Lo scopo principale di un evento è quello di creare le condizioni per fare vivere un’esperienza memorabile agli Ospiti (la O maiuscola non è casuale). Ma come rendere un evento aziendale indimenticabile? Oggi vi daremo una serie di dritte, consigli e idee per eventi aziendali originali.
La Consulta degli eventi di AssoComunicazione definisce gli eventi come una “leva di marketing emozionale ad esperienziale” inserita nel piano di comunicazione finalizzata a generare un orientamento positivo verso un marchio.
Per rendere indimenticabile un evento occorrono originalità, creatività e contenuti di valore!
Uno degli aspetti fondamentale per chi organizza eventi è il non accontentarsi; non accontentarsi nella scelta della location, nella definizione del concept, nella scelta del catering, nella selezioni dei singoli fornitori, nelle proposte di intrattenimento.
Senza questo punto di partenza, significherebbe “fallire” fin dall’inizio perché in questo modo non si andrebbe a considerare ogni evento unico! È come se ci si accontentasse di fare “un copia e incolla” di un evento precedente.
Il “deja vu” non può rendere un evento indimenticabile.
Per renderlo originale invece occorre una buona dose di curiosità nel cercare novità, esclusività, nel coraggio di credere anche agli abbinamenti insoliti.
Avete mai pensato ad esempio che poesia e finanza possano essere abbinati in un evento aziendale?
Ma se tutti gli eventi aziendali fossero uguali, come potrebbero essere indimenticabili?
Ogni evento deve essere unico, questo è il segreto!
6 idee per organizzare un evento aziendale indimenticabile e un caso studio
Come rendere indimenticabile il vostro evento aziendale digitale
Come si fa a rendere originale ed unico, un evento digitale? Come si riesce a mantenere l’attenzione degli Ospiti collegati per tutta la durata dell’evento, al di là dei contenuti che la fanno da padrone?
Ecco le nostre dritte personali, sperimentate nel tempo, per voi:
1) Scegliete accuratamente la location!
Le location proposte devono essere interessanti, raccontate nella loro storia ed unicità e se possibile accattivanti. Devono essere aderenti al concept dell’evento;
2) Non sottovalutate il sottofondo musicale
La musica deve essere un sottofondo armonico, ma con una straordinaria forza espressiva e gli Ospiti devono essere accarezzati da tale melodia;
3) Non dimenticate di intrattenere i vostri ospiti
L’intrattenimento deve colpire, lasciare l’Ospite a bocca aperta. Oramai tutti abbiamo visto tutto, bisogna saper proporre l’insolito e l’inaspettato sempre attenti al target e agli obiettivi.
4) Porte aperte alla poesia
Immaginate i passi di Dante, il sommo poeta, raccontati da un attore che con abiti del tempo, irrompe nelle case degli Ospiti collegati, in modo inedito. Un viaggio emozionale ed esperenziale che pochi potrebbero offrire;
5) Arte come protagonista
Abbiamo constatato l’efficacia della tecnica di illustrazione “sand art” – realizzazione di disegni con la sabbia su un piano luminoso mediante il solo uso delle mani dell’artista. Un racconto emozionale sartoriale, il cui copy rappresenta il concept.
6) L’ironia al servizio dei partecipanti… digitali
Le caricature; i tratti caratteristici di ogni singolo volto vengono magistralmente catturati dall’artista con un tocco di ironia, in bianco e nero su I-Pad, e perché no, essere poi donati ai protagonisti. Tutti abbiamo bisogno di un po’ di leggerenza, che ne dite?
In linea di massima c’è da ricordarsi che il digitale richiede soluzioni diverse. Non si tratta quindi della mera replica di un evento in presenza.
Come ospitare con originalità un evento fisico: il nostro caso studio “magico”
Immaginate un evento di gala in una serata estiva. Ospiti illustri, con invito esclusivo. Eleganza, raffinatezza e voglia di divertirsi!
Una location unica, un palazzo antico nel cuore della nostra città, Verona, all’interno di un giardino settecentesco con alberi secolari.
