clienti, attraverso le immagini in TV o articoli cartacei o online.
Il tutto si svolge in tempi molto brevi: al massimo un paio d’ore, in alcuni casi anche poche decine di minuti e prevede l’intervento di uno o più relatori di fronte a un pubblico molto ristretto.
Organizzare una conferenza stampa è un ottimo modo per diffondere il proprio messaggio, ma farlo non è così semplice come potrebbe sembrare e la preparazione richiede molto lavoro.
Fortunatamente non è l’azienda protagonista a doversi occupare dell’organizzazione, ma agenzie come Endes, che si occupano di tutto per garantire che l’evento si svolga senza intoppi e riceva l’attenzione che merita.
Ecco i 5 step fondamentali per il successo.
Definire i contenuti e il pubblico
Definire i contenuti e il pubblico di una conferenza stampa è fondamentale per organizzare l’evento con successo.
Le conferenze stampa sono una parte essenziale della strategia di marketing di qualsiasi azienda. Riuniscono spettatori, stampa e media per comunicare qualcosa di nuovo e importante, perciò organizzare ciò che si ha da dire e come dirlo è una parte importante della pianificazione.
Il contenuto deve essere orientato a informare il pubblico su qualcosa a cui è interessato. Può trattarsi di:
- nuove iniziative del marchio;
- cambiamenti politici;
- sviluppi scientifici;
- eventi culturali;
- manifestazioni sportive;
- qualsiasi altro argomento richieda l’attenzione dei media.
È buona norma far preparare in anticipo un elenco di domande da parte dei giornalisti, per conoscere il loro approccio con la notizia.
Inoltre, è fondamentale avere ben chiaro l’obiettivo della nostra conferenza stampa. Se si tratta di informare o coinvolgere un pubblico target, sono utili le domande aperte, che diano ai relatori la possibilità di spiegare il contenuto con parole proprie.
Definire il budget
Organizzare una conferenza stampa prevede anche attenzione nel definire il budget.
È, infatti, importante stabilire la somma a disposizione per l’evento.
Ciò permette di avere un’idea chiara delle scelte a nostra disposizione relativamente a:
- location;
- numero di invitati;
- catering;
- materiale promozionale;
- costi per gli ospiti;
- costi di trasporto e alloggio;
- registrazione audio e video;
- affitto di attrezzature;
- servizio di interpretariato e traduzione.
In generale, più grande è la conferenza, maggiore è il plafond necessario per organizzarla.
Il budget, infatti, dipende da una serie di fattori:
- dimensioni dell’evento;
- complessità;
- luogo e data prescelti.
Il costo può variare notevolmente a seconda della data, del numero di partecipanti e del luogo scelto. In ogni caso, è fondamentale stabilire un budget realistico e rispettarlo, analizzando con attenzione le opportunità di profitto.
Qui va sottolineata l’importanza della competenza nel saper organizzare una conferenza stampa: una buona pianificazione e un’attenta gestione dei fondi sono essenziali per garantire che l’evento si svolga con successo senza sforare il budget.
Scegliere e allestire la location
Quando si organizza una conferenza stampa, la scelta e l’allestimento della location è probabilmente una delle azioni più complesse da compiere. Al di là dei requisiti legati al numero di partecipanti, che indubbiamente influenzano le dimensioni della sala, bisogna prestare particolare attenzione alla posizione del luogo adibito.
È meglio organizzare l’evento in una posizione privilegiata e facilmente raggiungibile, possibilmente in centro. Se, però, per esigenze logistiche o di budget preferiamo organizzare l’evento in una location in periferia, dobbiamo avere la certezza che sia comoda da raggiungere e che abbia anche un parcheggio disponibile, per facilitare l’arrivo degli ospiti.
Una volta scelta la sede, bisogna pensare ad allestirla per l’evento.
Alcune location forniscono già tutto il necessario, ma in caso contrario è possibile rivolgersi a società di noleggio che possano fornire:
- piattaforma modulare;
- tavoli per i relatori;
- sedie;
- postazioni per i giornalisti;
- podi e leggi;
- microfoni;
- illuminazione;
- sistemi audio e video;
- segnaletica;
- sicurezza.
Se la sala non dispone di un palco è possibile affittare una piattaforma modulare, affinché gli oratori possano trovarsi in una posizione di rilievo rispetto al pubblico. Si può organizzare anche il noleggio di podi e leggii e tavoli modulari quando sono presenti più relatori contemporaneamente.
Nell’organizzare una conferenza stampa, dobbiamo anche assicurarci del fatto che ci siano abbastanza tavoli per i giornalisti e che siano forniti di acqua ed elettricità. È fondamentale che ci sia un’illuminazione adeguata per garantire la visibilità degli oratori e perché i reporter possano prendere appunti.
La location deve anche essere attrezzata con altoparlanti, microfoni e proiettori.
L’organizzatore deve provvedere a questo materiale e verificare che funzioni correttamente e che ci sia un sistema di registrazione dell’evento. Includiamo un’appropriata cartellonistica per indicare l’ubicazione della sala e dei servizi igienici e tutte le misure di sicurezza adeguate a garantire l’incolumità dei partecipanti.
Pianificare la gestione della conferenza
Pianificare la gestione di una conferenza stampa è un compito complicato, che possiamo suddividere in più livelli.
La prima parte di questo processo consiste nell’organizzare gli interventi di ciascun relatore affinché possa parlare ai reporter nei tempi e nei modi definiti. Tutto deve essere pianificato con cura, assicurandosi che tutti abbiano la giusta quantità di tempo all’interno dell’evento.
La seconda fase è dedicata agli ospiti, e più propriamente alla loro possibilità di porre domande ai relatori. In genere questa fase dura circa 20 minuti e prevede un’organizzazione minuziosa dei tempi da dedicare a ciascuno.
Le due fasi hanno lo scopo di comunicare con i clienti e i media in modo personale e coinvolgente.
Preparare il gift pack
Concludere una conferenza stampa con una nota positiva è molto importante, non solo per gli ospiti, ma anche per gli organizzatori. Suggeriamo, perciò, di preparare un gift pack per i giornalisti.
Il pacchetto deve contenere il comunicato stampa dell’evento e un piccolo oggetto per ringraziarli della loro partecipazione.
Si tratta di un gesto delicato ed elegante per assicurarsi che gli ospiti abbiano abbastanza materiale su cui scrivere e per instaurare con loro un rapporto che potrà essere utile in futuro.
Un tocco di ospitalità e classe può essere organizzare un piccolo buffet finale, con tanto di distribuzione dei regali, in modo che tutti siano davvero felici e soddisfatti.
Seguirà la distribuzione digitale del comunicato inviato via e-mail subito dopo l’evento o almeno entro 24 ore dalla sua conclusione. La chiave è la rapidità: dopo l’invio, assicuriamoci che i reporter ne abbiano accesso, affinché possano iniziare a scrivere i loro articoli il prima possibile.
Come intuibile da quanto appena letto, la conferenza stampa è un evento da preparare con la massima cura, per riuscire a presentare efficacemente un prodotto o servizio a tutte le parti interessate.
Se ben riuscito, ha un forte impatto sul successo del lancio. Se volete la sicurezza di esporvi pubblicamente in modo adeguato e raggiungere gli obiettivi prefissati, Endes è a vostra disposizione per occuparsi di tutto ciò che riguarda l’evento, dalla selezione del pubblico alla presentazione dei vostri contenuti.