Organizzare un evento ibrido è sempre più necessario. Nato come esigenza in tempo di pandemia, durante cui era impossibile per molte persone partecipare agli eventi in presenza, si rivela anche ora un’ottima soluzione per coinvolgere più partecipanti, permettendo di assistere o partecipare attivamente sia da remoto che in loco.
Organizzare un evento ibrido richiede una pianificazione accurata e la considerazione di diversi fattori per garantire il successo:
- scelta degli speaker;
- location;
- piattaforma di streaming;
- materiale multimediale;
- creazione di valore anche per il pubblico da casa;
- sponsor.
Tutti questi aspetti devono essere debitamente considerati per coinvolgere più persone possibili da remoto e tenerli ancorati allo schermo proprio come se fossero presenti dal vivo.
Per farlo è necessaria la competenza di un organizzatore di eventi esperto, che sappia gestire il contesto dal punto di vista organizzativo e creativo, e che sia supportato da tecnici digitali esperti in grado di rendere l’evento fluido e coinvolgente anche per chi lo segue da casa.
1. Scelta degli speaker
Una delle sfide più grandi nell’organizzazione di un evento, in particolare di un evento ibrido, è quella di scegliere gli speaker adatti per garantire un coinvolgimento ottimale di tutti i partecipanti, sia quelli presenti fisicamente che quelli connessi da remoto.
Ecco i passi base per non sbagliare la scelta degli oratori:
- selezionare oratori che sappiano coinvolgere con tecniche adatte alla situazione;
- utilizzare tecniche di presentazione innovative;
- assicurarsi che gli oratori usino al meglio la tecnologia disponibile;
- scegliere oratori esperti.
In primo luogo, è importante selezionare degli oratori che siano in grado di coinvolgere il pubblico in presenza e da remoto allo stesso modo. Ciò significa che gli speaker devono essere in grado di trasmettere il loro messaggio in modo chiaro e coinvolgente, utilizzando strumenti e tecniche che si adattino alle esigenze di chi segue da casa.
Inoltre, è essenziale che gli speaker degli eventi ibridi siano in grado di mantenere l’attenzione del pubblico online durante tutto il corso dell’evento. Ciò può essere ottenuto attraverso l’utilizzo di tecniche di presentazione innovative e coinvolgenti, come l’utilizzo di immagini, video, quiz e sondaggi interattivi.
Un’altra considerazione importante da fare è sulla tecnologia utilizzata per la trasmissione dell’evento. Gli speaker devono essere in grado di utilizzare al meglio gli strumenti tecnologici disponibili, come il microfono e la webcam, per garantire una qualità audio e video ottimale e una chiara comunicazione con speaker e spettatori lontani.
Infine, è importante scegliere degli oratori che siano esperti nel loro campo e in grado di fornire contenuti di alta qualità, informazioni utili e interessanti per il pubblico, sia in presenza che online.
Come è facile intendere, la scelta degli oratori per un evento ibrido è un processo che richiede attenzione e cura per garantire una buona esperienza di partecipazione da parte di tutti gli ospiti, indipendentemente dalla loro posizione.
2. Scelta della location fissa
La scelta della location fissa per un evento ibrido è un aspetto cruciale da considerare per garantire il successo dell’iniziativa e coinvolgere un pubblico ampio e variegato.
In un mondo sempre più digitale, gli eventi ibridi rappresentano la nuova frontiera dell’intrattenimento, e la scelta della location giusta diventa ancora più importante per garantire una connessione fluida e stabile con gli ospiti online.
Una location adeguata non solo deve soddisfare i requisiti di spazio, logistica e comfort per i partecipanti presenti in loco, ma deve anche offrire soluzioni innovative per coinvolgere e tenere connessi gli ospiti remoti.
Ecco cosa prendere in considerazione:
- accessibilità e buoni collegamenti con i mezzi di trasporto pubblici e privati;
- infrastrutture digitali avanzate;
- soluzioni di networking innovative;
- sicurezza;
- comfort.
La location fisica di un evento ibrido deve essere facilmente raggiungibile e ben collegata con i mezzi di trasporto pubblici e privati. In questo modo, i partecipanti potranno raggiungere la destinazione in modo agevole e senza stress. Inoltre, deve essere dotata di tutte le infrastrutture necessarie per garantire un’esperienza di connessione digitale fluida e senza interruzioni.
Per coinvolgere gli ospiti remoti, la location fisica deve offrire soluzioni innovative come schermi LED interattivi, telecamere ad alta definizione e sistemi audio avanzati. In questo modo, gli ospiti che seguono l’evento da remoto potranno sentirsi coinvolti e partecipare attivamente alle attività organizzate.
Inoltre, in un evento ibrido è fondamentale prevedere soluzioni che permettano di mantenere alta l’attenzione degli ospiti da remoto. Ad esempio, si possono organizzare attività di team building virtuale, sessioni di Q&A interattive, sondaggi online e discussioni in tempo reale tramite chat. In questo modo, tutti gli ospiti non solo si sentiranno coinvolti nell’evento, ma potranno anche interagire e dare il loro contributo in tempo reale.
La location fisica deve, dunque, offrire soluzioni di networking avanzate per consentire a tutti i partecipanti, presenti e da remoto, di connettersi tra loro e scambiarsi informazioni in modo efficace. Ma affronteremo meglio questo aspetto tra poche righe.
Naturalmente è indispensabile scegliere una location che offra un ambiente confortevole e sicuro per i partecipanti in presenza, assicurandosi che siano rispettate tutte le norme di sicurezza e igieniche.
3. Scelta della piattaforma di streaming
Per rendere gli eventi ibridi molto coinvolgenti è fondamentale scegliere la piattaforma di streaming giusta, elemento fondamentale per la riuscita di un evento phygital.
Esistono molte piattaforme, e la scelta dipende dalle tue esigenze specifiche e dal tipo di evento che stai organizzando. Vediamo alcuni aspetti fondamentali di una buona piattaforma per organizzare eventi ibridi:
- ampia gamma di funzionalità interattive (condivisione di presentazioni, sondaggi, chat, ecc.);
- possibilità di creare stanze virtuali per per sessioni di lavoro di gruppo;
- qualità video e audio affidabile per garantire una connessione fluida e priva di interruzioni;
- sicurezza dei dati e rispetto della privacy dei partecipanti;
- costo accessibile e adatto al tuo budget;
- scalabilità per gestire il numero di partecipanti previsti;
- supporto tecnico disponibile per risolvere eventuali problemi tecnici durante l’evento.
Tra le APP più utilizzate per gli eventi phygital ci sono piattaforme come Microsoft Teams, Zoom, Discord, Skype e Google Meet. Tutte queste piattaforme offrono una vasta gamma di funzionalità che ti permettono di coinvolgere attivamente i partecipanti, come la condivisione di presentazioni, la partecipazione a sondaggi e la creazione di gruppi di discussione.
Inoltre, alcune piattaforme come Zoom offrono anche funzionalità avanzate, tra cui la possibilità di creare stanze virtuali per networking o la gestione di breakout room per le sessioni di lavoro di gruppo.
Per scegliere la piattaforma giusta, è necessario valutare attentamente:
- proprie esigenze;
- budget;
- numero di ospiti previsti.
Una piattaforma di streaming ben scelta aiuterà a coinvolgere in modo efficace, creando una connessione emotiva con i partecipanti anche a distanza.