Attori di teatro hanno vestito i panni dei personaggi della commedia dell’arte; hostess immagine con grandi ali d’angelo hanno accolto gli Ospiti trasportandoli in un’atmosfera di fiaba inaspettata.
Pulcinella e Mangiafuoco hanno allietato gli invitati con balli, recitando versi ad incursione e poesie. L’ingresso rappresentava la rottura con l’esterno, un mondo nuovo immersivo dove era impossibile non provare emozioni.
Sapete il classico effetto wow? Eccolo!
Al termine della cena di gala, al brindisi di anniversario, cantanti lirici professionisti del coro dell’Arena nei loro originali costumi di scena, a sorpresa e in esclusiva, hanno brindato insieme agli Ospiti con l’aria “Libiam nè lieti calici” della Traviata di Giuseppe Verdi.
Non capita tutti giorni di vivere un’esperienza così, siete d’accordo? Un vero trionfo di emozioni e di gioia!
A chi affidarsi per un evento aziendale
Se si vuole che tutto sia perfetto, se non si vogliono “cattive” sorprese, per un evento chiavi in mano di successo, occorre affidarsi ad un’agenzia che si occupa proprio di organizzare eventi aziendali. Non è facile farlo, servono competenze ed esperienza. Ad ognuno il suo!
Serve metodo, rigore, creatività.
Per l’evento vengono dapprima identificati un target di riferimento e gli obiettivi per poter dar vita al concept. Solo dopo si pensa alla location, viene verificato il budget step by step e pianificata la logistica, coordinati tutti gli aspetti tecnici e produttivi finalizzati alla realizzazione.
Gli eventi possono essere rivolti ad un pubblico interno (corporate), rivolti a partner commerciali (trade) oppure rivolti ad un pubblico esterno (consumer).
Se consideriamo quindi tutte le possibili tipologie di eventi elencate, è fondamentale la conoscenza dei giusti fornitori; l’agenzia infatti,grazie alla propria professionalità e know how, sa individuare e coinvolgere i partner più adatti, perché nulla può essere lasciato al caso. Ci sono i giusti fornitori per quel tipo di evento! Come si individuano? Esperienza e selezione accurata.
Sul campo è ammessa solo precisione e competenza! Poche ore di evento hanno alle spalle moltissimo lavoro e non c’è la possibilità di replicare. Bisogna fare goal in quel momento.
L’esperienza di chi fa questo, ogni giorno, è garanzia di ottima riuscita dell’evento e di gestione positiva dello stress che è inevitabile..
È la garanzia che l’imprevisto diventi previsto; che il problem solving sia così immediato da far sì che l’Ospite non si accorga di nulla. Il “piano B” diventa così il “piano A”.
I Clienti molte volte pensano che affidarsi a dei professionisti non serva, che non sia necessario, che sia addirittura solo un costo aggiuntivo.
“Il fai da te” invece, molto spesso crea tensione, preoccupazione, quantità aggiuntiva di lavoro ad una quotidianità magari già molto intensa. Un notevole stress. Accade a volte che siano i Clienti stessi che se ne rendano conto, o che lo realizzino in corso d’opera, quando spesso è tardi.
In molti briefing iniziali confidano ad esempio che non è affatto semplice organizzare un evento aziendale se non lo si fa di lavoro! Noi siamo convinti che ognuno debba occuparsi di quello che sa veramente fare, bene!
Ci vuole quindi competenza, professionalità, esperienza, team dedicato, precisione, rigore, cura del dettaglio e se possibile moltissima passione perchè poi emerge nel risultato !
Ricordiamoci che un evento è una grande opportunità di comunicare.
La sartorialità è la caratteristica principale negli eventi che realizziamo. Ci piace definirci “le sarte dell’atelier” perchè cuciamo su misura l’evento su di Voi.
Vi aspettiamo nella nostra digital room per offrirvi una “tazza di caffè virtuale”, per ascoltare i Vostri desideri e per aiutarvi a creare il Vostro evento indimenticabile.
Perché amiamo vedere lo stupore nei Vostri occhi e poi nei Vostri Ospiti! Affidate i Vostri eventi aziendali a chi sa convincervi con i fatti, noi siamo pronte a farlo!