Come organizzare una convention aziendale

Se avete dubbi su come organizzare una convention aziendale perfetta, vi capiamo. Non è un’impresa semplice, soprattutto se desiderate che sia più di un evento aziendale.

La convention aziendale è una riunione di persone importanti dell’azienda. Di solito si tiene una o due volte l’anno e si svolge nell’arco di alcuni giorni. È un’occasione in cui tutti i dipendenti possono incontrarsi e discutere del loro lavoro, divertendosi allo stesso tempo.

Per aiutarvi a dare vita ad una convention aziendale di tutto rispetto, vogliamo darvi qualche consiglio su come scegliere l’agenzia che si occuperà dell’organizzazione, su quali servizi deve offrire e su come deve svolgersi la consulenza.

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Chi offre il servizio di organizzazione

Chi offre il servizio di organizzazione di una convention aziendale non può essere una qualsiasi agenzia di eventi. Dovete orientarvi verso la scelta di un’agenzia di eventi aziendali specializzata nel settore, che possa presentarvi case history di successo e abbia già organizzato meeting per imprese simili alla vostra e che operano nel vostro settore.

Chi organizza la vostra convention aziendale è responsabile dell’evento e quindi ha la responsabilità di controllare che tutto vada bene. Deve esserci un referente unico all’interno dell’agenzia che si coordinerà con i colleghi. Può sembrare un’ovvietà, ma vale la pena di sottolinearlo, visto il numero di persone coinvolte nella pianificazione di questi eventi. Non è raro che una persona all’interno di un’agenzia sia responsabile dell’organizzazione dell’evento e della definizione del budget, che un’altra si occupi di coordinare gli alberghi e i ristoranti dove gli ospiti alloggeranno e mangeranno, che un’altra ancora si occupi di riunire i relatori. L’elenco potrebbe continuare.

Quello che sembra un compito semplice diventa molto più complicato quando ci sono molti punti di contatto diversi coinvolti nell’assicurare che le cose vadano bene dall’inizio alla fine. Se qualcuno commette anche un solo errore lungo il percorso, allora tutto crolla rapidamente perché non c’è stata una supervisione sufficiente su ogni fase.

Affinché tutto fili liscio e per la buona riuscita della vostra convention aziendale, è essenziale che vi rivolgiate ad un’agenzia che dimostri di avere:

  • esperienza;
  • professionalità;
  • affidabilità;
  • organizzazione;
  • solida struttura aziendale:
  • capacità di gestione;
  • personale formato in maniera adeguata e sempre aggiornato.

Soltanto così potrete essere certi di aver trovato l’agenzia che fa al caso vostro e che sia in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze, pianificando e realizzando un meeting che sia più di un evento.

Chi offre il servizio di organizzazione deve essere capace di trasformare questo momento di incontro tra i vostri dipendenti in un’esperienza coinvolgente dedicata a loro che parli della vostra azienda. Il ricordo rimarrà indelebile nelle loro menti.

Come si svolge la consulenza

A questo punto, vediamo come si svolge la consulenza.

Le agenzie di qualità specializzate nell’organizzare convention aziendali vi forniranno una consulenza generale lato organizzativo, servizi inclusi. Non si tratta semplicemente di mettere insieme i servizi necessari come potrebbero fare un’agenzia generica o un freelance. I professionisti del settore partono dal concept dell’evento, lo studiano nei minimi dettagli e poi realizzano il progetto seguendo tutte le fasi, dall’ideazione fino alla realizzazione.

La consulenza è un momento cruciale per la buona riuscita di una convention aziendale: è un processo di comprensione delle esigenze del cliente. La consulenza è una fase di conoscenza e di ascolto in cui l’agenzia di eventi aziendali che avete assunto ha la possibilità di comprendere appieno chi siete, quali sono i valori della vostra azienda e cosa vi rende unici.

L’organizzatore passa quindi ad analizzare le necessità dell’impresa e concorda con voi gli obiettivi, i contenuti, i tempi e le risorse della convention aziendale.

Solo a questo punto l’agenzia sviluppa il concept dell’evento per garantire che sia un momento emozionante, capace di coinvolgere anche emotivamente gli ospiti.

Vi verranno sottoposte quindi alcune opzioni personalizzate da discutere insieme prima di definire nel dettaglio tutti gli aspetti tecnici e produttivi e pianificare la realizzazione dell’allestimento e della logistica, tenendo sott’occhio il budget.

I servizi offerti

I servizi offerti dall’agenzia di eventi devono essere personalizzati in base alle vostre esigenze per aggiungere valore al vostro evento. Le più professionali sono in grado di fornirvi una convention aziendale chiavi in mano. Voi non dovrete preoccuparvi di nulla, se non di godervi il meeting.

Assicuratevi che chi si occupa dell’organizzazione vi offra una gamma di servizi che comprenda:

  1. scegliere la location più idonea;
  2. studiare la grafica degli inviti ed inviarli;
  3. individuare il servizio catering e collaborare con loro in maniera diretta;
  4. occuparsi degli allestimenti generali e architettonici degli spazi individuati per la convention;
  5. organizzare intrattenimento e spettacoli;
  6. fornire servizio fotografico e cineoperatore;
  7. occuparsi del servizio guardaroba e del servizio hostess e steward per assistenza e segreteria;
  8. organizzare transfer e visite guidate;
  9. preparare gift ricordo della convention aziendale.

Nel seguito analizziamo qualcuno perché da questi servizi dipende la buona riuscita della convention aziendale.

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Il luogo dell’evento non deve essere scelto in base alla convenienza o al costo, ma piuttosto in base al tipo di immagine aziendale che si vuole dare. È comunque utile prediligere una location facilmente accessibile per gli ospiti.

Il servizio di ristorazione nelle convention è uno dei fattori più importanti per determinare il successo o meno dell’evento aziendale. Che si tratti di un light lunch o di un cocktail, in questi momenti si può anche fornire intrattenimento, a patto che lo staff sia adeguatamente formato e che sappia gestire le esigenze e i desideri degli ospiti in modo professionale.

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’attività sociale. Un evento offre ai vostri ospiti la possibilità di interagire in modo informale al di fuori del lavoro ed è un’ottima occasione per costruire relazioni che andranno a beneficio di tutti i partecipanti.

Se siete alla ricerca di una convention aziendale cucita su misura, Endes può aiutarvi. Organizzeremo e pianificheremo tutto dall’inizio alla fine per un evento di sicuro impatto. Non dovrete preoccuparvi di nulla!

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