4. Slide e materiale multimediale
Non ci stanchiamo di ripetere che con uno scenario ibrido, è possibile coinvolgere un pubblico più ampio, garantendo allo stesso tempo un’esperienza coinvolgente e interattiva per chi partecipa online.
Grazie a slide e materiale multimediale come video e presentazioni interattive, è possibile creare un’esperienza coinvolgente per tutti. Ciò significa che il contenuto può essere progettato e presentato in modo da mantenere gli spettatori impegnati e concentrati sull’evento, indipendentemente dalla loro posizione.
Gli strumenti di partecipazione online, come la chat e le funzioni di domande e risposte, sono fondamentali per creare un’esperienza interattiva e coinvolgente per il pubblico online. Consentono, infatti, di porre domande agli oratori, partecipare alle discussioni e interagire con gli altri partecipanti, creando una vera e propria comunità virtuale.
Per mantenere gli spettatori di un evento ibrido ancorati allo schermo è, dunque, importante utilizzare soluzioni innovative che rendano l’esperienza digitale altrettanto coinvolgente e interattiva come quella in presenza. Ciò può essere ottenuto attraverso l’uso di tecnologie all’avanguardia, come:
- realtà aumentata e virtuale;
- sessioni di networking;
- Q&A interattive;
- team building virtuale;
- sondaggi online;
- discussioni in tempo reale tramite chat.
Esse consentono a tutti i partecipanti di connettersi tra loro e scambiarsi informazioni in modo efficace e le varie attività multimediali permettono di mantenere alta l’attenzione degli ospiti da remoto.
5. Crea valore anche per il pubblico da casa
La diffusione degli eventi ibridi ha trasformato radicalmente il modo in cui le persone partecipano e interagiscono con gli eventi. È per questo che in ogni evento phygital deve prevalere la capacità dell’organizzatore di creare valore anche per il pubblico da casa.
Il successo di un evento ibrido ruota, infatti, attorno al design dell’esperienza.
Gli organizzatori devono concentrarsi sulla creazione di esperienze che siano coinvolgenti, divertenti e utili, indipendentemente dal luogo di partecipazione.
Ci sono diverse strategie che possono essere utilizzate per creare valore per chi segue l’evento ibrido da casa:
- creazione di contenuti personalizzati (webinar o video);
- tecnologie interattive (chat e sondaggi);
- social media.
La creazione di contenuti personalizzati, come webinar o video che forniscono informazioni utili e pertinenti, consente agli utenti lontani di sentirsi coinvolti e apprezzare l’esperienza.
Altrettanto efficace si rivela la soluzione di utilizzare tecnologie interattive, come chat dal vivo e sondaggi in tempo reale, per coinvolgere gli spettatori a distanza. Questi strumenti possono aiutare a creare una sensazione di partecipazione e a far sentire gli utenti coinvolti e importanti per l’evento.
Infine, gli organizzatori possono utilizzare il potere dei social media per creare comunità online intorno all’evento. L’utilizzo di hashtag specifici e la condivisione di contenuti su piattaforme social può aiutare a promuovere l’evento e a creare un senso di appartenenza per gli utenti che partecipano da casa.
Il giusto equilibrio tra questi elementi, una pianificazione accurata e una forte attenzione alla creazione di esperienze coinvolgenti e personalizzate possono rendere l’esperienza ibrida davvero immersiva anche per chi la segue da casa e possono creare una vera interazione tra le due tipologie di pubblico, quello presente è quello da remoto.
6. Sponsor
La scelta degli sponsor per un evento ibrido è un aspetto cruciale da considerare per organizzare una manifestazione coinvolgente e di successo.
Gli sponsor scelti devono essere allineati agli obiettivi dell’evento e in grado di offrire valore aggiunto al pubblico. L’organizzazione deve, perciò, saper identificare gli sponsor in grado di fornire contenuti di qualità e prodotti o servizi rilevanti per gli interessi degli spettatori.
Ecco alcuni tratti da individuare negli sponsor ideali per eventi phygital:
- forte presenza online e un’ampia audience sui social media;
- capacità di offrire soluzioni per mantenere il pubblico online impegnato e concentrato sull’evento;
- saper fornire soluzioni tecnologiche avanzate;
- disponibilità a collaborare per personalizzare la loro offerta in base alle esigenze specifiche dell’evento.
Il fatto che abbiano una forte presenza online e una vasta audience sui social media permetterà di promuovere l’evento sui loro canali e attirare il pubblico a partecipare.
Una collaborazione efficace con gli sponsor di un evento ibrido consiste anche nel fatto che questi possano offrire soluzioni per mantenere il pubblico online impegnato e concentrato sull’evento. Ciò può avvenire includendo l’utilizzo di tecniche di gamification per incentivare la partecipazione e la creazione di contenuti interessanti e coinvolgenti.
Gli sponsor in un contesto phygital devono essere in grado di garantire la propria presenza mostrandosi al passo con le soluzioni tecnologiche avanzate adottate durante l’evento stesso. Ciò le mostrerà allineate con le aspettative degli ospiti e renderà anche la loro stessa presenza più performante.
Affinché il risultato sia di qualità elevata, gli sponsor dovrebbero essere disposti a collaborare con l’organizzatore dell’evento, personalizzando la loro offerta in base alle esigenze specifiche del contesto ibrido. Questo potrebbe includere la creazione di esperienze su misura per il pubblico online, con tanto di servizi di traduzione per coinvolgere gli ospiti internazionali.
Tutti questi aspetti dell’organizzazione di un evento ibrido devono naturalmente essere affidati a un organizzatore esperto, in grado di individuare gli elementi cruciali per il successo e saperli calibrare in modo da rendere l’esperienza piacevole e coinvolgente sia in presenza che da remoto.
La competenza maturata da Endes nell’organizzazione di eventi ci ha reso in grado di creare contesti phygital di successo, in grado di trasmettere emozioni anche a chi vi partecipa da lontano.
Tutto ciò, unito alla capacità di organizzare eventi taylormade, ci permette di rendere ogni contesto ancora più inclusivo, tenendo conto delle esigenze di tutti i partecipanti, ovunque essi si trovino.